L’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels ouvre droit au salarié, sous conditions, au remboursement des frais kilométriques par l’employeur, sous forme d’indemnité kilométrique forfaitaire ou au réel. Le calcul des frais kilométriques et de l’indemnité kilométrique répond à des normes strictes. Rappel des règles et conseils pour faciliter la tâche aux collaborateurs et au service comptable.

Remboursement des frais kilométriques par l’employeur

Frais kilométrique : qu’est-ce que c’est ?

Les frais professionnels, pour mémoire, correspondent aux dépenses que les salariés engagent dans le cadre de leur activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise. Le remboursement de ces frais est encadré et peut prendre différentes formes. Les indemnités kilométriques appartiennent à cette catégorie dès lors que les déplacements sont dûment justifiés et qu’ils entrent dans le cadre législatif. 

Les frais kilométriques – ou indemnité kilométrique – désignent les dépenses engagées par les salariés et dirigeants à l’occasion de l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre de l’exercice d’une mission professionnelle.

En application du barème de calcul des frais kilométriques établi par l’administration fiscale, le salarié ou le dirigeant peut déduire ses dépenses – carburant, usure, assurance… – du montant de son impôt sur le revenu. Cet avantage fiscal bénéficie sous conditions aux collaborateurs de l’entreprise qui se servent de leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle, peu importe leur statut ou leur niveau de rémunération – le cadre dirigeant est concerné au même titre que le salarié au SMIC ou encore l’ETAM.

modèle note de frais

Indemnités kilométriques : les conditions pour en bénéficier

Les frais kilométriques ne peuvent être remboursés que sous certaines conditions.

  • Tout d’abord, le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société. En effet, dans ce cas, les frais engagés sont déjà pris en charge par l’entreprise, le salarié ne peut donc prétendre à une indemnisation.
  • D’autre part, le salarié doit pouvoir justifier ses frais de déplacements en informant l’entreprise de la date, du lieu de déplacement, du nombre de kilomètres parcourus et du nom du client concerné par ce déplacement.
  • Ensuite, l’indemnité kilométrique ne peut s’appliquer qu’à condition que le trajet soit supérieur à 50 km et que la destination soit éloignée de plus d’1h30 en transports en commun. Si le déplacement est inférieur à ces distances, le salarié ne peut prétendre au remboursement de ses frais kilométriques par l’employeur.
  • Enfin, bien sûr, il est important de rappeler que les indemnités kilométriques ne peuvent correspondre qu’à des déplacements dans le cadre professionnel lorsque le salarié utilise son véhicule personnel.

Le remboursement des frais de déplacements ne peut se faire, comme évoqué précédemment, que si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule professionnel dans le cadre de ses déplacements professionnels. Il pourra ainsi être indemnisé selon le barème des frais kilométriques publié chaque année s’il réalise une démarche commerciale en se rendant chez un prospect, s’il se rend chez un client, s’il va au restaurant avec un client (il devra alors également faire une note de frais s’il paie le restaurant), etc.

Une indemnisation kilométrique pour les trajets domicile/travail ?

De manière générale, il est considéré que le trajet domicile/travail n’est pas remboursé en tant que frais professionnel. Toutefois, selon l’URSSAF, ce déplacement peut entrer dans ce cadre s’il est avéré que le salarié doit prendre son véhicule personnel pour travailler en raison de problèmes d’horaires ne lui permettant pas de prendre les transports en commun ou si ces transports ne lui permettent pas de se rendre à proximité de son lieu de travail.

Attention : pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques par l’employeur, il doit cependant être prouvé que l’éloignement impliquant l’obligation de prendre son propre véhicule n’est pas lié à des convenances personnelles. Notez en outre que le salarié doit attester qu’il ne transporte pas un collègue qui bénéficie lui-même de ces indemnités kilométriques.

Frais réels ou indemnité kilométrique forfaitaire ?

