Entre le temps passé par les collaborateurs à traiter leurs notes de frais, un calcul erroné de la TVA, une erreur de justificatif… Les mauvaises déclarations de notes de frais font perdre du temps à tous les collaborateurs, managers et au service comptabilité. Il est pourtant impossible d’échapper à la déclaration des notes de frais et à la véracité de celle-ci. Bien choisir un modèle de note de frais s’avère donc primordial.

Tâche fastidieuse et chronophage, l’élaboration d’une note de frais par un salarié lui prend au moins une heure par mois. Pour réduire ce temps et gagner en efficacité – et pour un remboursement rapide des notes de frais – partagez ce modèle de note de frais gratuit à vos collaborateurs. La team N2F met à votre disposition un modèle de note de frais gratuit sur Excel (format XLS) et prêt à l’emploi.

Modèle de note de frais : trois impératifs pour l’utiliser

Un modèle de note de frais doit répondre à des obligations qui garantissent la réalité des informations, notamment en cas de contrôle. Veillez à utiliser votre modèle de note de frais en suivant tous les conseils ci-après.

Un modèle de note de frais accompagné d’un justificatif

  • Vos notes de frais Excel doivent toujours s’accompagner d’un justificatif associé à celles-ci. Sachez par ailleurs que ce justificatif peut aussi être scanné, il a désormais la même valeur de preuve que le papier.
  • Le justificatif de note de frais peut aussi prendre plusieurs formes : facture, titre de transport, reçu…
  • Notez que sans preuve, aucun remboursement n’est possible.
  • Avec un bon modèle de note de frais, vous pensez automatiquement au justificatif !
modèle note de frais

Remboursement des notes de frais : vos obligations et un modèle de note de frais

Un exemple de notes de frais se compose d’un tableau et doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

  • L’identité du salarié (nom, prénom, matricule, mail, téléphone)
  • L’adresse de l’entreprise
  • La date de la demande de remboursement
  • La date de la dépense
  • Le montant de la dépense (HT, TTC, ainsi que le montant de la TVA)
  • La nature de la dépense
  • Le moyen de paiement

Tout modèle de note de frais qui ne contiendrait pas ces informations est nul et non avenu.

Simplifiez-vous la saisie de ces données comptables en utilisant un modèle de note de frais Excel spécifique à vos notes de frais et commun pour tous vos salariés. Gagnez ainsi du temps et soyez sereins sur la conformité de vos documents comptables.

Le coût de traitement d’une note de frais s’élève à 53 € pour une entreprise (selon une étude de la Global Business Travel Association).

Le dépassement de la limite d’exonération de charges sociales

Autre erreur classique dans le cadre de la gestion de note de frais : le non-respect des plafonds d’exonération. Pour mémoire, les notes de frais sont exonérées de charges sociales. Afin que les entreprises n’abusent pas de cela, l’administration fiscale a fixé des plafonds. Toutefois, si la gestion des notes de frais n’est pas efficace, le salarié ne dispose pas nécessairement de cette information et continue à établir des notes de frais. Ce n’est que trop tardivement que le service comptabilité s’aperçoit de l’erreur commise.

modèle note de frais

Des détails supplémentaires attendus sur le modèle de note de frais pour les dépenses particulières

Il arrive que des dépenses nécessitent de donner plus d’informations afin de faciliter les vérifications, telles que :

  • Les notes de frais repas. Elles doivent être justifiées à deux niveaux.
    • Ajouter une colonne « motif de l’invitation ».
    • Ajouter une colonne avec le nom de chaque invité. Cela évite notamment les doublons de note de frais plus ou moins involontaires.
  • Les notes de frais d’hôtel sont soumises à des restrictions très claires.
    • Elles sont remboursables uniquement si le salarié est à plus de 50 km de son domicile ou que son domicile est à plus d’1h30 de trajet en transports en commun.
  • Les notes de frais kilométriques sont celles qui entraînent le plus d’abus. Il faut donc demander des précisions sur le modèle de note de frais, notamment sur le lieu de départ et d’arrivée, qui permet une vérification rapide du kilométrage parcouru véritablement.
  • Motif du déplacement ;
    • Lieu de départ et d’arrivée ;
    • Kilométrage total ;
    • Puissance fiscale du véhicule.

Modèle de note de frais, application de notes de frais… vers la digitalisation ?

L’utilisation d’un modèle de note de frais n’est qu’une première étape pour fluidifier et optimiser la gestion des notes de frais. Nous savons tous que la ressaisie peut être génératrice d’erreurs comptables. Pour gagner un temps considérable, remplacez Excel par un outil de gestion en ligne et mobile avec, non pas un modèle de note de frais, mais un système automatisé et intelligent.

  • De cette façon, tendez vers le zéro papier.
  • Optez pour des outils digitaux pour faire gagner du temps à vos équipes et limiter les risques d’erreurs et de fraudes.
modèle note de frais

Un modèle de note de frais sur Excel peut être un bon élément de départ afin de fluidifier la création des notes de frais. Évoluez vers un système de gestion des notes de frais automatique et digitalisé pour faciliter la gestion des dépenses en entreprise. L’application N2F est une solution en ligne et mobile qui gère vos notes de frais par scan et par envoi automatique au service comptable. Remontez ainsi facilement toutes les données sans risque d’erreurs !