Quels que soient la fonction et le niveau hiérarchique d’un salarié dans une entreprise, une indemnité kilométrique peut lui être due sous certaines conditions. A ce titre, l’administration fiscale publie chaque année un barème kilométrique qui encadre le remboursement des frais de déplacements professionnels en voiture ou en deux-roues. Cette indemnité kilométrique s’adresse ainsi aux salariés d’une entreprise qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer des trajets dans le cadre de leur contrat de travail. Plus particulièrement, le barème kilométrique concerne les contribuables qui optent pour la déduction des frais réels en lieu et place de la déduction forfaitaire de 10%.
Le barème des indemnités kilométriques 2023 est désormais disponible ! Nous vous le présentons ci-dessous.
Quel est le barème kilométrique ? A quelles conditions s’applique-t-il ? Voici le détail des informations essentielles pour calculer l’indemnisation kilométrique des frais de déplacement professionnels.
Quels que soient la fonction et le niveau hiérarchique d’un salarié dans une entreprise, une indemnité kilométrique peut lui être due sous certaines conditions. A ce titre, l’administration fiscale publie chaque année un barème kilométrique qui encadre le remboursement des frais de déplacements professionnels en voiture ou en deux-roues. Cette indemnité kilométrique s’adresse ainsi aux salariés d’une entreprise qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer des trajets dans le cadre de leur contrat de travail. Plus particulièrement, le barème kilométrique concerne les contribuables qui optent pour la déduction des frais réels en lieu et place de la déduction forfaitaire de 10%.
Quel est le barème kilométrique ? A quelles conditions s’applique-t-il ? Voici le détail des informations essentielles pour calculer l’indemnisation kilométrique des frais de déplacement professionnels.
Sommaire :
1/ Remboursement des frais kilométriques : le régime des frais réels
2/ Barème des indemnités kilométriques voitures 2023
3/ Barème des indemnités kilométriques deux-roues 2023
4/ Les indemnités kilométriques pour véhicules électriques
5/ L’indemnité kilométrique vélo
7/ Limites de l’indemnisation kilométrique 2023
8/ Calculer simplement les indemnités kilométriques 2023
#1 – Remboursement des frais kilométriques : le régime des frais réels
En tant que salarié d’une entreprise, vous bénéficiez automatiquement d’une déduction forfaitaire de 10 % sur le calcul de votre impôt sur le revenu par l’administration fiscale. Ces 10% d’abattement visent à couvrir vos frais professionnels : transport, repas, matériel…
Néanmoins, si vous estimez que le montant de cette déduction forfaitaire est inférieur aux frais que vous avez engagés, vous pouvez choisir de déduire vos frais réels dans votre déclaration de revenus. Afin de privilégier la solution la plus avantageuse, il peut être intéressant de regarder de plus près le barème des indemnités kilométriques 2023. Si vous optez pour le régime des frais réels, il vous faut alors calculer vos frais selon certaines modalités et justifier de leur montant.
Vous devez notamment procéder au calcul de vos frais de déplacement réels. Pour cela, vous devez vous référer au barème kilométrique 2023 publié par l’administration fiscale, pour vos frais de 2022. Ce barème kilométrique 2023 peut également servir de référence pour calculer vos frais de déplacement professionnels à reporter sur votre note de frais.
Pour calculer vos frais de déplacement réels, deux solutions s’offrent à vous :
- Déduire vos dépenses réelles ;
- Utiliser les barèmes pour calculer vos frais kilométriques.
1. Déduction des dépenses réelles
Avec tous les justificatifs à l’appui, vous pouvez déduire le montant réel de vos dépenses relatives à l’utilisation professionnelle de votre véhicule. Les frais déductibles comprennent les frais de carburant, de stationnement, d’entretien, de réparation, d’assurance, la dépréciation du véhicule… Toutefois, les frais réels déductibles ne peuvent pas dépasser le montant qui résulte de l’application du barème kilométrique publié par l’administration.
2. Utilisation des barèmes d’indemnités kilométriques
Comme détaillé sur impots.gouv, selon votre situation, l’application des barèmes est différente. Voici ce que vous devez savoir en fonction de votre situation :
Pour obtenir une indemnité kilométrique 2023 qui soit au plus près de vos frais de déplacements dans le cadre de votre emploi, le barème kilométrique 2023 prend en considération :
- la puissance du véhicule utilisé ;
- le nombre de kilomètres parcourus avec votre véhicule dans le cadre de l’exercice de votre profession ;
- la dépréciation du véhicule ;
- les dépenses pneumatiques ;
- le coût de l’entretien et des frais de réparation ;
- la consommation du carburant ;
- le coût des primes d’assurances.
🔎 A noter : ces barèmes ne comprennent pas les frais de stationnement et de péage. Vous pouvez donc les déduire en supplément, sous réserve de pouvoir présenter les justificatifs. Vous ne devez pas joindre les pièces justificatives à votre déclaration, mais les conserver au moins trois ans pour être en mesure de les présenter si nécessaire.
