Getfluence heeft N2F gekozen voor het beheer van zijn onkostennota’s
Getfluence, de eerste wereldwijde marktplaats voor campagnes met gesponsorde content, werd in 2018 in Frankrijk opgericht. Vandaag ondersteunt het platform vanuit Toulouse, Madrid en Parijs de SEO- en GEO-projecten van zijn klanten op de Franse en internationale markt. In 2022 groeide het bedrijf snel en koos het voor N2F om het beheer van zijn onkostennota’s te herstructureren en te centraliseren.
- Sector: Digitale marketing
- Opgericht in 2018
- Vestigingen: Frankrijk, Spanje, Italië
- Diensten: Gesponsorde content / SEO
De uitdaging
Door de snelle groei van het personeelsbestand en de nieuwe dochterondernemingen moest Getfluence zijn financiële processen herstructureren en standaardiseren, met name het beheer van onkostennota’s.
“Ik ben verantwoordelijk voor de afdelingen financiën, boekhouding en HR, en ik werk ook samen met een externe accountant. Ik ben de hoofdgebruiker die de onkostennota’s controleert, nakijkt, de terugbetaling ervan goedkeurt en ze boekt.”
Fabien Ricq, CFO
Vóór N2F
Oorspronkelijk werden de onkostennota’s in Excel beheerd, wat goed werkte voor het bedrijf in opbouw. Maar toen Getfluence ongeveer 50 medewerkers telde, vooral door de uitbreiding van het aantal verkoopfuncties in de dochterondernemingen, werd duidelijk dat het bedrijf specifieke software nodig had.
Waarom N2F?
De gestelde criteria:
- Eenvoudig in gebruik, ook voor beginners
- Gedetailleerde analyses voor de rapportering
- Vlotte koppeling met de bestaande boekhoudsoftware
“Toen ik bij Getfluence begon, legde mijn voorganger in een paar minuten uit hoe N2F werkte, en dat was heel duidelijk. Het platform is heel eenvoudig in gebruik, ook voor beginners zoals ik.”
Fabien Ricq
Onkostennota’s beheren met N2F
Vanuit boekhoudkundig oogpunt
Analytisch beheer en boeking
“We hebben momenteel 14 gebruikers van de oplossing. Met N2F hoeven we uitgaven niet meer één voor één in te voeren.”
“Met N2F kan ik tot op een heel gedetailleerd niveau gaan, en dat vind ik belangrijk. Ik vond het heel eenvoudig in gebruik, hoewel ik nooit eerder met dit soort tool had gewerkt. Het is heel handig om gegevens op te splitsen in analytische assen. Mijn analytische codes zijn al toegewezen en de gegevens gaan automatisch naar mijn boekhoudsysteem, zodat ik bijna niets meer hoef te doen.”
Fabien Ricq
Naleving van het onkostenbeleid
“Als u een onkostenbeleid met drempels hebt, kunt u alles instellen en eenvoudig aanpassen in het platform. Zodra er een limiet is ingesteld, vormt die een vangnet dat verwarring of afwijkingen in het beheer van onkostennota’s voorkomt.”
Fabien Ricq
Verwerkingssnelheid
“De verwerking van de onkostennota’s kost me elke maand hooguit 30 tot 45 minuten, inclusief controle, goedkeuring, export van de gegevens, import in het boekhoudsysteem en uitvoering van de terugbetalingen. N2F maakt een XML-bestand aan en dat laad ik op bij mijn bank.”
Fabien Ricq
Vanuit het oogpunt van de gebruiker
“Wanneer er een nieuwe medewerker begint, is er een financiële onboardingfase. Ik maak het N2F-account aan en leg in ongeveer tien minuten de belangrijkste functies van het platform uit. Ik heb nooit bijkomende vragen of negatieve feedback gekregen. Iedereen werkt vlot met N2F.”
Fabien Ricq
Het oordeel van Getfluence
Vanuit boekhoudkundig oogpunt
“N2F is gebruiksvriendelijk, ook voor beginners, met een zeer goede ergonomie. Het is heel eenvoudig en de medewerkers vinden er gemakkelijk hun weg in.”
Fabien Ricq
Favoriete functie
“Ik denk momenteel na over hoe onze analyses zich zullen ontwikkelen. Ik ben tevreden met de huidige instellingen, maar ik wil ons gebruik van N2F uitbreiden met toewijzingen per afdeling, zodat we budgetten per afdeling kunnen opstellen.”
Fabien Ricq
Andere klantcases
NAOS
Huidverzorging
NAOS heeft voor N2F gekozen om zijn internationale onkostenbeheer te centraliseren en te stroomlijnen
Babolat
Industrie
Babolat heeft voor N2F gekozen om zijn internationale onkostennota’s wendbaar te digitaliseren
M. Chapoutier
Voeding
M. Chapoutier heeft voor N2F gekozen om tijd te besparen en het beheer van de beroepskosten te stroomlijnen
