La carte affaires est un moyen de paiement dédié aux dépenses strictement professionnelles des collaborateurs. Reliées au compte bancaire de l’entreprise, il en existe plusieurs types et appellations : carte prépayée, carte corporate ou encore carte pro.
Contrairement au système de remboursement de notes de frais classique, la carte affaires présente de nombreux avantages pour optimiser la gestion des frais professionnels. Elle permet par exemple au salarié de ne pas avancer de fonds personnels au risque de déstabiliser ses finances. Elle fluidifie également le reporting comptable.
Son utilisation nécessite cependant de se soucier des problématiques de sécurité et de contrôle qui s’imposent.
1. Choisissez la meilleure solution de cartes professionnelles
Certaines entreprises utilisent les cartes bancaires proposées par les banques traditionnelles. Toutefois, de plus en plus de dirigeants et de directeurs financiers se tournent vers des solutions de paiement plus complètes. Elles permettent de gérer efficacement et de manière précise les cartes affaires de leurs salariés.
Les prestataires de services spécialisés dans les finances professionnelles ou les notes de frais disposent d’une technologie innovante et de fonctionnalités digitales avancées telles que :
- l’émission illimitée de cartes virtuelles ;
- le pilotage des plafonds et des autorisations en ligne ;
- le paramétrage personnalisé des plages horaires d’utilisation ou des marchands ;
- la connexion bancaire et le suivi des dépenses en temps réel ;
- la réconciliation automatisée des mouvements financiers ;
- la dématérialisation des justificatifs ;
- l’export de données comptables.
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2. Déterminez les critères d’attribution d’une carte bancaire à vos salariés
Tous les employés n’ont pas forcément besoin d’une carte professionnelle. Il serait même contre-productif d’en donner à tout le monde, puisque cela peut complexifier la gestion des moyens de paiement. De plus, un collaborateur qui utilise très peu sa carte est davantage susceptible de l’égarer.
Commencez par établir la liste des dépenses courantes et des frais à engager dans le cadre de votre activité professionnelle :
- transports en commun ;
- repas ;
- péages ;
- indemnités kilométriques ;
- hébergements ;
- achats de fournitures et d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) ;
- télétravail…
Puis, évaluez la fréquence des dépenses. C’est un des principaux critères qui motive l’attribution ou non d’une carte bancaire à vos employés. Ainsi, pour un salarié qui rend souvent visite aux fournisseurs, invite des clients au restaurant ou se déplace sur des points de production éloignés, la carte affaires est à privilégier sans hésitation.
3. Paramétrez les cartes affaires de vos collaborateurs
Selon le prestataire de carte corporate choisi, vous pouvez paramétrer plusieurs éléments. Dans un premier temps, fixez le plafond de transactions quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Déterminez aussi un montant maximal par opération, si vous le jugez nécessaire.
De même, vous pouvez maîtriser les jours et plages horaires d’utilisation. Vous êtes libre d’aligner l’usage de la carte avec les heures d’ouverture de vos bureaux. À l’inverse, si vos salariés assistent à des foires ou des colloques à cheval sur les weekends, vous élargissez les autorisations.
Certaines cartes entreprises vous permettent de piloter de façon encore plus fine les dépenses de votre personnel. Par exemple, le filtrage marchand ouvre droit au paiement seulement dans certaines enseignes. C’est utile si vous possédez des partenariats avec des chaînes hôtelières ou des grossistes en particulier.
Enfin, activez ou désactivez les retraits au distributeur, les paiements en devise étrangère ou sur internet.
4. Créez une charte utilisateur pour votre personnel
Avant de payer avec leur carte affaires, vos salariés doivent être informés des modalités d’utilisation et des règles à respecter. Assurez-vous de bien définir, en amont, votre politique de dépenses et créez une charte utilisateur à laquelle ils pourront se référer.
Celle-ci doit notamment mentionner que seuls des frais d’ordre professionnel sont à engager avec la carte pro. Elle peut aussi comporter différents points tels que :
- la nature des dépenses autorisées (repas, fournitures de bureau, frais de déplacement…) ;
- les plafonds de paiement et de retrait (mensuel ou hebdomadaire) ;
- les responsabilités des détenteurs et de leurs managers ;
- les démarches à effectuer en cas de vol ou de perte ;
- les assurances et les avantages inclus dans l’offre bancaire (compatibilité avec Apple Pay et Google Pay, cashback…) ;
- le fonctionnement de l’application de paiement ;
- les justificatifs à fournir ;
- les sanctions en cas de fraude, etc.
Comme tout autre document ou procédure interne, la charte est évolutive. Prévoyez de la mettre à jour régulièrement en fonction des usages dans l’entreprise.
5. Incitez vos employés à personnaliser leurs modalités de paiement
Une fois la charte établie, préparez une démonstration de la solution choisie, c’est-à-dire de la carte et de l’application associée. Cette présentation peut faire l’objet d’une réunion ou d’une vidéo que les nouveaux embauchés pourront consulter.
Au cours de cet échange, invitez vos collaborateurs à paramétrer leur carte et à suivre leurs dépenses. Ils ont la possibilité de définir un code PIN ou de recevoir des notifications à chaque transaction.
Vous pouvez garder le contrôle de vos finances tout en leur permettant d’être agiles et autonomes dans la gestion de leurs achats pour le travail. Cette confiance accordée les incite à faire preuve de vigilance, essentielle pour détecter un piratage des moyens de paiement.
6. Suivez les paiements de vos équipes en temps réel
Les cartes pros offrent de nombreux avantages, dont le contrôle des mouvements financiers en temps réel. Les solutions les plus performantes proposent une plateforme en ligne où sont centralisés les flux bancaires de l’ensemble des cartes du personnel, qu’elles soient physiques, virtuelles ou éphémères.
Cet outil s’avère indispensable pour maîtriser votre trésorerie, mais aussi pour identifier rapidement des fraudes internes comme externes. Vous pouvez auditer facilement les dépenses et les justificatifs. En cas de doute, vous bloquez la carte en un clic.
Il est conseillé de réaliser des vérifications périodiques plus ou moins approfondies, au cours d’un exercice comptable. Il s’agit alors de se concentrer sur un ou plusieurs employés de façon aléatoire, sur une mission précise ou sur un événement particulier comme le séminaire annuel de l’entreprise.
7. Intégrez les dépenses des cartes affaires en comptabilité
Votre flotte de cartes bancaires professionnelles génère chaque mois des lignes de flux bancaires à réconcilier et à enregistrer en comptabilité. Autant disposer d’une solution efficace qui automatise ces tâches chronophages et évite les erreurs de saisie ou de rapprochement manuel.
Optez pour une plateforme connectée à votre banque, compatible avec votre logiciel de comptabilité, qui prévoit la collecte des justificatifs et l’export des données comptables.
Chez N2F, les cartes affaires représentent un module du logiciel de notes de frais. Ainsi, vous profitez d’un moyen de paiement premium, d’une gestion optimisée des dépenses professionnelles et de la réconciliation automatique des mouvements bancaires, le tout visible directement depuis l’application. Découvrez sans attendre notre offre de carte entreprise.
