Et si vous étendiez la dématérialisation à votre service RH ? Mise de côté depuis de nombreuses années par bon nombre de dirigeants, la digitalisation est aujourd’hui indispensable à la survie des organisations. Découvrez en quoi la dématérialisation de vos documents RH peut amorcer de profonds changements au sein de votre organisation.
Pourquoi dématérialiser les documents RH ?
Toutes les entreprises n’ont pas encore pris le train de la dématérialisation. C’est particulièrement le cas des ressources humaines. En effet, les RH restent parmi les services les plus consommateurs de papier et d’archivage.
La digitalisation permet de réduire considérablement la quantité de papier consommé et de résoudre de nombreux problèmes liés à l’archivage physique. De plus, dans une période où les collaborateurs ne sont pas toujours présents physiquement dans les locaux, il est important de pouvoir leur transmettre des documents importants de la manière la plus sécurisée possible. En bref, la digitalisation peut être un moyen simple et efficace de s’adapter à une législation et à une période toujours plus contraignante en termes de gestion. 3 documents RH essentiels peuvent ainsi être dématérialisés : les contrats de travail, les bulletins de paie et les notes de frais. Nous vous expliquons comment mettre en place cette dématérialisation et quels sont les avantages à digitaliser spécifiquement ces trois documents.
Réussir la dématérialisation de ses documents RH : une question de méthode
Tout projet de dématérialisation en entreprise peut devenir long et complexe si ce dernier est mal appréhendé ! Pour mener à bien votre digitalisation, vous pouvez ainsi vous faire aider par un expert ou suivre une démarche précise.
La méthode PDCA (Plan/Do/Check/Act) peut être adaptée à la mise en place de cette dématérialisation. Elle se déroule en 4 étapes :
Plan / planifier : cette étape permet de se poser des questions sur la faisabilité du projet, ses objectifs, ses contraintes et les gains attendus. Durant cette phase, il est indispensable d’être à l’écoute de ses collaborateurs.
Do / réaliser : lors de la phase de réalisation, il s’agit de déterminer concrètement les documents à dématérialiser mais aussi faire le choix des outils. Le mieux est de procéder au fur et à mesure, par type de document afin de voir si tout fonctionne.
Check / vérifier : une fois la dématérialisation mise en place, il s’agit de suivre les indicateurs qui permettront de savoir si la stratégie adoptée est efficace ou s’il est nécessaire de faire des ajustements.
Act / Agir : enfin, cette dernière étape permet d’ajuster, de corriger, d’optimiser et de faire évoluer les processus afin qu’ils correspondent aux attentes et objectifs définis en amont du projet.
Contrat de travail dématérialisé
Les contrats de travail font partie des documents RH les plus importants et les plus sensibles. Ils nécessitent donc une traçabilité et un archivage sécurisé. Leur durée de conservation par l’entreprise est de minimum 5 ans.
La dématérialisation des contrats peut être avantageuse à plus d’un titre. Dans le cadre d’un recrutement à distance, elle permet de transmettre les documents de manière sécurisée au futur salarié. L’authentification est réalisée grâce à un code envoyé par SMS à ce dernier. La dématérialisation permet également de signer le contrat à distance. Pour cela, vous pouvez choisir une solution de dématérialisation intégrant déjà la signature électrique ou intégrer la fonctionnalité à l’aide d’une API sur votre SIRH.
Avec un nombre toujours plus important de salariés travaillant à distance, l’envoi et la signature électronique permettent de se libérer du risque de perte de documents tout en gagnant un temps considérable.
Bulletin de salaire dématérialisé
À l’instar des contrats de travail, les bulletins de salaire sont aussi des documents hautement sensibles. Ils doivent également être transmis de manière régulière aux salariés. La digitalisation du bulletin de paie peut donc présenter un gain de temps considérable pour les services RH chargés de les transmettre. D’un point de vue légal, la fiche de paie dématérialisée possède la même valeur juridique qu’un bulletin papier. Les entreprises peuvent ainsi le proposer à leurs salariés, mais ces derniers ont également la possibilité de refuser la dématérialisation de leurs bulletins de paie pour conserver la version papier.
Cependant la digitalisation présente de nombreux avantages pour l’entreprise et ses services RH. Elle permet, en outre, d’optimiser et d’automatiser le traitement des fiches de paie. Elle permet également de réduire les coûts et de faire gagner du temps aux collaborateurs chargés d’envoyer les bulletins de paie. C’est aussi une manière sûre de transmettre des documents aux salariés. Il est, par exemple, possible de rendre les documents accessibles via un espace personnel.
Notes de frais dématérialisées
Les notes de frais font sans doute partie des documents les plus longs à traiter par les ressources humaines. La collecte, la vérification et la validation sont autant d’étapes fastidieuses et potentiellement sources d’erreurs. La digitalisation offre ainsi une alternative simple et efficace. Comment ? En passant par des solutions spécialisées dans la gestion de ce type de document. Elles permettront de simplifier grandement la vie de vos collaborateurs en éliminant la conservation et l’archivage des notes papiers.
N2F est une solution qui permet la dématérialisation des notes de frais. Plus de risque de perdre les tickets de caisse et les factures. Conforme aux exigences légales, l’outil permet de dématérialiser les notes de frais en les scannant directement via une application. Elles sont ensuite directement intégrées à un outil de gestion interfacé avec l’application. Un gain de temps considérable pour les collaborateurs comme pour les responsables RH. L’outil détecte également les doublons, les oublis et diminue considérablement le risque de fraude.
La dématérialisation des notes de frais permet ainsi de simplifier la vie des collaborateurs en leur proposant des outils efficaces et simples d’utilisation.
La dématérialisation est l’une des conditions indispensables de la facilitation des processus et de la transformation digitale de l’entreprise. Passée la mise en place, elle représente un gain de temps et d’efficacité remarquable. Compte tenu des nombreux avantages offerts aux collaborateurs, il y a fort à parier que ces derniers adhèrent facilement au projet de dématérialisation des documents RH.
