Dans le cadre de leurs missions, les bénévoles et salariés d’une association peuvent réaliser des déplacements avec leur véhicule personnel. Or, la hausse des prix des carburants et les coûts d’entretien d’un véhicule peuvent être de réels blocages au moment de s’engager dans une association.
Afin de compenser ces frais de déplacement, les associations bénéficient d’un barème kilométrique spécifique leur permettant de rembourser les bénévoles et salariés.
Frais kilométriques associatifs : dans quel cadre ?
Les associations à but non lucratif peuvent rembourser leurs salariés ou bénévoles qui effectuent des missions avec leurs véhicules personnels selon un barème kilométrique dédié.
Afin de pouvoir prétendre au remboursement des frais kilométrique, le bénévole doit :
- Avoir un permis de conduire valide
- Certifier la validité du contrôle technique de son véhicule
- Avoir souscrit à une assurance pour son véhicule.
S’il s’agit d’une association sportive, une extension d’assurance peut être souscrite par l’association. Celle-ci devra aussi être particulièrement stricte sur le transport des enfants.
Comment se faire rembourser les frais kilométriques pour une association ?
Les associations doivent intégrer dans leur politique de frais l’une des trois possibilités suivantes pour le dédommagement des indemnités kilométriques :
- Remboursement au réel (sur la base des frais réellement engagés)
- Remboursement selon le barème des indemnités kilométriques
- Réduction d’impôts (réservée aux bénévoles).
#1 – Remboursement au réel
Le bénévole (ou salarié) doit pouvoir prouver l’ensemble de ses dépenses en transmettant à l’association les justificatifs de ses déplacements : tickets de péage, nombre de kilomètres parcourus, billets de transport… Le remboursement se fait sur présentation d’une note de frais.
🔎 A lire aussi : [Associations] Quelles sont les obligations administratives envers vos bénévoles ?
#2 – Remboursement selon le barème des indemnités kilométriques
Le remboursement sur la base du barème des IK peut se faire dans le cas où le bénévole (ou salarié) ne peut présenter les justificatifs de ses déplacements. Ce barème kilométrique est spécifique aux associations, et se calcule selon la puissance du véhicule et la distance parcourue chaque année. Le barème des indemnités kilométriques des associations 2023 est de :
- 0,324€ par km parcouru pour les voitures
- 0,126€ par km parcouru pour les motos ou scooters
#3 – Réduction d’impôts
Si le bénévole décide de réaliser un abandon de frais au profit de l’association, il peut alors bénéficier d’une réduction d’impôt.
La réduction d’impôt dépend de la nature de l’association. En 2023, elle est de :
- Pour les associations reconnues d’utilité publique : 66% du montant des frais kilométriques
- Pour les organismes d’aide aux personnes en difficulté ou aux victimes de violences domestique : 75% du montant des indemnités kilométriques jusqu’à 1000€, et 66% au-delà de 1000€
Comment se passe l’abandon des frais kilométriques au profit d’une association ?
Le bénévole doit conserver l’ensemble des justificatifs relatifs à ses déplacements, et rédiger une déclaration certifiant qu’il renonce au remboursement des frais kilométriques engagés au profit de l’association. Cette déclaration doit comporter les éléments suivants :
- Nom, prénom et adresse du bénévole
- Marque du véhicule et immatriculation
- Une phrase ayant pour objet le renoncement : « je soussigné [nom et prénom], certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association [nom de l’association] en tant que don »
- Une phrase où il certifie n’avoir utilisé son véhicule que pour des déplacements en lien avec l’activité bénévole (réunion, match, distribution…), ainsi que le lieu et la date.
L’association devra de son côté conserver les justificatifs et la déclaration écrite certifiant qu’il renonce au remboursement de ses frais au profit de l’association. Elle devra également réaliser une double inscription en comptabilité : en charges pour les frais, et en produits (dons) pour l’abandon de frais.
💡 A noter : les associations doivent conserver les justificatifs des bénévoles pendant une durée de 4 ans à compter de l’année de la dépense.
L’association devra aussi remettre au bénévole un reçu de don, afin qu’il puisse justifier de son don et ainsi bénéficier de la réduction d’impôt lors de sa déclaration sur le revenus.
Comment faciliter la gestion des indemnités kilométriques de l’association ?
Les associations étant à but non lucratif, elles sont soumises à un encadrement strict et à des contrôles de la part de l’administration fiscale. Ainsi, il est fortement recommandé de se doter d’outils permettant de s’assurer d’être en conformité avec la loi, et de réduire drastiquement le risque d’erreur.
C’est pour cela que nous avons conçu notre solution de note de frais N2F : totalement adaptée aux spécificités des associations, elle vous accompagne dans la gestion des frais engagés par vos bénévoles et vos salariés.
Le calcul des indemnités kilométriques est facilité : depuis notre app de note de frais, il vous suffit de simplement saisir les horaires de déplacements et les lieux visités. N2F calcule automatiquement les indemnités kilométriques, tout en prenant en compte les spécificités liées aux déplacements nationaux ou internationaux et le véhicule.
Les barèmes d’indemnités kilométriques sont intégrés et mis à jour dans N2F. De plus, nous avons créé un module spécifique pour l’abandon de frais, qui vous permet d’éditer un reçu fiscal pour que le bénévole puisse bénéficier d’une réduction d’impôt.
FAQ
Les associations peuvent rembourser les frais kilométriques au réel, selon le barème des indemnités kilométriques ou en réduction d’impôt (réservée aux bénévoles).
Le barème des indemnités kilométriques des associations 2023 est de :
0,324€ par km parcouru pour les voitures
0,126€ par km parcouru pour les motos ou scooters
Lors de votre déclaration de revenus, vous devrez entrer les frais kilométriques remboursés par l’association en tant que revenus annexes au salaire (lignes 1 AJ à 1 DJ de la déclaration d’impôts).
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