Avance de frais : que faut-il savoir ?

Lorsque des collaborateurs se déplacent sur plusieurs jours pour des raisons professionnelles, il arrive qu’ils soient obligés de régler eux-mêmes les frais d’hébergement, de restauration ou de transport.

Cette accumulation de dépenses peut vite s’avérer coûteuse pour le salarié et impacter sa trésorerie personnelle lorsque l’employeur tarde à le rembourser. Alors pour éviter ce type de problème, les entreprises procèdent à des avances de frais afin d’anticiper au maximum les dépenses engagées par le collaborateur.

Comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Quels sont les avantages, les inconvénients et les alternatives à ce mode d’organisation ? Explications.

Comment rembourser les déplacements professionnels des visiteurs médicaux ?

Louise Mulatier

Actualités N2F, Déplacements professionnels et IK, Frais professionnels Commentaires fermés

Sillonnant les routes de France, les visiteurs médicaux ont l’habitude de parcourir des kilomètres pour rencontrer les médecins, de quatre à six par jour. Avec la crise sanitaire et l’adoption de nouveaux comportements de travail, les alternatives aux déplacements professionnels se mettent en place comme la visioconférence ou la téléconférence. Néanmoins, pour ne pas perdre leur proximité avec leurs clients, les visiteurs médicaux sont encore loin de troquer leurs véhicules au profit de rendez-vous 100 % digitaux. Alors, quelle est réellement la réglementation en matière de remboursement des frais de déplacement pour les laboratoires qui les emploient ? Explications.

[Associations sportives] Comment faciliter la gestion de vos notes de frais

Bertrand Muth

Actualités N2F, Comptabilité des notes de frais Commentaires fermés

Président, salarié ou bénévole d’une association sportive, vous vous retrouvez vite noyé dans la charge administrative liée à votre activité ?

En effet, l’association sportive se différencie d’une association loi 1901 par les obligations légales relatives à sa création, son agrément et son affiliation auxquelles elle doit se conformer.

Si elle a besoin de l’implication de ses bénévoles pour fonctionner, elle est souvent contrainte d’en salarier certains, comme les entraîneurs par exemple. Plus l’association sportive grossit, plus son intendance ressemble à celle d’une entreprise et plus elle voit cohabiter des salariés, des bénévoles formés, des bénévoles gestionnaires, des bénévoles traditionnels et des volontaires non adhérents. Alors comment gère-t-elle son administratif et en particulier le traitement des notes de frais ? Explications.

Associations : Quelles sont les obligations administratives envers vos bénévoles ?

N2F

Actualités N2F, Frais professionnels Commentaires fermés

Que serait une association sans ses bénévoles ? Pas grand-chose. Sans eux, les associations loi 1901 n’auraient aucun représentant pour accomplir leurs missions sur le terrain. Mais si le bénévole est “une personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial”, comme le définit le Conseil économique, social et environnemental, aucun lien de subordination juridique n’existe. Il n’en demeure pas moins qu’une association est soumise à des obligations administratives envers ses bénévoles. Quelles sont-elles ?

[Secteur public] Pourquoi s’équiper d’une solution de note de frais ?

Brice Mannevy

Actualités N2F Commentaires fermés

En matière de gestion de notes de frais, l’administration publique ne fait pas exception. Frais kilométriques, remboursement des repas et des hébergements lors de déplacements… Les notes de frais des agents de la fonction publique représentent des tâches chronophages pour les services administratifs et peuvent rapidement devenir source d’erreurs et générer des coûts supplémentaires. Jusqu’à récemment, les règles de dématérialisation autour des notes de frais étaient relativement floues. Mais l’arrêté du 23 mai 2019 est venu fixer les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale et encadrer la numérisation des justificatifs des notes de frais. Désormais, il est possible de fournir des justificatifs numérisés pour justifier le remboursement des frais engagés par les agents. En plus de réduire les erreurs, cette méthode permet également de simplifier l’archivage et la consultation. En bref, elle facilite le travail des services administratifs. Explications.

[N2F x TravelPerk] Les solutions pour faciliter les déplacements professionnels de vos collaborateurs

Louise Mulatier

Actualités N2F Commentaires fermés

Les déplacements professionnels des collaborateurs font partie de la vie quotidienne d’une entreprise. Selon leur poste et leurs besoins de travail, il peut s’agir de déplacements ponctuels ou de voyages d’affaires.

Or, la gestion et l’optimisation des déplacements professionnels sont devenues de réelles problématiques au sein des entreprises. La pandémie mondiale qui nous a touchée, notamment, a eu un impact fort sur les déplacements pro.

TVS : Tout comprendre de la taxe sur les véhicules de sociétés

Tiffanie Laurent

Comptabilité des notes de frais Commentaires fermés

Depuis 2006, les véhicules de société sont soumis à la taxe sur les véhicules de société (TVS). Mais la loi de Finance 2020 a tout emporté sur son passage et la TVS n’est plus depuis le 1^er janvier 2022. Enfin dans les faits, c’est surtout son nom qui n’est plus. En réalité, plutôt que d’avoir une taxe unique régissant les émissions de CO2 et l’ancienneté du véhicule, la nouvelle réglementation prévoit deux taxes portant réciproquement sur… les émissions de CO2 et l’ancienneté du véhicule. Evidemment, ces changements ne s’arrêtent pas simplement là. Explications.

Femme dans une voiture - Illustration flotte automobile notes de frais

Flotte automobile et notes de frais : nos 5 conseils pour bien gérer

Louise Mulatier

Actualités N2F Commentaires fermés

Peut-être possédez-vous plusieurs voitures d’entreprise, afin de faciliter les missions de vos collaborateurs qui se déplacent sur des chantiers, pour des formations, des visites clients, etc.

En général, on parle de flotte automobile dès que l’entreprise possède plus de 10 véhicules. Elle regroupe tous les véhicules d’une société, qu’il s’agisse des siens propres ou de véhicules de location. Attention, une flotte n’est cependant pas composée uniquement de voitures et d’utilitaires ! Avec l’explosion des solutions de mobilité douce , de plus en plus d’entreprises proposent également dans leur parc des vélos, trottinettes, etc.

[Associations] Comment gérer l’abandon de frais ?

Louise Mulatier

Actualités N2F, Association Commentaires fermés

Lorsqu’un bénévole engage des frais pour le compte d’une association, il peut se les faire rembourser ou les conserver à sa charge, s’il considère qu’ils font partie de son action bénévole.

Dans le cas où le bénévole choisit de faire don à l’association des frais engagés, on parle d’abandon de frais. Si l’association est d’intérêt général et à but non lucratif, le bénévole peut alors bénéficier d’une réduction d’impôt.

Nicolas Dubouloz et Géraud Porteu, Directeurs de N2F et GAC Technology

Les éditeurs rhônalpins GAC Technology et N2JSoft s’associent pour faciliter la gestion des déplacements professionnels

Louise Mulatier

Actualités N2F Commentaires fermés

N2JSoft, créateur de la solution de notes de frais N2F, et GAC Technology, créateur de la solution de gestion de gestion de flotte automobile GAC Car Fleet, sont heureux d’annoncer leur partenariat afin d’optimiser la gestion des processus administratifs des entreprises.

Conscient de l’importance pour les entreprises de digitaliser leurs processus, les deux éditeurs rhônalpins unissent leurs forces et proposent un connecteur entre leurs deux solutions. Cet outil permettra aux entreprises de gérer plus facilement les mouvements de véhicules, mais aussi l’ensemble des coûts liés à la flotte automobile.