De la TPE à la PME, en passant par le grand groupe international, toutes les entreprises sont confrontées aux notes de frais. Utilisées par les salariés pour obtenir le remboursement de leurs dépenses professionnelles, les notes de frais sont ensuite validées par les managers puis enregistrées par l’équipe comptable. Si une gestion approximative de la note de frais reste possible sur un effectif réduit, dès qu’une entreprise grandit, la mise en place d’un procédé de traitement fiable s’impose. En effet, en l’absence d’un processus agile, la gestion des notes de frais peut vite tourner au casse-tête administratif, faisant un perdre un temps considérable à l’ensemble des équipes. Quels types de frais peuvent-être remboursés ? Comment faire une note de frais valide ? Que faire en cas de justificatif perdu ? Comment récupérer la TVA sur une note de frais ? Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur les notes de frais et comment optimiser leur gestion.

Note de frais : qu’est-ce que c’est ?

Définition de la note de frais

Une note de frais est un document établi par un salarié qui rappelle l’ensemble des frais professionnels exposés au cours d’une période donnée. Elle est établie dans le but de se faire rembourser les frais par son employeur ; que ce soit au réel ou forfaitaire. Du moment qu’ils sont appuyés par un justificatif et qu’ils répondent au besoin de l’activité, tous les frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise sont susceptibles d’être remboursés par l’employeur.

Frais de déplacement, frais de repas, frais d’hébergement, fournitures du bureau… Les notes de frais peuvent être issues de frais professionnels multiples.

modèle note de frais

Les différentes notes de frais

Différents frais peuvent être remboursés :

  • Frais de déplacement. Si le lieu de déplacement est à plus de 50 kilomètres de distance du domicile du salarié, des frais de déplacement peuvent être appliqués, à condition qu’il soit impossible d’effectuer le trajet aller en moins d’1h30 grâce aux transports en commun. Au-delà de cette règle, peu importe que le salarié se soit déplacé en train, en avion, ou qu’il ait emprunté un véhicule de location lors d’un déplacement professionnel : ses billets, ses frais de carburant ou de péage sont pris en charge. S’il utilise son véhicule personnel, il peut alors toucher des indemnités kilométriques.
  • Frais d’hébergement. L’employeur est tenu de rembourser les nuitées d’hôtel et autres dépenses de logement selon les mêmes conditions qu’évoqué précédemment.
  • Frais de repas. Pour pouvoir être pris en charge, les frais de restauration doivent faire l’objet d’une note de frais détaillée, du simple sandwich pris sur l’aire d’autoroute au repas dans un grand restaurant avec un client.
  • Frais de télétravail. Face à la généralisation de ce mode d’organisation, il est désormais possible pour un salarié de se faire rembourser certains frais liés au télétravail tels qu’une partie de son loyer ou de son forfait internet et mobile.

Comment faire une note de frais ?

La validité d’une note de frais

Pour pouvoir être prise en compte par l’employeur et faire l’objet d’un remboursement, une note de frais doit remplir un certain nombre de conditions. Le justificatif à fournir dans ce cas peut être sous forme de format physique ou virtuel. Bien qu’il n’existe pas de modèle type de note de frais Excel officiel, plusieurs éléments doivent être indiqués pour qu’une note de frais soit validée :

  • La date de l’opération ;
  • Le montant de l’opération ;
  • Le motif de l’opération.

En fonction des dépenses, d’autres critères devront être pris en compte. Pour une note de frais kilométrique, par exemple, il est bon d’indiquer le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage total parcouru et la puissance fiscale du véhicule. Au cas où un salarié inviterait un client au restaurant, il faudra alors mentionner sur la note : le nom et la fonction de chaque convive, ainsi que le nom de leur entreprise. Enfin, les justificatifs d’hébergement doivent faire l’objet d’une facture détaillée comprenant : le nombre de nuitées, l’ensemble des frais imputés à la chambre occupée et un solde nul.

