Entre le temps passé par les collaborateurs à traiter leurs notes de frais, un calcul erroné de la TVA, une erreur de justificatif… Les mauvaises déclarations de notes de frais font perdre du temps à tous les collaborateurs, managers et au service comptabilité. Il est pourtant impossible d’échapper à la déclaration des notes de frais et à la véracité de celle-ci. Bien choisir un modèle de note de frais s’avère donc primordial.
Tâche fastidieuse et chronophage, l’élaboration d’une note de frais par un salarié lui prend au moins une heure par mois. Pour réduire ce temps et gagner en efficacité – et pour un remboursement rapide des notes de frais – partagez ce modèle de note de frais gratuit à vos collaborateurs. La team N2F met à votre disposition un modèle de note de frais gratuit sur Excel (format XLS) et prêt à l’emploi.
Sommaire :
1/ Modèle de note de frais : quel intérêt ?
2/ Remboursement des notes de frais : quelles sont les obligations ?
3/ Notes de frais et dépenses particulières
4/ Notes de frais : le modèle Excel
5/ Pourquoi digitaliser ses notes de frais ?
Modèle de note de frais : quel intérêt ?
Un modèle de notes de frais permet d’homogénéiser la création et la gestion de vos documents et donc, d’éviter au maximum les erreurs comptables. Un bon modèle de notes de frais prévoit ainsi un espace pour les informations obligatoires et un autre pour les dépenses particulières qui nécessitent plus de précisions. Bien réalisé, un modèle de notes de frais vous permet de produire des documents conformes aux attentes de l’administration fiscale et vous certifie de répondre aux exigences légales.
Modèle de note de frais : trois impératifs pour l’utiliser
Un modèle de note de frais doit répondre à des obligations qui garantissent la réalité des informations, notamment en cas de contrôle. Veillez à utiliser votre modèle de note de frais en suivant tous les conseils ci-après 👇
Un modèle de note de frais accompagné d’un justificatif
- Vos notes de frais Excel doivent toujours s’accompagner d’un justificatif associé à celles-ci. Sachez par ailleurs que ce justificatif peut aussi être scanné, il a désormais la même valeur de preuve que le papier.
- Le justificatif de note de frais peut aussi prendre plusieurs formes : facture, titre de transport, reçu…
- Notez que sans preuve, aucun remboursement n’est possible.
- Avec un bon modèle de note de frais, vous pensez automatiquement au justificatif !
Remboursement des notes de frais : quelles sont les obligations ?
Un exemple de notes de frais se compose d’un tableau et doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
- L’identité du salarié (nom, prénom, matricule, mail, téléphone)
- L’adresse de l’entreprise
- La date de la demande de remboursement
- La date de la dépense
- Le montant de la dépense (HT, TTC, ainsi que le montant de la TVA)
- La nature de la dépense
- Le moyen de paiement
Tout modèle de note de frais qui ne contiendrait pas ces informations est nul et non avenu.
Le coût de traitement d’une note de frais s’élève à 53 € pour une entreprise (selon une étude de la Global Business Travel Association).
Des détails supplémentaires attendus sur le modèle de note de frais pour les dépenses particulières
Il arrive que des dépenses nécessitent de donner plus d’informations afin de faciliter les vérifications, telles que :
- Les notes de frais repas. Elles doivent être justifiées à deux niveaux.
- Ajouter une colonne “motif de l’invitation”.
- Ajouter une colonne avec le nom de chaque invité. Cela évite notamment les doublons de note de frais plus ou moins involontaires.
- Les notes de frais d’hôtel sont soumises à des restrictions très claires.
- Elles sont remboursables uniquement si le salarié est à plus de 50 km de son domicile ou que son domicile est à plus d’1h30 de trajet en transports en commun.
- Les notes de frais kilométriques sont celles qui entraînent le plus d’abus. Il faut donc demander des précisions sur le modèle de note de frais, notamment sur le lieu de départ et d’arrivée, qui permet une vérification rapide du kilométrage parcouru véritablement.
- Motif du déplacement ;
- Lieu de départ et d’arrivée ;
- Kilométrage total ;
- Puissance fiscale du véhicule.
