Pour toute entreprise, la note de frais est un document incontournable, et bien pratique. Mais quand la société se développe, le nombre de missions augmente et les documents papiers s’accumulent. Face à la complexité de toutes les règles à respecter pour valider les notes de frais, leur gestion peut vite tourner au cauchemar. Pas de panique ! Une solution existe : l’automatisation via un logiciel de gestion. Facile à mettre en place, il a plusieurs avantages pour vous et pour votre société, dont voici les principaux.
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Pour rappel, une note de frais représente un document permettant le remboursement par l’entreprise de frais professionnels effectués par un salarié. Ce remboursement est conditionné à plusieurs conditions, concernant la nature de ce frais, son montant, son mode de remboursement, etc.
L’URSSAF opère chaque année de nombreux contrôles sur la gestion des notes de frais par les entreprises. L’objectif ici pour l’URSSAF est notamment de veiller à ce que les entreprises ne versent pas d’avantages en nature par le biais des notes de frais à leurs salariés pour éviter de payer les taxes attachées au versement d’un salaire. En soi, peu d’entreprises faisant l’objet d’un redressement fiscal manifestent une volonté de fraude fiscale. Néanmoins, les sources d’erreurs peuvent se cumuler sur ce point. Voici donc les principales erreurs à ne pas commettre…
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Le processus de validation et d’approbation des notes de frais représente une étape cruciale pour le respect de la politique de remboursement d’une entreprise. Il s’agit de vérifier chaque dépense engagée, de détecter les erreurs et éventuels oublis de justificatifs, tout en respectant les budgets préalablement fixés. C’est aussi un processus particulièrement pénible et répétitif pour les managers et le service comptable. Voici une série de bonnes pratiques à suivre pour mettre en place un processus de validation des notes de frais plus efficace pour tous.
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Les notes de frais représentent les différents frais payés par un salarié dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle. Un salarié n’ayant pas à payer personnellement les frais engendrés dans le cadre de son emploi, ce dernier doit — dans un second temps — envoyer ce que l’on appelle les notes de frais à son employeur afin d’être remboursé.
En outre, pour éviter tout abus, la gestion des notes de frais nécessite d’apporter les justificatifs des dépenses engendrées. Avec N2F application de gestion de notes de frais, l’export et la gestion des notes de frais en PDF ou XLS sont amplement facilités. Nous vous expliquons de suite pourquoi…
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Si vous ne vous êtes pas encore doté d’une solution de gestion des notes de frais, cela signifie que chaque mois, vos collaborateurs, vos managers et vos comptables passent du temps à remplir, vérifier et valider des notes de frais. Pour calculer le ROI d’un logiciel de gestion de notes de frais, il s’agit dans un premier temps de calculer ce que vous coûte un tel fonctionnement à l’ancienne, en prenant en compte les risques de fraude. Découvrez quel peut être le retour sur investissement d’un logiciel de gestion des notes de frais dans cet article.
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