Lire aussi : Comment faire une note de frais ?

Demender une démo N2F note de frais

La perte d’une note de frais

Pour éviter tout risque de redressement en cas de contrôle, il est impératif de pouvoir justifier de toutes les dépenses professionnelles. Les justificatifs de notes de frais doivent donc être précieusement conservés. En cas de perte de justificatif, pas de panique, des solutions existent :

  • Si vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à demander au marchand un duplicata de votre justificatif initial
  • Si le fournisseur reste injoignable, il est toléré pour de petites sommes de présenter un relevé de compte bancaire, accompagné d’un document annexe précisant la nature du bien/service concerné.
  • En dernier recours, le salarié peut, – exceptionnellement et pour des montants peu élevés -, rédiger une déclaration sur l’honneur.

La déclaration sur l’honneur doit comporter :

  • L’identité : « Je soussigné(e) …»
  • Les coordonnées : Commune de naissance et adresse de domicile
  • Le sujet : Vous devez y exposer les faits et surtout les frais avancés.

Et enfin attester : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. »

La déclaration sur l’honneur peut être complétée par un relevé de compte bancaire, afin d’apporter une preuve de la date et du montant payé.

Délais de remboursement d’une note de frais

Légalement, un employeur dispose de 5 ans pour rembourser le salarié, après présentation de sa note de frais. En pratique, le délai de remboursement d’une note de frais dépend surtout de l’efficience du processus de validation et de gestion des notes de frais mis en place dans l’entreprise. La comptabilité peut être en possession de celles-ci des jours voire des semaines après son envoi par le salarié. Dans la grande majorité des cas, les notes de frais sont remboursées à la fin du mois durant lequel elles ont été communiquées.

A noter que selon la jurisprudence, l’employeur est en droit d’imposer au salarié un délai pour produire ses justificatifs de note de frais, au-delà duquel les frais ne seraient pas remboursés.

Remboursement des notes de frais

Remboursement des notes de frais au réel

Le remboursement aux frais réels ou le remboursement des frais réellement engagés, consiste au remboursement exact des montants engagés par le salarié. Au cours de son déplacement, chaque collaborateur doit conserver précieusement chaque justificatif de dépense, afin de produire une note de frais valide à son retour. Dans le cadre d’un remboursement des frais au réel, le salarié doit donc avancer tous ses frais avec son argent personnel, tandis que l’entreprise n’a pas de visibilité sur les dépenses effectuées sur place.

Pour rappel, il est impossible de déduire le remboursement des frais professionnels du salaire versé.

Remboursement des notes de frais au forfait

Pour une parfaite maîtrise des frais, une entreprise peut opter pour un remboursement des frais au forfait. Dans ce cadre, l’employeur décide d’indemniser le salarié de la même somme chaque mois, selon un barème déterminé par l’URSSAF. L’entreprise dispose alors d’une visibilité optimale sur les frais à rembourser, tandis que le salarié n’a plus à collecter des justificatifs.

A noter que certaines catégories de salariés, tels que les ouvriers du bâtiment ou les artistes, peuvent bénéficier d’un remboursement en déduction forfaitaire spécifique.

Récupération de la TVA sur les notes de frais

TVA et notes de frais : règles à connaître

Lorsqu’une entreprise engage des frais nécessaires à ses besoins professionnels, elle a la possibilité d’en récupérer la TVA. Pour ce faire, les justificatifs transmis au service comptable doivent nécessairement détailler le montant de la TVA, le taux de TVA appliqué et le montant TTC. Frais de repas, de déplacement, d’hébergement… Toutes les dépenses ne sont pas éligibles à une déduction de TVA.

TVA et notes de frais : spécificités

Les frais de déplacement

La majorité des frais de déplacement n’offrent pas de possibilité de récupération de TVA. C’est le cas pour les billets de bus, de train, d’avion ou de bateau, ainsi que des tickets de parking ou encore les frais de location et d’entretien d’un véhicule de tourisme. En revanche, il est possible de récupérer la TVA sur les tickets de péage, et les frais de location et d’entretien de véhicules utilitaires. La TVA sera également récupérable sur les dépenses de stationnement à condition que les lieux de stationnement soient clairement identifiés comme des emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel.

