Notes de frais dématérialisées : que dit l’URSSAF

Du transfert des documents et pièces comptables à leur conservation, la digitalisation des process permet désormais d’opter pour une gestion 100 % dématérialisée des notes de frais. L’occasion de s’affranchir des contraintes de coût et de temps opposées par le papier… Mais quelles sont les règles à respecter pour s’assurer d’être en conformité ? Que pense l’URSSAF du 100 % numérisé ? Réponses.

Notes de frais : la réglementation valide la fin du papier

Le développement du numérique n’a pas épargné les process comptables, et les entreprises avaient tout intérêt à passer à la dématérialisation. C’est dans ce contexte que les pouvoirs publics ont progressivement fait avancer la règlementation, jusqu’à autoriser une gestion des notes de frais numérisée de bout en bout.

1. 1^ère avancée réglementaire, l’arrêté du 22 mars 2017 autorise l’archivage des pièces justificatives dématérialisées sous format numérique. La conservation des justificatifs sur support informatique est consacrée à l’article L102 B du Livre des procédures fiscales. Pour rappel : la durée minimum de conservation est établie à 6 ans.

• Dernière avancée, l’arrêté du 23 mai 2019 confirme la possibilité d’établir et transférer les pièces et documents comptables sur support numérique. C’est-à-dire que le salarié qui dispose d’une note de frais sous format papier peut s’en débarrasser après l’avoir numérisé dans des conditions conforme aux exigences réglementaires. La note de frais peut être en outre directement établie sous format numérique. Le dernier verrou à la numérisation complète des notes de frais a cédé.

Pourquoi accorder une telle importance à l’établissement et à la conservation des notes de frais ?

2 enjeux :

• Un enjeu commercial/prudhommal : l’entreprise doit pouvoir se prévaloir d’une note de frais en bonne et due forme en cas de litige avec le fournisseur ou en cas de contestation des dépenses du salarié.

• Un enjeu fiscal : en cas de contrôle fiscal, l’entreprise doit disposer des pièces comptables nécessaires à la réalisation de l’audit.

Depuis que la loi a validé la fin du papier, les notes de frais numérisées – originaux ou copies – sont considérées comme des preuves valables et suffisantes devant les juridictions et administrations – TC, Prud’hommes et URSSAF.

Quel archivage pour les justificatifs de notes de frais ?

L’archivage, si contraignant puisse-t-il être, est obligatoire. L’entreprise doit classer et archiver tous documents liés à l’activité de l’entreprise, de manière à pouvoir les consulter ou les produire à tout moment, rapidement et facilement.

Les justificatifs de notes de frais n’échappent pas à l’obligation d’archivage. L’entreprise dans ce cadre dispose de 2 options :

• L’archivage papier : ce procédé est relativement fastidieux, chronophage et onéreux. L’archivage manuel impose en effet de classer un nombre considérable de justificatifs, ce qui mobilise le temps et l’énergie de nombreuses personnes dans l’entreprise. Le risque de l’archivage physique en outre est élevé : les documents papier peuvent se perdre ou se détériorer avec le temps.

• L’archivage numérique à valeur probante : ce procédé offre les avantages de la rapidité, de la simplicité et de la fiabilité. Au-delà du gain de place évident en comparaison avec l’archivage papier, l’archivage numérique est effectué en quelques clics. La sécurisation des systèmes informatiques assure en outre une conservation intacte sans limite dans le temps.

Attention ! Vos factures numérisées ont la même valeur probante que leurs versions papier à condition de respecter les modalités de conservation.

• La reproduction doit être effectuée à l’identique, sans perte en cas de compression.
• L’intégrité de la facture numérisée doit être garantie par horodatage ou signature électronique.
• Le document doit être établi au format PDF/A3 avec un tampon numérique RGS 1*.
• Les conditions de l’archivage doivent être documentées, contrôlées et traçables.
• Les contrôles d’accès aux processus d’archivage doivent être sécurisés.

Ces conditions réunies, vous pouvez valablement passer à l’archivage numérique des justificatifs de notes de frais, et oublier le papier.

Gestion des notes de frais zéro papier : quel intérêt ?

En passant à la gestion des notes de frais zéro papier, vous gagnez sur tous les plans. 5 avantages majeurs à rappeler :

• Le temps de remboursement de la note de frais est considérablement réduit. En transférant via le système informatique, la note de frais arrive bien plus rapidement au service compétent. Vous économisez le déplacement de bureau en bureau – voire l’envoi par voie postale. Le salarié est remboursé plus vite, pour une meilleure satisfaction.

• Les services administratifs gagnent du temps dans la vérification des notes de frais. Plus besoin de trier des piles de papiers froissés : le traitement s’opère intégralement à l’écran.

A noter : N2F, application de gestion de notes de frais dernière génération, affiche en outre toutes les zones importantes du ticket en surbrillance. Date, montant, TVA… les informations essentielles sont immédiatement lisibles.

• Vous économisez sur les coûts de gestion des notes de frais. Le transfert, l’impression, la vérification… les tâches liées au traitement manuel d’une note de frais impliquent des coûts substantiels, à la fois matériels et humains. L’archivage papier, également, a un coût. Passer à la gestion des notes de frais zéro papier, de leur traitement à leur archivage, vous fait réaliser des économies.

• Vous gagnez en fiabilité. L’archivage papier expose au risque de perte et de détérioration des justificatifs. La dématérialisation vous fait gagner en fiabilité : les pièces comptables sont numérisées et conservées dans des systèmes informatiques ultra sécurisés. En cas de contrôle fiscal, vous évitez de nombreux désagréments…

• Vous disposez d’un système à l’organisation infaillible. L’archivage numérique vous permet d’autant mieux classer vos justificatifs. La recherche de pièces est facilitée, les analyses a posteriori plus aisées : en quelques clics, vous accédez à l’information en ligne.

N2F ouvre la voie à une gestion des notes de frais dématérialisée, claire et efficace, ultra-sécurisée. Avec son smartphone, le collaborateur prend une photo de son reçu pour le transmettre au service compétent, aux fins de déclarer ses dépenses au fil de l’eau. Une fois transmise par voie numérique, la note de frais est approuvée et payée dans les mêmes conditions de simplicité et de rapidité. Terminé les innombrables factures et tickets de caisse papier, passez au 100 % numérisé !