Le processus des notes de frais en entreprise est encore souvent tributaire du papier. Concrètement, le collaborateur récupère le justificatif de sa dépense et la reporte dans un tableau. Après validation du manager, c’est la comptabilité qui doit vérifier que la note de frais est valide.
Et c’est tout un process ! Entre les documents à vérifier, les justificatifs sur lesquels il faut s’abîmer les yeux, les tableaux dans lesquels il faudra rentrer des informations, et bien sûr le stockage des justificatifs, la tâche est ardue et chronophage.
Mais surtout, pas question de faire n’importe quoi ! Un justificatif de note de frais doit être conservé pendant 10 ans, en cas de contrôle.
Dans cet article, on vous donne tous nos conseils pour assurer l’intégrité de vos notes de frais, que vous utilisiez encore des solutions papier ou que vous soyez passés à une solution de note de frais dématérialisée.
Notes de frais : que dit la loi ?
Dans l’exercice de ses fonctions, un salarié peut réaliser des dépenses pour le compte de l’entreprise : déplacements, repas, hébergement, fournitures… L’employeur est alors tenu de lui rembourser ses dépenses, soit au réel, soit via un remboursement forfaitaire.
🔎 Concrètement, une note de frais est donc le document indiquant l’ensemble des frais professionnels d’un collaborateur sur une période donnée (ex : janvier 2022).
Afin de lutter contre la fraude, les notes de frais sont strictement encadrées par la loi, et les entreprises peuvent être visées par des contrôles fiscaux ou de l’URSSAF pour vérifier la validité des remboursements.
Pour être considérées comme valides, les notes de frais doivent :
- Être justifiées par les besoins de l’entreprise
- Correspondre à des frais engagés pour l’activité de l’entreprise
- Être raisonnables (respecter une politique de frais et des plafonds)
- Être obligatoirement doublées de justificatifs, qui visent à prouver que les dépenses ont réellement eu lieu.
Les dépenses professionnelles remboursables en notes de frais sont notamment :
- Frais de déplacement (avion, train, péage, essence, etc.)
- Indemnités kilométriques dans le cas où le salarié prend son propre véhicule
- Frais de restauration et de réception (repas avec des invités)
- Frais d’hébergement.
Quelle forme doivent prendre les notes de frais ?
En France, la loi ne prévoit pas une forme particulière pour les notes de frais. C’est l’entreprise qui fait le choix du support : à la main, document Excel, ou encore logiciel de note de frais.
Bien sûr, il est conseillé de standardiser le processus, afin de le normaliser et de faciliter le travail de la comptabilité. C’est d’ailleurs pour cela que le tableau Excel a été si souvent utilisé, bien qu’il ait démontré ses limites !
A quoi correspond une note de frais valide ?
Tout d’abord, il faut savoir qu’une note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif original qui prouve la dépense (facture ou reçu).
💡 A noter : si les frais sont remboursés au forfait, l’entreprise n’a pas besoin de présenter de justificatifs sous certains plafonds.
Ces justificatifs vous serviront à justifier les frais remboursés au réel en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal. Indispensable pour s’assurer que les dépenses ont bien eu lieu, qu’elles sont justifiées et exonérées de cotisations sociales !
En cas de perte du justificatif, trois solutions sont possibles :
- Contacter le fournisseur pour établir un nouveau justificatif
- Fournir un relevé bancaire (date et montant de la transaction)
- Réaliser une attestation sur l’honneur.
Ces deux dernières solutions sont réservées aux petits montants.
La meilleure solution pour être sûr de ne jamais perdre un justificatif, c’est de le numériser ! Attention toutefois, il faut respecter des normes précises pour être qualifié de justificatif à valeur probante. Cet archivage à valeur légale peut vous être fourni par une solution de note de frais telle que N2F.
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Quelles sont les mentions obligatoires sur une note de frais ?
Quelle que soit l’organisation choisie par l’entreprise pour que les collaborateurs présentent leurs dépenses, les notes de frais doivent comporter certaines mentions obligatoires :
- Dépenses de repas : lorsque le collaborateur invite des personnes au restaurant, il devra mentionner sur la dépense le nom des invités ainsi que le motif de l’invitation (ex : réunion client). Le nom de l’établissement doit aussi être spécifié.
- Dépenses d’hébergement : elles ne sont remboursables que dans les cas où le salarié est à plus de 50km et ne peut regagner son domicile, ou lorsque les transports ne lui permettent pas de rentrer chez lui en moins de 1h30. A noter que l’entreprise ne peut prétendre à un remboursement de la TVA sur ces dépenses.
- Indemnités kilométriques : elles couvrent toutes les dépenses du véhicule du salarié (carburant, entretien, assurance). Les barèmes sont mis à jour chaque année, et diffèrent selon le type de véhicule, la distance parcourue, etc. La note de frais devra comporter le motif du déplacement, le lieu de la mission, le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule (justifiée par la carte grise).
- Autres dépenses : le collaborateur devra impérativement présenter le justificatif pour toute dépense réalisée dans le cadre de ses missions et qu’il souhaite se faire rembourser.
💡 A noter : les déplacements domicile / travail ne donnent pas lieu à une indemnisation.
Quelles sont les sanctions si l’entreprise ne peut pas présenter les justificatifs ?
Si les justificatifs des dépenses ne sont pas présentés, l’administration fiscale pourra considérer qu’il s’agit d’une fraude (dépense fictive ou rémunération déguisée). Dans ce cas, elle pourra remettre en cause la déduction de la TVA, et reconstituer l’assiette de l’impôt en incluant les dépenses déduites illégalement du résultat.
L’URSSAF peut demander le paiement des cotisations sociales sur l’ensemble des dépenses remboursées, qui n’étaient donc pas justifiées.
Comment conserver les justificatifs ?
La loi prévoit que les entreprises conservent les justificatifs pendant 10 ans. Le but ? Pouvoir les présenter en cas de contrôle, afin d’assurer qu’il n’y a pas de fraude.
Depuis 2017, la loi autorise les entreprises à conserver tous leurs documents comptables sous format numérique. Pourtant, nombreuses sont celles qui les conservent encore sous format papier ! Or, en plus de représenter une organisation chronophage, cela représente aussi des coûts importants (impression des billets de transport, par ex, mais aussi location des locaux, etc.).
En choisissant de vous doter d’une solution de gestion de note de frais, vous profitez d’un stockage en ligne avec un archivage à valeur légale. En plus de vous permettre d’économiser sur les coûts et le temps de stockage et de tri du papier, vous gagnez du temps en cas de contrôle puisqu’il vous sera très facile de ressortir les justificatifs sur une période donnée !
Convaincu.e de l’importance de dématérialiser vos notes de frais ? Nos experts ont réalisé pour vous ce guide complet et vous donnent 10 critères pour bien choisir votre solution de note de frais !
