Lorsque le salarié d’une entreprise effectue des dépenses dans le cadre de sa mission sur ses deniers personnels, son employeur doit le rembourser. Pour cela, l’entreprise valide, à travers différentes étapes, la réalité de cette dépense. De son côté, l’employeur a différentes démarches à réaliser pour rester en conformité. Regardons de plus près quels sont les différents cas de figure des défraiements.

Barème kilométrique : à respecter !

Les frais kilométriques font partie des remboursements les plus courants en entreprise lorsqu’un  salarié – ou un indépendant dans certains cas – doit prendre son propre véhicule pour effectuer une mission.

Pour cela, l’employé doit utiliser son véhicule personnel qui peut être :

  • Une automobile ;
  • Un deux-roues supérieur à 50 cm³ ;
  • Ou un deux-roues inférieur à 50 cm³.

Dans tous les cas, le remboursement des frais kilométriques a lieu selon un barème calculé par l’administration fiscale. Il est possible de le consulter sur le site des impôts.

L’employeur ne peut, en aucun cas, minimiser les frais kilométriques. De plus, les risques de contrôle de l’URSSAF sur ce point sont très élevés. La vigilance s’impose.

modèle note de frais

Indemnité de déplacement : selon les cas

Les indemnités de déplacement, ou de grand déplacement, concernent les missions des salariés qui ne peuvent pas rentrer dormir chez eux le soir. Ils doivent donc, dans certains cas, payer de leur poche avant d’être remboursés par l’entreprise. Pour cela, les conditions sont strictes :

  • Le lieu où est se déroule la mission est à plus de 50 km du lieu d’habitation du salarié.
  • Le trajet en transport en commun est supérieur à 1h30.

Néanmoins, si le salarié ne peut pas rentrer le soir pour d’autres raisons, comme les horaires décalés ou le manque de transports en commun, l’employeur peut le justifier et ainsi intégrer la dépense dans les indemnités.

Dans tous les cas, les frais de nourriture et d’hébergement peuvent être calculés sur la base du réel avec les notes de frais, ou sur une base forfaitaire fixée par l’URSSAF.

À l’étranger, les frais de mission sont basés sur un forfait qui correspond à chaque pays et au coût de la vie.

Justificatifs des notes de frais : dûment archivés

Lorsque le montant des indemnités est calculé sur la base des montants réels dépensés par les salariés, les notes de frais sont indispensables.

Ces notes de frais peuvent désormais être sous forme papier ou digitale. Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, il est possible d’archiver les justificatifs en numérique. URSSAF accepte désormais que les notes de frais soient directement établies de manière dématérialisée. Depuis lors, il est possible de scanner avec son smartphone ou son ordinateur ses notes de frais et de les envoyer à l’entreprise de manière tout à fait légale. De même, le papier reste bien évidemment un justificatif.

Il est dans tous les cas fondamental pour l’entreprise de respecter la normalisation des notes de frais, et par conséquent l’archivage. Elle doit aussi être à la disposition de l’URSSAF en cas de questions ou de contrôles.

Conclusion :

En absence de processus clairs et d’outils adaptés à la gestion des déplacements, des frais kilométriques et des notes de frais en général, ces tâches prennent du temps. Elles sont aussi une source d’erreurs qui peuvent entraîner un contrôle de l’URSSAF et le paiement de pénalités. Il est néanmoins possible de limiter les risques et de gagner du temps en utilisant une solution globale de gestion des notes de frais. Avec N2F, vous bénéficiez d’un outil à la fois simple pour vous et vos collaborateurs et d’un partenaire efficace de gestion des frais !