La saisie comptable est une obligation légale pour les entreprises. Si elle permet aux services fiscaux de se renseigner sur les finances, c’est aussi un bon indicateur de performance et de suivi pour l’entreprise elle-même.
Nous vous donnons dans cet article trois conseils pour ne pas être surpris lors de la saisie de vos factures d’achats, factures de ventes, relevés bancaires, déclarations de TVA, avis d’impôts et taxes ou encore journaux de paie !
Suivre un circuit de validation clair des dépenses et des achats
Suivre un circuit de validation des dépenses et des achats clair et précis est indispensable à une bonne saisie comptable. En effet, ce processus de contrôle interne à l’entreprise garantit la conformité de vos processus d’achat et permet de recevoir l’approbation, puis la validation d’un achat de biens ou de services.
Quatre étapes composent le circuit de validation des dépenses et des achats :
Faire remonter les demandes d’achat
Sous forme de cahiers de charges succins, vos collaborateurs expriment leurs besoins. Ces documents comportent les informations principales relatives au besoin exprimé : courte description, date de besoin, service concerné.
Identifier les approbateurs
Le nombre et le profil des décisionnaires n’est pas figé puisqu’il dépend du type d’achat, de son montant et du service concerné. Cette chaîne d’approbation est simplifiée lorsqu’elle s’inscrit dans un processus d’achats digitalisé : les demandes d’achat sont envoyées automatiquement aux approbateurs qui les acceptent ou les rejettent.
Mettre en place des paramètres d’approbation
Sous forme de seuils de dépenses notamment, la direction définit différents niveaux d’autorisation et conditions d’approbation. Ces flux d’approbation doivent être capables de s’adapter et savoir rediriger l’information au bon interlocuteur, lors de l’absence d’un collaborateur décisionnaire par exemple.
Effectuer un traçage des demandes et des approbations
Retracer la totalité du circuit d’achat permet de vérifier la bonne tenue d’un processus et de justifier la conformité d’un achat, lors d’audits ou de litiges par exemple. De plus, garantir la traçabilité de l’ensemble de vos flux et assurer la visibilité dans vos opérations réduira considérablement le risque d’erreurs.
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Organiser et archiver les documents comptables
Procédez à cette organisation au fur et à mesure. Ainsi, vous ne vous retrouverez pas complètement débordé au moment d’effectuer votre saisie comptable !
Par exemple, pour bien tenir votre journal des achats, utilisez une présentation en trois parties :
- Un compte fournisseur : vous y inscrivez le montant TTC de la dette inscrit au crédit ;
- Un compte de charge : il doit mentionner le montant HT des frais généraux ou de l’achat au débit ;
- Un compte de TVA déductible : vous y reportez le montant de la TVA au débit.
Pour rappel, la facture électronique sera obligatoire à partir de 2023. L’objectif de l’’Etat, en instaurant cette obligation, est de moderniser la collecte des informations et mieux surveiller la taxe sur la valeur ajoutée. Vous vous faciliterez considérablement la tâche en anticipant cette nouvelle norme et en stockant dès à présent vos documents au format numérique. La bonne méthode : l’organisation. Créez des dossiers bien nommés et archivez un à un tous vos documents comptables, l’idéal étant de le faire « au fil de l’eau » afin que cela ne soit pas chronophage.
Digitaliser son entreprise
Utiliser des solutions vous permettant de dématérialiser vos documents comptables et d’automatiser certaines actions vous sera particulièrement bénéfique. En effet, vous allez rapidement constater un réel gain de temps, et allez pouvoir éviter les tâches à faible valeur ajoutée.
Par ailleurs, toutes les factures d’achat et de vente, comme les documents comptables pouvant servir de justificatifs, doivent être soigneusement gardés durant dix ans. Selon votre secteur d’activités, cela peut se traduire par des dizaines, voire des centaines de papiers ! Digitaliser vos process comptables est donc crucial pour vous faciliter la vie, aussi bien en termes d’archivage qu’en cas de contrôle, où il vous sera plus simple de retrouver vos documents.
Pour la gestion des notes de frais, une action simple consiste à utiliser une solution telle que N2F. Cette application de gestion de notes de frais rendrait presque la saisie comptable ludique ! Les collaborateurs concernés n’ont plus à stocker dans leur sac tous leurs tickets de caisse. Une photo suffit à collecter toutes les informations nécessaires. La personne qui déclare une dépense peut compléter les données si cela est nécessaire (avec le nom du projet ou du client par exemple), avant de soumettre ses frais de déplacement pour approbation et paiement. Ensuite, la dépense est acceptée ou refusée. Et c’est tout !
Et avec un délai annoncé de moins de 5 secondes pour saisir une dépense, cette application vous deviendra rapidement indispensable !
Outre la réduction des erreurs, le digital permet de gagner du temps, d’améliorer la productivité de son entreprise et le bien-être des salariés. Et ainsi de bénéficier d’une saisie comptable sans aucun stress !
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