Trois barèmes sont disponibles : automobiles, motocyclettes et cyclomoteurs. Ils dépendent de la puissance fiscale du véhicule (nombre de chevaux fiscaux) et s’appliquent au nombre de kilomètres parcourus.
#2 – Barème des indemnités kilométriques 2023 pour les automobiles
| Barème des indemnités kilométriques 2023 pour les voitures | |||
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,502 | (d x 0,3€) + 1007 | d x 0,35 |
| 4 CV | d x 0,575 | (d x 0,323€) + 1 262 | d x 0,387 |
| 5 CV | d x 0,603 | (d x 0,339€) + 1 320 | d x 0,405 |
| 6 CV | d x 0,631 | (d x 0,355€) + 1 382 | d x 0,425 |
| 7 CV et plus | d x 0,661 | (d x 0,374€) + 1 435 | d x 0,446 |
| Avec d = distance parcourue en km |
#3 – Barème des indemnités kilométriques 2023 pour les motos et autres deux-roues
Pour calculer une IK 2023, l’administration fiscale fait une distinction entre les deux-roues inférieurs à 50 cm³ et ceux supérieurs à 50 cm³.
Dans le cas de l’utilisation d’une cylindrée inférieure à 50 cm³, le Code de la route considère que le véhicule est un cyclomoteur. La vitesse de ce type de 2 roues ne dépasse pas les 45 km/h (exemple : un scooter).
Pour une cylindrée supérieure à 50 cm³, le Code de la route considère qu’il ne s’agit pas d’un cyclomoteur mais d’une motocyclette (exemple : une moto).
Cette distinction est importante à effectuer pour appliquer le bon barème kilométrique 2023. À noter : les frais d’achat pour le casque et les protections adaptées au conducteur sont pris en compte dans l’IK 2023 pour un deux-roues.
1. Barème des indemnités kilométriques 2023 pour les moto (> 50 cm³)
| Barème des indemnités kilométriques motos 2023 | |||
| Puissance administrative | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 001 km |
| 1 ou 2 CV | d x 0,375 | (d x 0,094€) + 845 | d x 0,234 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,444 | (d x 0,078€) + 1099 | d x 0,261 |
| Plus de 5 CV | d x 0,575 | (d x 0,075€) + 1502 | d x 0,325 |
| Avec d = distance parcourue en km |
2. Barème IK 2023 pour les cyclomoteurs type scooter ( ≤ 50 cm3)
| Indemnités kilométriques cyclomoteurs / scooters 2023 | ||
| Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 001 km |
| d x 0,299 | (d x 0,07€) + 458 | d x 0,162 |
| Avec d = distance parcourue en km |
#4 – Indemnités kilométriques pour les véhicules électriques
Dans l’optique d’encourager la transition énergétique avec l’utilisation de véhicules moins polluants, l’administration fiscale a ajouté en 2021 un alinéa qui précise que pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20% à partir des barèmes kilométriques 2023 présentés ci-dessus. Dans ce cas, les barèmes kilométriques 2023 prennent en considération les frais occasionnés pour la batterie électrique.
#5 – L’indemnité kilométrique vélo (IKV), remplacée par le Forfait mobilité durable
Lorsque les collaborateurs utilisent un moyen de transport alternatif, l’employeur peut prendre en charge leurs frais de trajet par le biais du forfait mobilité durable. Ce forfait remplace l’indemnité kilométrique vélo ou IKV.
La prise en charge des moyens de transports alternatifs n’est pas obligatoire pour l’entreprise, mais vise à garantir une égalité de traitement entre salariés, quel que soit leur moyen de transport, mais surtout, à favoriser un mode de déplacement écologique pour le plus grand nombre. Lorsqu’il est mis en place, le forfait mobilité durable est exonéré d’impôt et de cotisations.
Les moyens de transport pris en charge par le forfait mobilité durable sont les suivants :
- Vélo personnel, dont le vélo électrique ;
- Covoiturage, en tant que passager ou que conducteur ;
- Services de mobilité partagée comme le partage de véhicules électriques ou hybrides, la location et la mise à disposition en libre-service de trottinettes ou de vélos… ;
- Transports publics, hors abonnement.
Mis en place au mois de mai 2020, ce dispositif peut être déployé dans la limite d’un montant de 500€ TTC par an et par employé. Le plafond de cette aide, de 400€ initialement, a été augmenté de 100€ en 2021.
#6 – L’aide au covoiturage
En vue d’encourager le covoiturage, le gouvernement a lancé au 1er janvier 2023 un plan national Covoiturage du Quotidien.
Prévu jusqu’en 2027, ce plan prévoit une prime de 100€ pour les primo-conducteurs inscrits sur une plateforme de covoiturage. Cette prime, qui peut être monétaire ou sous forme de bons d’achats, sera versée en deux étapes :
- 25€ au plus tard 3 mois après le premier trajet
- 75€ au plus tard 3 mois après le 10e trajet.
