Les collaborateurs – salariés, associés, dirigeants… – peuvent être amenés à utiliser un véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Dans la mesure où les trajets sont effectués dans l’intérêt de l’entreprise, ils ouvrent droit à un remboursement par la société… sous réserve d’établir correctement les notes de frais kilométriques. Indemnité forfaitaire ou frais réels : comment les différentes dépenses sont-elles prises en charge ? Quelles sont les conditions à remplir pour se faire rembourser ? Comment bien remplir un modèle de note de frais kilométrique ? Réponses !
Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
Pour bien remplir un modèle de note de frais kilométrique, encore faut-il connaître les modalités de remboursement de ces dépenses de déplacement… Conditions à respecter et méthodes de calcul : le point sur les notes de frais kilométriques.
Frais kilométrique : définition
Les frais kilométriques sont les dépenses engagées par un collaborateur de l’entreprise lorsqu’il effectue un déplacement professionnel avec son véhicule personnel. En utilisant son propre véhicule, le collaborateur paye du carburant et use sa voiture. Dans la mesure où ces dépenses de déplacement sont engagées dans l’intérêt de l’entreprise, l’entreprise doit lui rembourser ses frais kilométriques.
Le montant à rembourser est calculé sur la base de 2 éléments : la puissance fiscale, qui correspond au nombre de chevaux du véhicule, et les distances parcourues en kilomètres. Le remboursement est effectué de 2 manières au choix :
- L’entreprise a mis en place un forfait interne spécifique. Une convention collective, notamment, peut prévoir un barème spécifique et obligatoire dans l’entreprise : on parle de barème conventionnel.
- La note de frais kilométriques est remboursée en application du barème kilométrique de l’administration fiscale, aux frais réels. Le barème fiscal des indemnités kilométriques est publié annuellement, au mois de février en général. Il s’applique pour l’année en cours : les montants des indemnités doivent donc être régularisés sur cette base pour les mois qui précèdent.
A quoi correspondent les indemnités kilométriques ?
Le barème des indemnités kilométriques permet de calculer simplement le montant à rembourser pour l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle. Le calcul des indemnités kilométriques inclut les dépenses suivantes :
- Les frais de carburant.
- Les coûts engendrés par l’usure du véhicule : entretien et nettoyage, remplacement des pneus, réparations, décote…
- L’assurance auto.
Les indemnités kilométriques telles que déterminées par l’administration fiscale ne prennent pas en compte les dépenses annexes telles que les frais de stationnement, le prix du parking ou encore les péages. Dès lors que ces dépenses sont engagées par le collaborateur dans le cadre de déplacements professionnels, elles ouvrent également droit à remboursement : elles donnent lieu à des notes de frais distinctes, sur présentation de justificatifs des dépenses.
Quels sont les trajets concernés ?
Une note de frais kilométriques peut être établie dès que le collaborateur effectue un trajet pour les besoins de son activité professionnelle, avec son véhicule personnel : pour se rendre à un rendez-vous client ou chez un fournisseur, dans le cadre d’un voyage professionnel, pour rejoindre un site de l’entreprise…
Attention : sauf exceptions, les trajets domicile-travail ne sont pas remboursés en tant que frais professionnels.
Comment remplir un modèle de note de frais kilométrique ?
Vous pouvez trouver en ligne un modèle de note de frais kilométriques gratuit, généralement sous forme de tableur. Découvrez comment remplir le document.
Les éléments figurant dans votre déclaration des notes de frais kilométriques
La note de frais kilométriques inclut, en en-tête, l’ensemble des éléments d’identification du collaborateur et de son véhicule. Attention ! Le véhicule doit être immatriculé au nom du collaborateur ou de son conjoint.
Les trajets ouvrant droit à remboursement sont ensuite listés sous forme de tableau : les indemnités kilométriques sont calculées en fonction du nombre de chevaux du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus, en application du barème fiscal ou conventionnel.
Certains modèles de notes de frais kilométriques incluent également la liste des dépenses annexes : péages, stationnement… La note de frais peut en outre inclure les repas pris dans le cadre du déplacement professionnel.
Quelle que soit la dépense à rembourser, elle doit être justifiée. La carte grise du véhicule, par exemple, doit pouvoir être produite en tant que preuve de l’utilisation du véhicule personnel. Des tickets de parking peuvent être exigés pour justifier ces dépenses, le cas échéant. Chaque justificatif doit mentionner la date du déplacement, le motif (le nom du client, éventuellement) et la distance parcourue.
Modèle de note de frais kilométrique gratuit
Voici un modèle de note de frais kilométriques gratuit, sous format Excel. Vous pouvez le télécharger et le remplir pour chacun de vos déplacements professionnels.
Simplifier le process de gestion des notes de frais kilométriques
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- Le module Google Maps calcule les distances.
- Le montant des indemnités kilométriques est calculé automatiquement sur la base du barème fiscal en vigueur – ou sur la base de votre barème personnalisé.
- Les justificatifs sont joints de manière dématérialisée, en quelques clics.
- Les notes de frais sont transmises aux services administratifs, qui procèdent aux remboursements en quelques clics.
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