Le processus de validation et d’approbation des notes de frais représente une étape cruciale pour le respect de la politique de remboursement d’une entreprise. Il s’agit de vérifier chaque dépense engagée, de détecter les erreurs et éventuels oublis de justificatifs, tout en respectant les budgets préalablement fixés. C’est aussi un processus particulièrement pénible et répétitif pour les managers et le service comptable. Voici une série de bonnes pratiques à suivre pour mettre en place un processus de validation des notes de frais plus efficace pour tous.
Les différents processus de validation des notes de frais
Même s’il varie selon la taille de la structure, le processus de validation des notes de frais recouvre deux types de contrôles distincts :
- L’approbation faite par le manager, pour s’assurer de la légitimité de la note de frais et déterminer si le collaborateur a bien engagé cette dépense dans le cadre de ses fonctions
- La validation purement comptable qui consiste à vérifier toutes les données fiscales : les montants, la TVA, la TVA récupérable, afin d’injecter ensuite ces données en comptabilité
Au sein de grandes sociétés, une étape supplémentaire d’approbation par le manager N+2, souvent le responsable de service, peut être ajoutée au workflow. Dans des petites structures, il n’est pas rare que le directeur s’occupe directement de l’approbation des notes de frais et confie la vérification comptable à un expert-comptable externalisé.
Certaines sociétés préfèrent que les notes de frais soient d’abord approuvées par un supérieur hiérarchique avant de passer par le service comptable, quand d’autres choisissent de faire l’inverse, en demandant aux assistants ou aux comptables de s’assurer en premier lieu que les notes de frais ont été correctement remplies et que les justificatifs ont bien été joints. Les deux systèmes se valent.
Validation des notes de frais : les bonnes pratiques à mettre en œuvre
Si vous n’avez pas encore dématérialisé la gestion de vos notes de frais, cela signifie probablement que vos collaborateurs impriment des fichiers Excel, qu’ils glissent dans une enveloppe avec leurs justificatifs papier. Ces éléments vont ensuite transiter de service en service, avec un risque de perte de documents accru.
Au préalable, il convient d’avoir mis en place une politique de remboursement clairement définie, à laquelle l’ensemble des collaborateurs peut se référer. Sous forme de note de service directement pré-enregistrée dans le fichier Excel, la politique de frais permet d’éviter tous conflits entre le manager et le collaborateur, et fait gagner du temps à tous les niveaux.
#1 – Standardiser les notes de frais
Une première bonne pratique consiste ensuite à imposer un format unique de rapports de notes de frais. En donnant des outils en amont pour standardiser les notes de frais, vous faciliterez le travail de vérification en aval. En l’absence d’un logiciel de gestion de notes de frais, Excel est bien souvent la solution retenue.
#2 – Regrouper les notes de frais par équipe ou par projet
Lorsque des collaborateurs de différents services interviennent sur un même projet, il peut être intéressant de créer une synthèse par service ou par projet, pour que l’approbation puisse se faire le plus rapidement possible par le chef de service.
#3 -Mettre en place un système de double approbation
Selon la taille de la société, il peut être intéressant de doubler l’approbation du manager, par celle du responsable de service. Etant donné que chacun engage sa responsabilité à chaque étape de validation, lorsque la note de frais dépasse un certain montant, il peut être également pertinent de la faire valider à un responsable hiérarchiquement plus élevé.
La puissance d’un logiciel de gestion des notes de frais pour des processus de validation plus efficients
Avec un logiciel de gestion des notes de frais tel que N2F, vous avez la possibilité de personnaliser l’ordre des étapes d’approbation et de vérification administrative. Vous pouvez ensuite paramétrer et automatiser les différentes étapes d’approbation, selon les besoins de votre structure.
Validation par projet et par équipe : faire en sorte que chaque note de frais soit validée par le bon manager
Traditionnellement, chaque collaborateur est rattaché à un service. Du moment où il soumet une note de frais, le logiciel N2F détecte le service associé au collaborateur et envoie la note de frais au bon manager. Mais si le collaborateur fait une note de frais à destination de plusieurs services, N2F offre la possibilité de splitter la note de frais en plusieurs parties, en fonction du service d’affectation de la dépense. Les dépenses vont alors partir pour approbation auprès du bon manager. Pour ce faire, il suffit que le collaborateur renseigne lors de la saisie de la note de frais, soit le service, soit le nom du projet, auquel sa note de frais est rattachée. Ainsi, si un collaborateur saisit plusieurs dépenses par projet, il est possible d’envoyer chacune des dépenses vers le responsable de projets, de façon automatique.