Pour bénéficier de la prime au covoiturage, plusieurs conditions doivent être remplies :
- Avoir le permis de conduire
- Réaliser un premier trajet en tant que conducteur en covoiturage en 2023 et 9 trajets dans les 3 mois suivants
- Ne pas réaliser un trajet supérieur à 80lm
- Utiliser un opérateur de covoiturage enregistré au Registre de preuve de covoiturage
#7 – Les limites de l’indemnisation kilométrique 2023
Indemnisation kilométrique pour les trajets domicile/travail ?
Aucune indemnisation kilométrique n’est imposée à un employeur pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail d’un salarié avec son véhicule personnel, sauf cas exceptionnels rendant impossible le trajet par les transports en commun.
Néanmoins, l’administration fiscale propose la prise en compte des frais de déplacement entre le domicile et le lieu travail dans le calcul de l’impôt sur le revenu du salarié. Deux situations sont alors à distinguer :
- Le trajet entre le domicile et le lieu de travail est inférieur ou égal à 40 km. Dans ce cas, vous prenez en compte l’intégralité du nombre de kilomètres pour le calcul de votre IK 2021 ;
- Le trajet entre le domicile et le lieu de travail est supérieur à 40 km. Vous devrez vous limiter à un kilométrage de 40 km maximum dans le calcul de votre IK 2021, sauf si vous pouvez justifier de conditions particulières rendant impossibles votre emploi à moins de 40 km de votre domicile.
💡 Pour en savoir plus : le remboursement des frais kilométriques et indemnités kilométriques
Récupération de la TVA
Les indemnités kilométriques 2023 versées aux différents salariés d’une entreprise ne sont pas soumises à la TVA.
L’employeur ne payant pas la TVA sur les IK 2023, il ne peut pas demander en retour de récupérer la TVA sur ces mêmes frais.
Des montants fiscaux limités
L’entreprise possède le choix de se référer ou non au barème kilométrique 2023 pour réaliser le calcul des IK 2023, qu’elle doit verser à ses différents salariés. Cependant, ce choix arbitraire concernant le barème kilométrique a ses limites.
En effet, l’indemnité kilométrique versée à un salarié n’est pas prise en compte dans le calcul de l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales. Par conséquent, une IK 2023 versée par son employeur fait l’objet d’un statut plus favorable en termes d’imposition que le salaire en tant que tel. Pour éviter l’octroi d’avantages en nature déguisés sous la forme d’une déclaration d’indemnités kilométriques surévaluées, il est interdit pour un employeur de se prévaloir d’un barème kilométrique plus élevé que celui publié chaque année par l’administration fiscale.
Néanmoins, il est possible pour une entreprise de prévoir un barème kilométrique 2023 moins élevé pour le calcul des IK 2023 que les chiffres publiés dans le barème kilométrique 2023 par l’administration fiscale. Pour limiter tout choix arbitraire de la part de l’employeur, le barème kilométrique appliqué au sein de l’entreprise doit être prévu dans une convention collective.
Rappelons que suite à la flambée des prix des carburants en 2022, le gouvernement avait annoncé une revalorisation de 10% des indemnités kilométriques, visant à compenser cette augmentation.
Cette annonce avait été réalisée par Jean Castex le 25 janvier 2022, et appuyée par le Ministre de l’Economie Bruno le Maire au micro de Europe 1 le 1er février 2022. Cette hausse des indemnités kilométriques sur 2022 concernait tous les véhicules. D’après une estimation réalisée par le Ministère de l’Economie, elle pouvait offrir aux salariés un gain moyen de 150€ sur leur déclaration d’impôts et concernait 2,5 millions de foyers fiscaux redevables de l’impôt sur le revenu 2022.
Attention, cette revalorisation n’est pas automatique ! Pour en bénéficier, vous devez déclarer vos frais professionnels au montant réel, et non choisir la déduction forfaitaire de 10% (appliquée par l’administration fiscale par défaut). Nous vous conseillons donc de recenser vos frais professionnels, afin de vous assurer que le montant dépasse celui obtenu avec la déduction forfaitaire. Lisez notre article pour tout comprendre !
#8 – Calculer simplement et rapidement l’indemnité kilométrique 2023
Pour calculer en temps réel les frais de déplacement professionnels, vous pouvez utiliser l’application de gestion de notes de frais N2F. Cette application bénéficie d’une actualisation en temps et en heure des barèmes kilométriques applicables, avec notamment la nouvelle mise à jour du barème kilométrique 2023 publié par l’administration fiscale.
Cette application vous permet également d’éviter de commettre des erreurs de calcul pour ainsi, créer sereinement les notes de frais concernant les frais de déplacement éligibles à une IK 2022 ! Vous souhaitez bénéficier d’un outil facilitant le calcul des indemnités kilométriques à verser à vos collaborateurs ? Contactez-nous !
