La note de frais est utilisée par nombre d’entreprises en France. Pour autant, beaucoup d’entre elles n’ont pas encore su trouver les solutions pour une gestion de note de frais capable de leur faire gagner un temps précieux et donc, de réaliser des économies. Revenons sur la manière de faire une note de frais et sur le logiciel N2F capable de révolutionner la gestion des frais de vos salariés.
Rappel de la définition de la note de frais
Commençons par redéfinir ce qu’est la note de frais. Il s’agit d’un document qu’un salarié fournit au service comptabilité de l’entreprise pour demander le remboursement d’une dépense personnelle effectuée dans le cadre de son travail.
La note de frais peut concerner différentes dépenses, à l’image des frais de repas, des frais de déplacement (en voiture, en train, en taxi, en avion, etc.), des frais d’hébergement, de l’achat de fournitures ou de consommables.
Pour information, le montant remboursé dans le cadre des notes de frais est exonéré de cotisations de Sécurité sociale.
Les frais réels et les frais forfaitaires
Il existe aujourd’hui deux manières de gérer les notes de frais dans son entreprise. La première consiste à rembourser les frais réels. Dans ce cas, la gestion note de frais impose au salarié de présenter une fiche de frais et des justificatifs. Le remboursement se fera en fonction du montant réellement dépensé.
La seconde solution consiste à octroyer un forfait au salarié, celui-ci n’aura alors pas de justificatifs à fournir. Peu d’entreprises choisissent cette solution. En effet, si elle s’avère plus souple dans la mesure où la gestion de note de frais disparaît, elle est peu flexible et ne s’adapte pas aux dépenses qui peuvent varier sensiblement selon les périodes. Notez que, si vous envisagez cette solution, une grille de remboursement est déterminée par l’URSSAF, l’entreprise n’est pas décisionnaire en la matière. Ainsi, par exemple, en 2019, si le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail, le montant de l’indemnité est de 6,60 €. Au-delà de ce montant, le dépassement est considéré comme avantage en nature et donc soumis aux charges sociales. Si le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant, le montant de l’indemnité s’élève cette fois à 18,80 €. Autre exemple : si un salarié se rend à l’hôtel pour une nuit dans le cadre de son travail, il peut prétendre à un remboursement de 50 €, cela inclut la chambre et le petit-déjeuner.
Les justificatifs à apporter
La gestion de notes de frais est très spécifique, afin d’éviter tout problème avec l’URSSAF, mieux vaut connaître les règles en la matière et éviter ainsi toute erreur. Et cela commence par maîtriser les justificatifs qui doivent nécessairement accompagner une fiche de frais.
Ainsi, pour qu’une note de frais puisse être prise en compte par l’entreprise et qu’elle puisse récupérer la TVA sur cette dépense, il est indispensable de fournir une facture attestant de celle-ci. Cette facture doit faire apparaître clairement le montant payé et le montant ainsi que le taux de TVA. Un employé qui se rend au restaurant dans le cadre de son travail et invite un client doit spécifier le nom du convive, sa fonction et le nom de son entreprise.
Comment présenter sa note de frais ?
Il existe différentes manières de présenter une fiche de frais. Vous pouvez simplement utiliser un modèle de note de frais sur lequel vous inscrirez votre nom, le lieu du déplacement, la nature des dépenses, les montants et la date. Vous pouvez aussi créer un document Excel pour noter vos frais. Il n’y a, à ce sujet, pas de règle officielle. Pour l’URSSAF, ce n’est pas réellement la forme qui prime, mais le contenu. L’objectif est de pouvoir présenter une fiche de frais qui comporte les éléments règlementaires pour identifier une dépense et s’assurer qu’elle a bien été réalisée dans un cadre professionnel et dans l’intérêt de l’entreprise.
Note de frais, les erreurs à ne pas commettre ?
Aujourd’hui encore, la gestion de notes de frais n’est pas encore maîtrisée. L’erreur la plus fréquente est la perte du justificatif. Or, sans celui-ci, l’entreprise ne peut prétendre au remboursement de la TVA ni la récupération comptable de la charge. Certaines font le choix de rembourser malgré tout leur salarié, d’autres décident que, sans note de frais complète, ceci n’est pas possible. Autre erreur souvent rencontrée en matière de gestion de fiche de frais : le dépassement de la limite d’exonération de charges sociales. Une gestion à l’ancienne, sur papier, ne permet pas de déterminer, au fur et à mesure, le montant dépensé par chaque salaire. Le risque est donc de dépasser les plafonds et de générer ainsi des dépenses imprévues. Enfin, certaines entreprises n’ont pas “éduqué” leurs salariés en matière de frais professionnels. Ainsi, nous pouvons constater une méconnaissance du système ce qui engendre des dépenses non prises en charge par les entreprises.
Comment améliorer la gestion des notes de frais ?
Il existe aujourd’hui une solution pour gagner du temps et économiser de l’argent : la gestion de note de frais en ligne. C’est simple, rapide et efficace. N2F vous propose de tester gratuitement son application de gestion de note de frais, vous comprendrez rapidement que cela va révolutionner votre comptabilité.
Ce logiciel intuitif permet de parer à toutes les éventualités et d’empêcher toute erreur. Tout d’abord, lorsqu’un salarié réalise une dépense, il peut prendre en photo la facture avec son smartphone et saisir les informations directement en ligne. Cela ne prend que quelques instants, aucun risque donc de perdre un justificatif.
D’autre part, N2F permet d’appliquer des plafonds de dépenses, le salarié est alerté en direct, ce qui évite le coût lié aux dépassements et les éventuels conflits internes.
Avec cette application de gestion de notes de frais, les notes sont classées par catégorie, le salarié sait donc ce qu’il peut passer ou non en note de frais, cela évite, là encore, les erreurs.
Enfin, tout est transmis automatiquement, plus de gestion papier, la dématérialisation permet un meilleur archivage et limite les erreurs qui coûtent cher aux entreprises. En effet, une gestion inefficace des notes de frais coûte en moyenne 48 € et prend 18 minutes, par fiche de frais.
