Les domaines du cinéma et de la production audiovisuelle réalisent énormément de notes de frais, la plupart des dépenses de films reposant sur les frais des équipes techniques, de régie, de décoration et des costumiers.
Or, les sociétés de production ne sont pas toujours correctement outillées pour gérer l’organisation administrative et comptable d’un tournage.
Les chargés de production gérant les contrats et notes de frais, eux, peuvent être soumis à des problématiques telles que l’acheminement des dossiers administratifs, ou le fait de ne pas être sur le plateau.
La trésorerie personnelle des techniciens peut s’en trouver fortement affectée, avec un process de soumission des notes de frais laborieux et chronophage, et des délais de remboursement longs. Pourtant, des processus de production fluides et libérés des corvées administratives sont la clé du succès d’un film !
Suivez les conseils de nos experts pour une gestion des frais de vos intermittents sans stress !
5 conseils pour une gestion des frais de tournage sans stress
#1 – Communiquez sur les pré-requis liés aux notes de frais
Pour être remboursable, une note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif : ticket de caisse, reçu, addition, facture…
Assurez-vous de bien communiquer à vos intermittents la nécessité de conserver toutes leurs factures, reçus, billets de train, notes de restaurant, etc. Si vos équipes doivent réaliser un état de frais de mission à la fin du tournage, vous pouvez leur fournir directement le document ou un modèle de note de frais.
#2 – Facilitez la soumission des frais des équipes
Pour accélérer le processus de soumission, validation et remboursement des notes de frais, pensez à inclure tous les éléments essentiels au remboursement de la note de frais :
- Date
- Montant
- Marchand
- Type de dépense
Vous pouvez aussi ajouter des éléments facilitant la lecture et la comptabilité des notes de frais :
- Région ou pays de la dépense
- Paiement sur internet (et marchand)
- Méthode de paiement
- Etc.
#3 – Accélérez le remboursement des intermittents
Même si les techniciens bénéficient d’avances pour l’achat du matériel et des fournitures, il peut arriver que ces avances ne soient pas suffisantes. Les équipes doivent alors acheter le matériel nécessaire avec leurs propres fonds, parfois des sommes de plusieurs milliers d’euros !
Dans ces cas-là, vous devez accélérer au maximum le processus de remboursement des notes de frais. Nous vous conseillons d’identifier dès le début du projet les personnes en charge de la validation des notes de frais, et de communiquer leurs coordonnées à tous les intermittents.
Mettez aussi en place des workflows de validation spécifiques :
- Soumission des notes de frais à une date spécifique (ex : tous les 20 du mois)
- Validation par les chefs d’équipe sous X jours
- Validation par la comptabilité
- Remboursement sous 10 jours.
Vous pouvez aussi décider qu’au-delà d’une certaine somme dépensée, le workflow est accéléré afin de rembourser plus rapidement la personne. Par exemple :
- En cas de dépense supérieure à 500€, soumission de la note de frais dans la journée
- Validation par le ou la cheffe d’équipe sous 24h
- Envoi en comptabilité et remboursement dans la foulée.
Toutes ces spécificités peuvent être définies dans la politique de frais.
#4 – Facilitez l’état de frais de missions et la récolte des justificatifs
Sur un plateau de tournage, il n’est pas toujours simple de récolter les justificatifs ! Parfois, tout est mis dans un sac sans distinction, les justificatifs peuvent être égarés, froissés ou déchirés.
De plus, il peut arriver que certaines productions demandent de recevoir un état de frais de mission et/ou les justificatifs uniquement par voie postale.
Or, en plus du risque de perte des documents, les techniciens qui font peu de dépenses risquent de ne pas en demander le remboursement si les frais postaux excèdent la dépense (par exemple, un technicien ne se fera pas forcément rembourser deux tickets de métro car les frais d’envoi sont équivalent au titre de transport).
#5 – Dotez-vous d’une application de notes de frais
Pour fluidifier davantage le processus, nous vous conseillons de vous équiper d’une application de notes de frais. En effet, toutes les équipes n’étant pas forcément dans les mêmes lieux, une application de gestion des notes de frais comme N2F permet de récolter rapidement les justificatifs sans risque de perte, et d’accélérer le remboursement des intermittents.
Totalement personnalisable, une application mobile telle que N2F s’adapte aux besoins spécifiques des sociétés de production. Par exemple, toutes les catégories de dépense peuvent être modulées pour chaque tournage :
- Location de matériel
- Achat de fournitures, de plantes
- Dépenses de déchetterie.
Quels sont les frais concernés sur un tournage ?
Sur un plateau de tournage, les frais concernés pour un remboursement par note de frais peuvent considérablement varier. On retrouve évidemment les frais de déplacement (titre de transport, carburant, péage…), mais aussi :
- Logement et restauration (indemnités selon la grille tarifaire annuelle publiée par le Syndeac)
- Matières premières et outillage : peinture, placoplâtre, outillage léger
- Meubles, accessoires, végétaux
- Matériel technique : lumière, caméra, son
- Costumes, décors, maquillage
- Frais divers : déchetterie, graphisme et impression, remise en état, etc.
- Indemnités kilométriques.
Bien que cela soit rare, certaines dépenses de location peuvent aussi passer en note de frais.
Bien gérer son budget de production avec une application de notes de frais
L’administrateur de production fait face à de nombreux challenges : gestion d’une comptabilité complexe, avec de nombreux codes analytiques et une répartition des dépenses spécifiques (X% sur la régie, les costumes, etc.).
On retrouve aussi sur un plateau plusieurs typologies de collaborateurs, aux statuts et règles de dépenses spécifiques : une même dépense peut donc se trouver sur plusieurs codes analytiques.
Ainsi, un assistant caméra pour faire des notes de frais liées aussi bien au domaine “régie” qu’au domaine “technique”.
N2F offre la possibilité de générer des profils liés aux missions des collaborateurs afin de dissocier les frais, de donner accès à des modèles de notes de frais et de basculer immédiatement les dépenses sur les bons comptes comptables.
Par exemple, j’ai créé sur N2F un profil “déco”, qui va pouvoir faire uniquement des dépenses liées aux postes “décoration” et “régie”, ce qui me permet d’y associer les comptes comptables concernés, d’appliquer les règles de TVA particulières ainsi que des options obligatoires ou non au moment de la soumission de la note (justificatif, méthode de paiement, crédit d’impôt, région…”.
Nadège Courant, NUWA Production
N2F vous permet aussi de gérer :
- La récupération de TVA en fonction des dépenses
- La flotte de véhicules
- Les montants négatifs
Envie d’en savoir plus sur la façon dont N2F peut vous permettre de gérer votre budget de production ? Nous serons présents sur le Hub Tech Marché du Film du Festival de Cannes, du 15 au 21 mai 2024 !