Calcul des frais réels en application du barème kilométrique ou indemnité kilométrique forfaitaire pour la gestion de son véhicule personnel : la question revient régulièrement pour calculer la déduction fiscale applicable au moment de la déclaration de revenus. 2 possibilités en effet : la déduction forfaitaire de 10 %, ou la déduction des frais kilométriques pour leur montant réel, en application du barème fiscal. Le point sur ces 2 alternatives.

Les frais réels

Le calcul des frais réels, en tant que frais professionnels, est effectué eu égard aux dépenses engagées par le collaborateur dans le cadre de son travail, pour leur montant exact.

En principe, l’administration fiscale accorde une déduction forfaitaire automatique à hauteur de 10 % sur les revenus imposables du collaborateur.

Lorsque le montant des dépenses engagées à but professionnel sont visiblement supérieures, l’administration fiscale autorise à faire le calcul des frais kilométriques sur la base du calcul des frais réels. C’est-à-dire que le collaborateur peut déduire ses frais kilométriques réellement engagés, en application du barème kilométrique, pour bénéficier d’un avantage fiscal d’autant plus intéressant. Attention : les frais kilométriques pour le calcul de l’indemnité kilométrique doivent pouvoir être dûment justifiés.

Que couvrent les indemnités kilométriques ?

L’indemnité kilométrique vise à couvrir toutes les dépenses liées à l’usage d’un véhicule personnel à l’occasion d’un déplacement professionnel. Sont considérés comme des déplacements professionnels : la visite chez un client, les trajets de prospection, la livraison…

Les dépenses à rembourser via l’attribution de l’indemnité kilométrique incluent :

  • Les frais kilométriques liés à l’usure du véhicule : le nettoyage et l’entretien du véhicule, le changement des pneus, les frais de réparation et la dépréciation du véhicule.
  • Le coût de l’assurance auto.
  • Le carburant.
  • Les frais de parking.

A noter : si un salarié doit se rendre à un rendez-vous professionnel et qu’il se gare sur un parking payant, il peut se faire rembourser sur présentation de la facture. En revanche, s’il travaille en plein centre-ville et qu’il est contraint de se garer sur un parking payant pour se rendre au travail, les frais ne seront pas pris en charge par l’entreprise. Il existe toutefois des exceptions – remboursement des frais liés au déplacement domicile/travail (contraintes horaires et implantation géographique), notamment.

Déduction forfaitaire ou calcul des frais réels : les règles de cumul

En cas d’option pour la déduction sur la base du calcul des frais réels, le bénéfice de l’indemnité kilométrique forfaitaire est exclu. Pourtant, il est possible de déduire certains frais non intégrés au barème des frais kilométriques. Il s’agit notamment des dépenses suivantes :

  • Frais de péage.
  • Frais de parking et de garage.
  • Frais de réparation en cas d’accident.

Barème de frais kilométriques 2020

Le barème des frais kilométrique 2020 pour le calcul de la déduction des frais kilométriques applicable lors de la déclaration des revenus 2020 n’est pas encore publié. Voici le barème IK 2019.

indemnité kilométrique 2019

 

Remboursement des frais kilométriques hors voitures

Remboursement des frais kilométriques à vélo

Depuis 2016, l’administration fiscale autorise à rembourser les frais kilométriques, par le biais d’une indemnité kilométrique, pour les déplacements effectués à vélo.

Les règles de calcul des frais kilométriques :

  • Le remboursement est effectué sur la base de 25 centimes d’euro par kilomètre parcouru.
  • Chaque salarié ne peut prétendre à un remboursement d’un montant supérieur à 200 € par an.

A noter : l’utilisation d’un vélo électrique ouvre également droit au remboursement des frais kilométriques, dans les mêmes conditions.

Le versement de l’indemnité kilométrique dans le cadre de l’usage de son vélo personnel par le salarié n’est pas obligatoire pour l’employeur.