Lors de cette phase d’approbation, N2F permet également de paramétrer une deuxième ou une troisième étape d’approbation, lorsque la note de frais dépasse un certain montant. L’entreprise peut ainsi décider qu’au-delà de 1000 euros, une note de frais parte immédiatement pour validation auprès du N+2.
Dépassement de plafond des notes de frais
Pour s’assurer que la politique de note de frais est bien respectée, N2F offre la possibilité d’envoyer les notes de frais dépassant les plafonds fixés auprès d’une personne en particulier. Par exemple, si l’entreprise a décidé dans sa politique de remboursement qu’une note de restaurant ne devait pas excéder 25 euros, et que le collaborateur saisit une dépense à 30 euros, le manager désigné pourra décider au cas par cas de relever ou non le montant du plafond.
Remboursabilité des notes de frais selon la méthode de paiement utilisée
Pour plus de fluidité dans le processus de validation, vous pouvez paramétrer que :
- Toutes les dépenses remboursables, effectuées avec une méthode de paiement personnelle, soit envoyées à tel manager
- Toutes les dépenses non-remboursables, effectuées avec une méthode de paiement professionnelles, soit envoyées auprès de tel autre manager
Notes de frais refacturables au client
Il peut arriver que certaines notes de frais soient refacturables au client. Dans ce cas, il suffit que le collaborateur coche la case « refacturable » lorsqu’il saisit sa note de frais. En fin de projet, N2F permet alors d’exporter une synthèse des dépenses refacturables au client, qu’il sera possible de joindre à la facture. En fonctionnant avec un workflow conditionné à cette notion de refacturation, il est possible de faire transiter toutes les notes de frais concernées vers un manager désigné, afin de disposer d’un contrôle supplémentaire.
Comptabilisation des notes de frais
La fin du processus de validation réside dans la comptabilisation des notes de frais, par le service comptable. Il s’agit de générer les fichiers d’écriture comptable – qu’il sera possible d’injecter directement en comptabilité – ainsi que les fichiers de virement SEPA pour rembourser les collaborateurs. N2F permet ainsi un circuit complet jusqu’au remboursement de la note de frais.
4 bonnes raisons d’adopter la solution de gestion des notes de frais N2F
- Zéro papier : grâce à la dématérialisation, plus besoin de transférer des papiers manuellement d’un service à l’autre, tout se fait automatiquement depuis le smartphone des collaborateurs. Vous vous affranchissez de tout risque de pertes de justificatifs, puisque tout est stocké dans des data centers sécurisés.
- Information en temps réel sur le traitement des notes de frais : synchronisée avec le smartphone de chaque collaborateur, N2F permet de connaître à tout instant le statut d’une note de frais. Les salariés savent si leur manager a approuvé leur note de frais ou pas, et reçoivent une notification si une dépense a été refusée.
- Gain de temps à chaque étape de validation : grâce au scan intelligent de N2F, les données importantes sont automatiquement surlignées sur le justificatif. Plus besoin de perdre du temps à chercher le montant, la date ou la TVA, la vérification se fait en un coup d’œil.
- Des délais de remboursement plus courts : l’approbation du manager peut se faire en quelques clics depuis son smartphone. Ainsi, même si les responsables sont souvent en déplacement, cela n’impacte pas le délai de traitement des notes de frais. Le manager reçoit des notifications pour lui dire qu’il a une note de frais en attente d’approbation, il se connecte depuis son application mobile et peut contrôler rapidement les frais et approuver la note.
De l’application mobile au logiciel de comptabilité, N2F permet de gagner un temps précieux lors du processus de validation des notes de frais. Grâce à des options poussées, vous pouvez paramétrer un workflow de validation personnalisé, pour gagner toujours plus en efficacité. Toujours pas convaincu ? Demandez une démonstration gratuite de notre logiciel !