En matière de gestion de notes de frais, il existe des règles strictes à suivre durant toutes les étapes du processus. La conservation des notes de frais est, elle aussi, soumise à des règles spécifiques, découvrez pourquoi, comment et combien de temps vous devez conserver vos justificatifs.

Justificatif de note de frais : petit rappel

Avant toute chose, revenons à la définition du justificatif de note de frais. Lorsque vos employés se déplacent dans le cadre professionnel, ils peuvent déclarer des notes de frais et se faire rembourser par votre structure. Pour prouver cette dépense, mais aussi pour que vous puissiez vous faire rembourser du montant de la TVA et bénéficier d’exonérations, vous devez être en possession de justificatifs de notes de frais.

Mais, à quoi ressemble un tel justificatif ? Il s’agit d’un document qui atteste de la dépense. Il peut ainsi s’agir d’un ticket de caisse, d’un reçu au restaurant, d’une facture d’hôtel, de billet de train, d’avion, de taxi, etc. Ce justificatif doit clairement faire apparaître le nom de l’entité auprès de laquelle la dépense a été effectuée, le jour, l’heure et le montant avec et sans TVA.

À cela s’ajoutent certaines précisions. Pour un repas au restaurant, votre salarié doit indiquer le nom des convives, leur fonction et le nom de leur entreprise. Pour les frais kilométriques, il faut justifier du motif du déplacement et du lieu de la mission ainsi que le kilométrage réalisé et la puissance fiscale du véhicule. Enfin, pour un hébergement, le nombre de nuitées et l’ensemble des frais doivent apparaître sur le justificatif de note de frais.

Comment conserver les justificatifs de notes de frais ?

Il existe deux solutions pour conserver les notes de frais et leurs justificatifs. Il est naturellement possible de les conserver sur papier, comme cela était de coutume auparavant. Toutefois, cela demande un travail fastidieux et implique certaines dépenses. En effet, chaque justificatif devait être imprimé. Si certains sont déjà sur papier, avec une réservation en ligne, les billets de train ou d’avion par exemple sont envoyés par mail. De plus cela nécessite de disposer d’un espace suffisant pour archiver des notes de frais parfois nombreuses selon la structure de l’entreprise et le nombre de salariés amenés à effectuer des notes de frais. Enfin, soulignons que cela n’est pas écologique. Pourquoi imprimer à une époque où tout se digitalise ?

Depuis 2017, l’archivage numérique est autorisé. Ainsi, vous pouvez scanner les factures et les conserver en PDF. Cela résout les problèmes écologique et économique. Mais pas le problème du temps passé à scanner. Nous verrons un peu plus loin quelle solution envisager pour une gestion notes de frais optimale.

Combien de temps devez-vous conserver vos notes de frais ?

C’est ici l’article L123-22 du Code de commerce qui fait foi. Et celui-ci est très clair en la matière : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans« . S’il est important de se conformer à cette règle, le fait d’archiver de manière numérique les justificatifs de notes de frais permet de gagner de l’espace, il est donc moins contraignant de les conserver sur une longue période. Il est à noter que ce délai est réduit à année courante + 3 ans d’un point de vue fiscal pour une conservation informatisée (6 ans sinon).

Pourquoi conserver ses justificatifs de notes de frais ?

Si vous êtes amené à rembourser des dépenses à vos salariés, cela doit être justifié d’une manière ou d’une autre. La comptabilité d’une entreprise est très stricte, toute dépense doit faire l’objet d’une facture.

En cas de contrôle URSSAF, vous devez être à même de présenter tous les documents qui vous seront demandés. De manière numérique ou sur papier, les contrôleurs feront un point sur votre comptabilité et veilleront à ce que chaque remboursement de note de frais soit lié à une facture. De plus, ces contrôleurs s’assureront que la dépense est bien liée à l’activité de l’entreprise. Pourquoi de tels contrôles ? Tout simplement parce que les notes de frais ouvrent droit à des exonérations de cotisations sociales, il est donc nécessaire de s’assurer qu’aucune fraude n’est réalisée.

D’autre part, comme toute dépense dans une entreprise, si de la TVA a été facturée, celle-ci est récupérable. Or, une fois de plus, cela doit être prouvé. Le justificatif de note de frais doit donc être conservé pour prouver la dépense, mais aussi, et surtout le montant de la TVA appliquée.

Quelle solution pour conserver ses justificatifs de notes de frais ?

Nous l’avons évoqué précédemment, il existe encore aujourd’hui des méthodes archaïques pour gérer ses notes de frais.

N2F vous propose de révolutionner cette gestion. De fait, avec notre application de gestion de note de frais, plus besoin d’imprimer, de scanner, etc., le service comptabilité de votre entreprise voit son travail allégé. Cela lui permet de se concentrer sur les tâches essentielles et de gagner en temps et en efficacité.

L’application N2F accompagne vos salariés dans tous leurs déplacements. C’est un atout non négligeable, comme vous allez le constater. Cette appli dispose d’une fonction scan. Ainsi, lorsque votre salarié va au restaurant, dès qu’il quitte l’établissement, il ouvre son application, scanne sa facture et crée une note de frais simplement et rapidement. L’information est diffusée en direct aux services concernés de votre entreprise qui peuvent prendre connaissance de cette note de frais. À eux ensuite de la vérifier et de la valider le cas échéant afin que le salarié puisse être remboursé.

Application N2F : une solution plus fiable

Nous avons évoqué la conservation des justificatifs de notes de frais durant 10 ans. 10 ans, c’est très long. Vous avez le temps de perdre vos justificatifs. Mais votre salarié aussi peut perdre son reçu, ce qui va poser un problème au moment du remboursement. De fait, soit vous le remboursez tout de même, mais ne pouvez bénéficier d’exonération et du remboursement de la TVA, un cout important. Soit vous ne remboursez pas, mais vous prenez le risque d’engendrer un conflit interne.

Choisissez la fiabilité et la simplicité pour créer un environnement de confiance et maîtriser la gestion de vos notes de frais de A à Z.