Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises établies en France auront l’obligation d’émettre, mais aussi de recevoir des factures électroniques pour l’ensemble de leurs transactions B2B domestiques.

Cet article 153 de la Loi de Finances 2020, voté le 28 décembre 2018, vise évidemment à accélérer la transformation numérique des entreprises et le traitement de la facture, mais aussi à :

  • Renforcer leur compétitivité
  • Piloter plus efficacement leur activité
  • Faciliter les déclarations de TVA
  • Lutter contre la fraude à la TVA.

Qui est concerné par la facture électronique ?

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, auront l’obligation de recevoir des factures au format électronique à partir du 1er juillet 2024.

En ce qui concerne l’émission des factures, les dates diffèrent selon la taille des entreprises :

  • Grands comptes (plus de 5000 salariés) : 1er juillet 2024
  • ETI (250 à 5000 salariés) : 1er janvier 2025
  • PME et TPE (moins de 250 salariés) : 1er janvier 2026.

Deux flux de factures sont concernés par cette loi : les factures fournisseurs et les factures clients.

Facture électronique : comment ça marche ?

La DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) a mis en place un système de transfert des flux (appelé « système en Y »), qui permet aux entreprises de continuer à travailler avec leurs prestataires habituels tout en s’adaptant aux nouvelles règlementations.

Avec ce système, le fournisseur n’adressera donc plus sa facture directement à l’acheteur. Afin d’émettre ses factures et de les transmettre aux entreprises, le fournisseur devra donc passer par :

  • Soit par une plateforme immatriculée privée
  • Soit par le portail public de facturation.

Portail public de facturation : à quoi ça sert ?

Les objectifs du portail public de facturation sont notamment :

  • Ne pas perdre les flux qui transitent déjà par les plateformes existantes
  • Lister toutes les entreprises dans le portail (via les informations enregistrées sur la partie concernant la TVA)
  • S’assurer d’un bon adressage grâce à cette exhaustivité
  • Favoriser la transmission de données à l’administration fiscale (e-reporting).

En effet, un certain nombre de données sont extraites par le portail de facturation, et transmises directement à l’administration fiscale.

💡 A noter : les entreprises devront s’enregistrer auprès du portail public de facturation, qui deviendra un annuaire de l’ensemble des entreprises référencées.

Quelles sont les factures concernées ?

Les flux de factures concernés par cette modification de la législation sont les factures fournisseurs et les factures clients.

Quel impact de la règlementation sur le traitement des factures ?

On l’a vu, la réglementation a pour but d’accélérer le traitement des factures. Plus spécifiquement, le système en place permettra de :

  • Automatiser la diffusion ou la réception des factures
  • Faciliter l’extraction et le contrôle des données
  • Accélérer les délais de paiement
  • Suivre les statuts des factures en temps réel.

Plus précisément, la loi LME du 4 août 2008 prévoit que les délais de paiement d’une facture doivent être de 45 jours fin de mois ou de 60 jours nets à compter de la date d’émission. On le comprend, l’administration pourra avoir une visibilité en temps réel des délais de paiement, en contrôlant les dates d’émission et de règlement.

Faciliter la traçabilité des factures

La dématérialisation des factures doit aussi assurer une meilleure traçabilité. Les informations collectées via le portail public de facturation certifieront la preuve de l’entièreté du paiement.

Cependant, pour valider la conformité de ces données, les entreprises devront mettre en place une Piste d’Audit Fiable. Cette obligation de contrôle interne concerne le traitement de facture : il s’agit de prouver à l’administration fiscale que les opérations facturées ont bien été réalisées.  

La Piste d’Audit Fiable concernera l’ensemble du flux de la facture, et notamment :

  • Horodatage : la traçabilité des documents
  • Historique : les processus de validation internes à l’entreprise, l’expression de besoin (quel service ? Pour répondre à quelle problématique ?)
  • Stockage : empreinte numérique et archivage à valeur probante.

Les flux de factures en entreprises sont un réel enjeu de sécurité, et le but est ici de les normaliser. C’est en les normalisant que les entreprises pourront s’assurer que chacun est bien dans son cœur de métier, et que les besoins exprimés et commandés correspondent à l’activité.

💡 A noter : l’entreprise a l’obligation de tracer le flux des factures, et doit le faire sous un format facilement identifiable.

Optimiser les déclarations via la facturation électronique

On l’a vu, la facturation électronique doit pouvoir accélérer le traitement et le paiement d’une facture.

La facture étant la preuve d’une opération commerciale et tenant lieu de justificatif comptable, notamment pour la récupération de la TVA, elle doit obligatoirement comporter certaines données permettant de s’assurer :

  • Que la facturation est correcte
  • De pouvoir réaliser des contrôles
  • D’une fluidité dans la relation fournisseurs / clients
  • De pouvoir mettre en place des relances efficaces si nécessaire
  • De réaliser un rapprochement des factures
  • De mieux piloter l’ensemble des processus.

Dans le futur, cela permettra aux entreprises de gagner du temps sur la partie déclarative, mais aussi aux collaborateurs de passer moins de temps sur de l’administratif et davantage sur leurs missions principales.

Vous l’avez compris, la dématérialisation des factures fournisseurs est un enjeu fort pour les sociétés, qui devront rapidement se mettre en conformité. Cette loi va permettre d’accélérer considérablement la digitalisation des entreprises, mais aussi de faciliter le travail de la Direction Administrative et Financière.

D’ailleurs, de nombreux autres outils permettent à la DAF de se libérer du temps, et ainsi de se consacrer à ses missions principales. C’est le cas de N2F, application de note de frais, qui permet de diviser par 4 le temps de traitement des dépenses !

Grâce au scan intelligent, les collaborateurs n’ont qu’à prendre leur justificatif en photo, et toutes les données importantes sont extraites. Pour la Direction Administrative et Financière, le gain de temps est précieux : grâce à une connexion avec l’ensemble des logiciels comptables du marché, les données sont extraites instantanément. De plus, l’archivage à valeur probante permet de conserver les justificatifs pendant la durée légale de 10 ans, afin de faciliter la recherche en cas de contrôle fiscal.

Envie d’en savoir plus ? Nos experts ont réalisé pour vous ce guide pour vous donner 10 conseils diviser par quatre le temps de traitement de vos notes de frais !