Remboursement des frais kilométriques en trottinette

Malgré l’essor de ce mode de transport, les pouvoirs publics n’ont pas encore mis en place de réglementation relative au remboursement et au calcul des frais kilométriques en trottinette. Fort à parier qu’eu égard à l’évolution des mœurs, l’application de l’indemnité kilométrique aux trottinettes a vocation à évoluer – avec prise en charge d’une indemnisation par kilomètre parcouru.

Remboursement frais kilométriques en covoiturage

Les salariés qui ont recours au co-voiturage ne peuvent cumuler les indemnités kilométriques : seul le propriétaire du véhicule peut demander le remboursement de ses frais kilométriques.

A lire aussi : Gestion de notes de frais – les erreurs les plus fréquentes

Frais kilométriques et indemnité kilométrique : sortir du casse-tête

La gestion des frais kilométriques peut s’avérer fastidieuse et représente souvent un travail administratif important. Or, tout ceci a un coût qu’il est possible de réduire en optimisant la gestion des frais kilométriques. Comment ? En utilisant une application complète pensée pour répondre aux attentes de chaque professionnel, quelle que soit la taille de la structure. N2F a été conçue à cet effet.

 

Une application tout-en-un pour gérer vos indemnités kilométriques

Parmi les atouts de l’application N2F, évoquons le module Google Maps, intégré à la fois à l’application mobile et à l’application web, qui permet de gagner un temps précieux. Il offre en effet la possibilité de retrouver rapidement la distance parcourue, idéal si vous avez oublié de relever votre compteur. Nul besoin de sortir de l’application pour obtenir les informations nécessaires au remboursement de vos indemnités kilométriques. Vous saisissez les lieux de départ et d’arrivée, N2F calcule automatiquement la distance parcourue – avec intégration des étapes du parcours, le cas échéant – ainsi que le montant des frais kilométriques à vous faire rembourser. L’application en effet est en permanence à jour du barème des frais kilométriques en vigueur, et l’applique automatiquement eu égard à la puissance fiscale de votre véhicule. Le + indéniable : un justificatif de déplacement est généré immédiatement et associé à votre déplacement.

A ce module est associé celui que l’on nomme Places. L’objectif étant toujours de gagner du temps, ce module permet de saisir le nom de l’entreprise sans avoir à rechercher vous-même son adresse. La distance sera automatiquement calculée.

Autre point essentiel de cette application dédiée aux frais kilométriques : la possibilité d’enregistrer des déplacements favoris. Si vous avez des clients récurrents, il n’est pas rare que vous leur rendiez visite régulièrement, inutile donc de perdre du temps à saisir une nouvelle fois ce trajet. Dès lors qu’il est enregistré, il vous suffit d’aller le chercher et de l’ajouter à vos déplacements du mois. Pour un restaurateur qui va se fournir tous les jours ou toutes les semaines au même endroit, cette fonctionnalité est incontournable.

Mais nous avons choisi d’aller encore plus loin en considérant toutes les possibilités. Ainsi, N2F est à même de déduire la distance domicile/travail si l’un de vos collaborateurs part de chez lui et non de l’entreprise pour se rendre chez un client, grâce à la fonction « départ de mon domicile ».

Dans N2F, vous paramétrez très simplement votre véhicule : puissance fiscale, énergie… Vous pouvez même enregistrer en photo l’intégralité des documents réglementaires – carte grise et attestation d’assurance, notamment.

Optez pour une gestion plus simple et plus intuitive de vos frais kilométriques et oubliez les calculs d’apothicaire. N2F est une solution fiable qui vous assure d’être à jour de la réglementation en vigueur, pour vous préserver contre tout redressement fiscal. En effet, le barème kilométrique est modifié en temps réel dès sa publication. Toutefois, si vous avez la possibilité d’appliquer votre propre barème, nous vous permettons de personnaliser notre application. Essayez gratuitement notre application N2F.