La note de frais questionne beaucoup d’entrepreneurs qui cherchent à comprendre ce qu’ils peuvent considérer comme telle et quels outils sont les plus pertinents pour gérer ces notes de frais. C’est pourquoi nous avons sélectionné pour vous les questions les plus souvent posées pour y apporter les réponses que vous attendez.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document qui permet d’identifier une dépense. Elle est collectée par un employé qui a engagé une dépense dans l’intérêt de son entreprise et dans le cadre de son activité professionnelle. Cette note de frais doit être justifiée à l’aide d’une facture. Cela lui permettra ensuite d’être remboursé par son entreprise. Le remboursement de la note de frais peut se faire au réel ou de manière forfaitaire.

Que passer en note de frais ?

Plusieurs dépenses sont éligibles. On recense 4 catégories principales à savoir les frais de repas, les frais de déplacement, les frais d’hébergement et les frais de télétravail. Détaillons un peu ces différents frais professionnels. Les frais de repas correspondant aux dépenses réalisées durant la mission du salarié, le forfait décidé par l’URSSAF dépend de l’obligation du salarié à prendre son repas au restaurant ou non. Les frais d’hébergement concernent l’hôtel ou tout lieu dans lequel le salarié a été contraint de dormir. Les frais de déplacement concernent les trajets en voiture, en avion, en train, en taxi, mais aussi le péage, etc.  Enfin, les frais de télétravail concernent le forfait internet, le forfait mobile, etc.

Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais ?

Il s’agit de tout document qui permet à l’employé d’identifier une dépense et ainsi de rembourser la note de frais au salarié. Le justificatif de note de frais se présente sous la forme d’une facture. Pour les frais de repas, si votre employé a invité un client, il doit indiquer au dos de cette facture son nom, sa fonction et le nom de son entreprise. Pour les déplacements en train, en avion ou encore en taxi, le salarié doit fournir un justificatif des billets de transport. Si l’employé s’est déplacé avec la voiture de l’entreprise, il doit fournir une facture de carburant et un ticket de péage le cas échant. Quant aux frais d’hébergement, le salarié doit fournir un justificatif de note de frais détaillant le nombre de nuitées et les frais liés à cet hébergement.

Où trouver un exemple de note de frais ?

Beaucoup d’internautes recherchent un modèle de note de frais. Vous en trouverez un grand nombre sur Google, et notamment Google image en saisissant « modèle note de frais ». Cela vous donnera une idée de la manière dont vous pourrez établir votre note de frais.

Comment faire une note de frais ?

Il existe différentes manières de faire cela. Vous pouvez faire une note de frais sur papier libre en reprenant un modèle sur internet. Vous pouvez réaliser vos notes de frais sur Excel également. Mais tout ceci prend du temps, nous ne pouvons que vous conseiller d’utiliser une application de note de frais telle que N2F. C’est simple, rapide, et cela permet de dématérialiser la gestion de vos notes de frais et ainsi de limiter le risque de perdre un justificatif.

Comment faire une note de frais Excel ?

Là encore, il s’agit d’une question que beaucoup de salariés se posent. Comment faire une note de frais sur Excel ? En soi, c’est assez simple, mais, une fois de plus, ce n’est pas la solution la plus rapide et pertinente. Si vous souhaitez établir une note de frais sur Excel, vous devrez indiquer les mentions obligatoires (nom, prénom, fonction, etc.) puis lister dans un tableau les dépenses effectuées. Vous pouvez les regrouper par mois afin de faciliter le travail du service comptabilité de votre entreprise, mais aussi regrouper les dépenses par catégorie.  La complexité viendra aussi des différentes TVA qui s’appliquent selon les catégories de dépenses.

Quel logiciel de gestion de note de frais choisir ?

Il existe un certain nombre d’applications de notes de frais sur le marché. Pour faire le bon choix, n’hésitez pas à  faire un essai gratuit comme le propose N2F. Cela vous permettra de savoir si votre logiciel de note de frais est personnalisable, mobile, conforme à la législation et paramétrable. Cette application doit également vous permettre de classer vos dépenses pour gagner du temps et vous offrir des outils d’analyse pour optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise. Naturellement, nous ne pouvons que vous conseiller de choisir un logiciel de note de frais ergonomique et intuitif pour que la gestion de ces frais professionnels devienne un jeu d’enfant, même si vous n’êtes pas expert en la matière.

Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

Lorsque des dépenses sont engendrées dans le cadre professionnel, selon la nature de ces dépenses, vous pouvez récupérer de la TVA au regard des taux en vigueur. Il faut être à même de prouver que la dépense a réellement été engagée au service de l’entreprise. De plus, un justificatif de note de frais doit être fourni. Bien sûr, les factures doivent détailler le ou les montants de TVA afin que cela puisse être récupéré.

Comment calculer les frais kilométriques ?

Le calcul des frais kilométriques se réalise selon un barème publié chaque année par l’Etat. Il tient compte de la puissance administrative du véhicule et du kilométrage effectué. Pour connaître ce barème, il vous suffit de vous rendre sur le site economie.gouv.fr. Bien sûr, vous pourrez vous éviter de nombreux calculs en utilisant un logiciel de gestion de note de frais. En effet, cette fois, tout est calculé automatiquement selon la distance parcourue dès lors que les caractéristiques de votre véhicule sont déjà saisies dans l’application.

Comment classer les notes de frais ?

Il existe plusieurs manières de classer ses notes de frais. « A l’ancienne », vous pouvez les placer dans un classeur ou dans une boite d’archives avec les justificatifs. Mais aujourd’hui, la dématérialisation des notes de frais est possible. Ainsi, deux options s’offrent à vous : utiliser un cloud ou opter pour une application de notes de frais à valeur probante. Cette fois, tout est simple et rapide puisqu’un logiciel de gestion de note de frais permet au salarié, grâce à son smartphone, de photographier sa note de frais et son justificatif, tout est alors centralisé sur l’application et accessible à tout moment par le service de comptabilité.