Concernant les carburants, la TVA n’est pas récupérable sur l’essence, le sans plomb 95, 98 et l’E10. Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule utilitaire, tous les autres carburants font l’objet d’une récupération à 100% de la TVA. Avec un véhicule de tourisme, tous les autres carburants permettent une récupération de la TVA, mais à 80% seulement sur le Gazole et le Super-éthanol (E85) et à 50% sur le GPL à l’état gazeux.

Notons enfin que les indemnités kilométriques remboursées aux salariés, ne peuvent faire l’objet d’une récupération de TVA.

Les frais d’hébergement

Que votre salarié ait séjourné dans un hôtel, une guest house ou un AirBnB, il ne sera pas possible d’appliquer une déduction de TVA. Si la part « repas » de la note d’hôtel fait l’objet d’une ligne distincte dans la facture, cette dernière pourra cependant prétendre à une récupération de TVA.

Les frais de repas

A partir du moment où les frais de repas ont été engagés dans le cadre d’une mission professionnelle, la TVA est entièrement déductible. Les repas d’affaires et les frais de réception sont eux aussi concernés. Dans ce cadre, les factures, libellées au nom de l’entreprise, doivent mentionner l’identité des invités, leur fonction et le nom de leur entreprise.

Pour en savoir plus sur ce sujet : Tout ce que vous devez savoir sur la TVA récupérable

Optimiser la gestion des notes de frais

Définir une politique de remboursement de notes de frais claire

Le premier des réflexes pour optimiser sa gestion des notes de frais est d’adopter une politique de dépenses claire dans l’entreprise. Une politique de dépenses désigne un document permettant de réguler les frais professionnels des salariés. L’entreprise est libre d’y inscrire les règles qu’elle juge nécessaires. L’objectif est de mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace, visant à éviter tout malentendu auprès des collaborateurs et à fluidifier le traitement des notes de frais. Un tel document doit préciser à minima :

  • Les types de dépenses pouvant être remboursés
  • La procédure à suivre pour obtenir un remboursement
  • Le délai de présentation des notes de frais

Composé de règles simples, ce document doit être facilement accessible par tous : pensez à le proposer sous différents formats !

Choisir la dématérialisation des notes de frais

Il existe une solution simple et efficace pour inciter ses salariés à ne pas attendre plusieurs mois avant de soumettre une note de frais. Cette solution permet également de s’affranchir du risque de perte des notes de frais papier et de faire gagner un temps considérable à l’ensemble de l’entreprise… Il s’agit de la dématérialisation. Véritable gain de temps et d’argent, la dématérialisation des notes de frais consiste à se passer complétement des justificatifs papier en les numérisant instantanément.

Comment ça marche ? Munis d’une application mobile intuitive, les salariés n’ont qu’à prendre en photo leur reçu dès la sortie du restaurant. Un scanner intelligent extrait alors toutes les informations utiles à la note de frais, telles que le montant ou le taux de TVA. Une note de frais est alors automatiquement générée et transmise au service comptable pour vérification, et si besoin au manager pour validation. Grâce à l’archivage à valeur probante, le justificatif fait l’objet d’un archivage numérique. Une fois prise en photo, la version papier peut donc être jetée.

Application de gestion de notes de frais

Grâce à une application de gestion de notes de frais telle que N2F, il devient possible de construire une note de frais en quelques secondes, au fur et à mesure de ses déplacements et dépenses. Le travail de la comptabilité s’en retrouve grandement simplifié, tandis que les délais de remboursement se raccourcissent et que l’employeur évite tout risque de fraude. Choisir de dématérialiser la gestion de ses notes de frais représente ainsi une solution gagnante-gagnante pour l’ensemble de l’entreprise.

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