Processus d’imitation de l’intelligence humaine à partir d’algorithmes avancés, l’IA est aujourd’hui utilisée dans de nombreux secteurs. Industrie, cybersécurité, commerce ou santé… Ces nombreuses applications révolutionnent notre vie quotidienne et notre rapport au travail. Grâce à l’automatisation, la reconnaissance optique de caractères ou les outils conversationnels, l’IA accompagne la digitalisation des entreprises en améliorant leur efficacité et leur compétitivité. Dans les processus financiers, elle se veut désormais incontournable pour faciliter la vie des comptables, notamment dans la gestion des notes de frais. Explications.
Grâce à l’IA, les « machines » sont capables d’analyser des informations, de résoudre des problèmes et de traiter un volume de données inaccessible à l’esprit humain. Ces nouvelles capacités permettent notamment, au sein des entreprises, d’automatiser certaines tâches sans perdre de vue la qualité du service rendu ou des produits vendus.
Pourquoi l’intelligence artificielle joue-t-elle un rôle prépondérant dans la digitalisation des entreprises ?
Concrètement, les tâches répétitives jusqu’alors effectuées manuellement – tâches pouvant être jugées ingrates, fastidieuses ou chronophages – sont automatisées. L’exemple le plus parlant : le chatbot qui répond instantanément aux questions d’un prospect ou d’un client, à toute heure du jour ou de la nuit, et oriente rapidement vers des informations utiles.
Désormais, on assiste à la démocratisation de l’IA dans toutes les strates de l’entreprise. Autre exemple avec la robotique qui facilite le tri et le rangement des marchandises dans les entrepôts… Ou la robotique qui permet d’automatiser des actions administratives, en particulier dans les métiers de la finance.
Depuis plus de 30 ans, les technologies sont utilisées pour optimiser les processus de gestion des documents. Au commencement de cette révolution, des réseaux de neurones artificiels qui parvenaient à identifier automatiquement un certain nombre de données présentes sur les bons de commandes, les feuilles de soins ou les décomptes de Sécurité sociale. Rapidement, le traitement automatisé des factures est apparu et ce, malgré des documents à structures variables suivant chaque client et fournisseur.
Véritable prouesse technologique, ces solutions ont évolué au fil des années pour conjuguer aujourd’hui performance et fiabilité, avec en ligne de mire le même objectif qu’au début de cette nouvelle ère : faciliter le quotidien des comptables et optimiser les opérations financières de l’entreprise.
Accessible financièrement au plus grand nombre, des PME ou grandes entreprises, l’automatisation intelligente des processus de traitement de factures permet aujourd’hui de répondre à des enjeux de coût et de sécurité.
Quels bénéfices apporte l’IA à la comptabilité ?
Autrefois, établir une facture ou traiter une note de frais était un processus long et fastidieux. La saisie manuelle dans les systèmes informatiques, puis la transmission aux collaborateurs concernés, en plus de prendre du temps, augmentait le risque d’erreur.
Grâce à l’IA, les données comptables sont désormais identifiées, analysées et intégrées directement dans le système informatique. Résultat, les services comptables sont plus efficaces et plus performants : il est beaucoup plus facile de classer, valider ou rechercher des informations pertinentes sur une facture en fonction des besoins de l’entreprise. Le traitement des données rapide permet aussi de collecter des factures à la vitesse de l’éclair. Scannés et envoyés automatiquement dans la base de données, des centaines de documents peuvent être traité par lots. Pour les collaborateurs, c’est un moyen de se recentrer sur leur cœur de métier et des missions à forte valeur ajoutée.
Mais les bénéfices de l’IA dans le secteur financier et comptable ne s’arrêtent pas là. Les risques de perdre un document ou de faire des erreurs de saisie sont minimisés, tandis que les éventuelles fraudes sont plus facilement détectées : l’automatisation intelligente a la capacité de contrôler la cohérence d’un document, de surveiller des dépenses non conformes et de détecter des factures ou notes de frais suspectes. Comment ? Grâce au machine learning, l’intelligence artificielle comprend la sémantique et peut donc rechercher des correspondances de données ou repérer des doublons.
En s’appuyant sur ce principe de machine learning et d’algorithmes d’apprentissage automatique, l’IA s’avère être une aide à la prise de décision. Elle collecte des données qu’elle analyse et intègre dans des rapports, des tableaux de bord ou des graphiques prévisionnels, et accompagne les décideurs dans leurs prises de décision. Cette « informatique décisionnelle », nommée aussi Business intelligence (BI), n’est pas réservée aux analystes de données et autres professionnels du secteur. De nombreux collaborateurs utilisent des logiciels BI qui produisent des rapports faciles à interpréter.
Comment N2F se sert de l’IA pour optimiser sa solution ?
Aujourd’hui, la numérisation des documents, les chatbots ou encore la signature électronique sont devenues monnaie courante. Le nouvel enjeu n’est plus de seulement d’automatiser des tâches, les logiciels de comptabilité doivent également conjuguer valeur ajoutée, sécurité, fiabilité et rapidité. Dans le secteur comptable, les notes de frais sont un sujet majeur : leur gestion peut vite s’avérer contraignante, soit par le comptable, soit pour le collaborateur.
Grâce aux dernières évolutions de l’IA et à la reconnaissance optique des caractères (OCR), l’expérience n’a jamais été aussi intuitive pour l’ensemble des parties prenantes. N2F s’appuie sur sa technologie OCR et son moteur d’intelligence artificielle pour proposer une solution unique dédiée aux notes de frais : en quelques secondes, soit le temps de prendre une photo de son reçu papier, le collaborateur déclare instantanément sa dépense auprès du service comptable de l’entreprise. Les informations extraites (dates, montant, taxe, pourboire, litrage de carburant…) sont converties, traitées et vérifiées automatiquement par l’IA, tandis que les indemnités kilométriques sont calculées grâce à une connexion à l’outil Google Maps.
Pour le service comptabilité, plus besoin de procéder aux vérifications habituelles ni de manipuler du papier ! Avec son coffre-fort numérique à valeur probante, inviolable et sécurisé, N2F conserve les données pendant 10 ans avec la valeur légale.
Faire confiance à l’IA et choisir l’application notes de frais N2F, c’est opter pour une organisation comptable simplifiée, efficace et agile. C’est aussi gagner du temps sur le traitement des notes de frais, et donc de l’argent. Vous voulez en savoir plus sur notre scan intelligent ? Contactez-nous vite !