Note de frais : le modèle Excel
Pour gagner en efficacité, vous pouvez créer un modèle adapté à vos besoins qui tient compte de la politique de dépenses et d’achats, propre à votre entreprise, ainsi que du type de dépenses de vos collaborateurs. Par exemple, il est possible de définir un modèle de notes de frais spécifique aux déplacements professionnels an ajoutant un espace destiné aux frais kilométriques, dont le calcul nécessite des formules plus complexes. Grâce aux formules pré-rentrées dans le modèle Excel, vous limitez les erreurs et permettez à vos collaborateurs de gagner du temps dans la saisie des dépenses.
Simplifiez-vous la saisie des données comptables en utilisant notre modèle de note de frais Excel spécifique à vos notes de frais et commun pour tous vos salariés. Gagnez ainsi du temps et soyez sereins sur la conformité de vos documents comptables.
Télécharger notre modèle de notes de frais
Modèle de note de frais, application de notes de frais… un pas vers la digitalisation ?
L’utilisation d’un modèle de note de frais n’est qu’une première étape pour fluidifier et optimiser la gestion des notes de frais. Nous savons tous que la ressaisie peut être génératrice d’erreurs comptables. Pour gagner un temps considérable, remplacez Excel par un outil de gestion en ligne et mobile avec, non pas un modèle de note de frais, mais un système automatisé et intelligent.
Les avantages de la digitalisation des notes de frais
Un gain considérable de temps
Grâce à la digitalisation, gagnez du temps sur la création et le traitement de vos notes de frais. Vous n’y croyez pas ? La création d’une note de frais prend entre 20 minutes à 1 heure par collaborateur. Selon la taille de votre entreprise et le nombre de vos collaborateurs, la digitalisation de vos notes de frais peut ainsi alléger le travail de vos services comptables.
Une réduction des risques d’erreurs et de fraudes
Les risques d’erreurs sont nombreux lors de la création de notes de frais. Il faut être particulièrement rigoureux pour ne pas se tromper entre les différents taux de TVA applicables ou, à l’inverse, ne pas oublier les produits qui en sont exonérés. Par ailleurs, en fonction du volume de documents traités, il arrive que certaines erreurs soient malencontreusement validées lors d’un contrôle. Un autre risque est que certains salariés profitent de cette faille pour faire passer des frais personnels en frais professionnels. Aujourd’hui, le montant des notes de frais pour les entreprises françaises s’élève à 11 milliards d’euros par an. Selon l’Institut Français de la Prévention de la Fraude, 89% des cas de fraude en entreprise sont en lien avec les notes de frais. Les entreprises ont donc tout intérêt à sécuriser la gestion des notes de frais si elles souhaitent réduire leur taux de fraude. Une solution digitale de gestion de notes de frais garantit une traçabilité des frais engagés et de la transparence, limitant ainsi la fraude par ses utilisateurs.
Une solution durable avec un objectif 0 papier
La digitalisation des notes de frais présente aussi l’avantage de s’inscrire dans une démarche qui respecte l’environnement. En remplaçant toutes les notes de frais imprimées par des documents dématérialisés, elle permet de réduire la consommation de papier de votre entreprise et donc de limiter votre empreinte carbone. Outre le fait de simplifier votre gestion, la digitalisation des notes de frais peut aussi servir à appuyer les valeurs que défend votre entreprise. L’objectif 0 papier est ainsi de plus en plus visé par les entreprises, notamment celles qui cherchent à mettre en place une politique RSE.
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Vers plus de sécurité
La digitalisation permet l’archivage à valeur probante des notes de frais, c’est à dire le stockage et la restitution automatique de toutes les données sur une période de 10 ans. Vos documents sont donc archivés en toute sécurité, ce qui vous protège en cas de contrôle de l’URSSAF.
N2F, une solution pour vous éviter la corvée des notes de frais
Un modèle de note de frais sur Excel peut être un bon élément de départ afin de fluidifier la création des notes de frais. Cela vous permettra de réduire les risques d’erreurs liés aux notes de frais et d’harmoniser considérablement vos documents. Néanmoins, à plus long terme il peut être intéressant d’évoluer vers un système de gestion des notes de frais automatique et digitalisé pour faciliter la gestion des dépenses en entreprise. L’application N2F est une solution en ligne et mobile qui gère vos notes de frais par scan et par envoi automatique au service comptable. Remontez ainsi facilement toutes les données sans risque d’erreurs !
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