GetFluence a choisi N2F pour la gestion de ses notes de frais
Getfluence, première marketplace mondiale dédiée aux campagnes de contenus sponsorisés, a été fondée en 2018 en France. Aujourd’hui présente à Toulouse, Madrid et Paris, la plateforme accompagne les projets SEO et GEO de ses clients sur les marchés français et internationaux. En pleine expansion, la société a choisi N2F en 2022 pour structurer et centraliser la gestion de ses notes de frais.
- Industrie : Marketing digital
- Fondée en 2018
- Présence : France, Espagne, Italie
- Activités : Contenus sponsorisés / SEO
Le défi
Face à une croissance rapide des effectifs et à l’ouverture de nouvelles filiales, Getfluence avait besoin de structurer et homogénéiser ses processus financiers, en particulier la gestion des notes de frais.
« Je supervise la fonction finance, comptabilité et RH, et travaille également avec un comptable externalisé. Je suis l’utilisateur principal sur la vérification, le contrôle, la mise au paiement et la comptabilisation des notes de frais. »
— Fabien Ricq, DAF
Avant N2F
Historiquement, les notes de frais étaient gérées sur Excel, ce qui convenait à la structure en développement. Mais lorsque Getfluence a compté une cinquantaine de salariés, notamment avec l’ouverture de profils commerciaux en filiales, le besoin d’un logiciel dédié s’est imposé.
Pourquoi N2F ?
Les critères recherchés :
- Simplicité d’utilisation, y compris pour des novices
- Analytiques fines pour le reporting
- Intégration fluide avec l’outil comptable existant
« Lorsque je suis arrivé chez Getfluence, mon prédécesseur a passé quelques minutes pour m’expliquer comment fonctionnait N2F, et c’était très clair. La plateforme est très simple d’utilisation, même pour des novices comme moi. »
— Fabien Ricq
La gestion des notes de frais avec N2F
Côté comptabilité
Gestion analytique et imputation comptable
« À ce jour, nous sommes 14 utilisateurs de la solution. Avec N2F, nous n’avons plus besoin de saisir les dépenses une par une. »
« N2F me permet de rentrer dans une granularité assez fine, qui est importante pour moi. Je l’ai trouvé très simple d’utilisation pour quelqu’un qui n’avait jamais travaillé sur ce type d’outil. Mes codes analytiques sont déjà imputés, ça se glisse dans ma comptabilité, je n’ai quasiment rien à faire. »
— Fabien Ricq
Respect de la politique de frais
« Si on a une politique de frais avec des seuils, on peut tout paramétrer, et la faire évoluer facilement sur la plateforme. Ce plafond est mis en place, et il y a cette sécurité qui évite tout imbroglio et tout écart sur la gestion des notes de frais. »
— Fabien Ricq
Rapidité de traitement
« Le traitement des notes de frais me prend 30 à 45 minutes maximum par mois entre la vérification, l’approbation, l’extraction des données, l’import en comptabilité et la mise en place des paiements. N2F extrait un document format XML et je le mets sur ma banque. »
— Fabien Ricq
Côté utilisateurs
« Dès que l’on a un nouvel arrivant, on fait une phase d’onboarding côté finance. Je lui crée le compte sur N2F et je lui explique pendant une dizaine de minutes comment fonctionne la plateforme dans les grands axes. Je n’ai jamais eu de question complémentaire ou de retour négatif. Tout le monde est à l’aise sur N2F. »
— Fabien Ricq
L’avis de Getfluence
Côté comptabilité
« N2F est simple d’utilisation, même pour des personnes novices, et avec une bonne ergonomie. C’est très simple, et les salariés s’y retrouvent bien. »
— Fabien Ricq
Fonctionnalité coup de cœur
« Je suis dans une réflexion autour de l’évolution des axes analytiques. Ce qui a été paramétré me convient bien jusqu’à présent, mais j’aimerais pousser l’utilisation de N2F en mettant en place des imputations par service pour pouvoir obtenir des budgets par service. »
— Fabien Ricq
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