La maîtrise des dépenses est plus que jamais un enjeu crucial pour les entreprises. En effet, la crise du Covid-19 a mis à mal la stabilité financière de bon nombre d’entre elles. La réorganisation du travail, les diverses contraintes liées à la gestion de la crise ont engendré des dépenses supplémentaires inhabituelles. La question est donc de savoir comment maîtriser davantage les dépenses de l’entreprise et comment faire pour gagner du temps sur des tâches répétitives. Voici 4 démarches à adopter pour réduire efficacement ses frais et affronter les difficultés économiques transitoires ou pérennes.
Réduire les charges de votre entreprise
Avez-vous fait le point sur vos factures récemment ? Téléphonie, internet, assurances, frais bancaires, fournitures de bureau ou encore frais de déplacements… Ce sont autant de pistes qui peuvent être explorées afin de diminuer les dépenses de l’entreprise. N’hésitez pas à supprimer ce qui vous semble superflu et à demander des devis à la concurrence pour réduire les coûts.
Bien entendu, cela demande du temps. Si vous n’en disposez pas, vous pouvez faire appel à des “cost-killer”. De quoi s’agit-il au juste ? Les “cost-killers” ou tueurs de coûts sont des spécialistes de la réduction des dépenses des entreprises. Leur travail consiste principalement à éplucher les documents de la société pour déceler les possibilités d’économies. Cela peut être très rentable pour l’entreprise, en particulier parce que ces spécialistes se rémunèrent grâce à un pourcentage sur les économies réalisées. Une solution à ne pas négliger, donc, si vous ne disposez pas des ressources en interne pour effectuer ce travail.
Optimiser votre fiscalité
L’optimisation fiscale des entreprises est également un levier qu’il est possible d’activer pour réduire ses dépenses. Cela demande néanmoins les conseils avisés d’un spécialiste. En effet, la législation fiscale étant particulièrement mouvante, il est parfois difficile de se tenir à jour des dernières évolutions. Adressez-vous à votre expert-comptable ou un expert de l’optimisation fiscale pour en discuter. Cette stratégie pourrait s’avérer rapidement payante.
Par exemple, si votre entreprise possède des biens immobiliers tels que vos bureaux, il peut être judicieux de mettre à jour les informations sur ces derniers auprès de l’administration fiscale. Initialement, le montant de la taxe foncière s’appuie sur les informations recueillies au moment de la construction. Or, les aménagements ultérieurs peuvent en modifier le montant à votre avantage. N’hésitez donc pas à faire refaire les calculs de surface afin de vous assurer qu’ils correspondent bien aux sommes que votre entreprise verse. Il est possible d’économiser ainsi 5 à 10 % du montant total de la taxe foncière.
Un expert pourra également vous indiquer quelques astuces pour payer moins d’impôt sur les sociétés, notamment par rapport à la gestion des déficits. Il vous informera sur les nombreux dispositifs d’aide aux entreprises tels que les crédits et réductions d’impôts, les exonérations, les déductions de charges courantes et financières, etc.
Revoir votre processus de validation de notes de frais
Les notes de frais font partie des dépenses récurrentes les plus complexes et parfois les plus coûteuses pour l’entreprise. Il est donc indispensable de prendre du temps pour repenser cet aspect de vos dépenses et de préparer l’après-covid. Cela peut s’effectuer en trois étapes.
Interroger sa politique de notes de frais
Comment sont remboursés les frais professionnels ? Disposez-vous d’une politique claire et exhaustive ? Avez-vous une vision globale vous permettant de connaître les postes de dépenses principaux de vos collaborateurs ? Si ce n’est pas déjà fait, nous vous conseillons de rassembler vos frais par typologies (hébergements, transport ou déplacement courants, déplacement à l’étranger, etc.). Faites au plus simple tout en prenant soin de couvrir toutes les dépenses afin de les verrouiller.
Attention notamment au “bleisure”, contraction de “business” et “leisure”. Il s’agit des frais liés au prolongement d’un déplacement professionnel par le collaborateur dans un intérêt personnel. Adoptez une politique claire à ce sujet afin d’encadrer la pratique et permettre une séparation nette entre dépenses professionnelles et dépenses personnelles.
Améliorer la gestion des remboursements
Dans ce domaine, pas de mystère. Le passage à la dématérialisation et à l’automatisation est un plus incontestable. Pourquoi ? Parce que la dématérialisation des documents papier évite ainsi le stockage fastidieux de ces derniers. L’archivage représente tout de même 3 % des coûts liés aux notes de frais et 15 % des justificatifs sont endommagés ou perdus. En cas de contrôle fiscal, il est donc tout à fait possible de présenter des documents numériques, tant qu’ils répondent à un certain nombre de règles. Il existe des applications de gestion des notes de frais tels que N2F qui permettent le stockage numérique des notes de frais dans le respect de la législation.
Si vous n’êtes pas encore convaincus par la dématérialisation complète des notes de frais, pensez néanmoins à uniformiser vos rapports afin de gagner en efficacité et de faciliter la vérification.
Identifier les frais qui peuvent être réduits
Munissez-vous des récapitulatifs afin d’avoir une vision plus claire sur les frais de vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi identifier ceux qui peuvent être réduits ou optimisés, ceux qui nécessitent un cadrage plus important, etc.
Il y a fort à parier que, grâce à ces trois actions, le coût de vos notes de frais diminue sensiblement, tout en améliorant le confort de vos collaborateurs (plus d’enveloppes, plus de perte de reçus …).
Des outils digitaux pour vous accompagner dans votre gestion
Même si leur mise en place peut sembler fastidieuse, les outils de dématérialisation et d’automatisation des tâches sont une importante source d’économie. Gain de temps, meilleur contrôle des dépenses, meilleure réactivité, etc. sont autant d’arguments pour les adopter au sein de votre organisation.
La solution N2F peut, par exemple, être très intéressante pour les entreprises qui passent beaucoup de temps à traiter les notes de frais et constatent des erreurs dans la gestion de ces dernières.
L’outil permet ainsi de gagner en temps, mais aussi en efficacité grâce à diverses fonctionnalités telles que :
- La détection automatique de la fraude,
- La détection des doublons,
- L’automatisation de la récupération de la TVA. La moitié des dépenses est éligible à récupération de la TVA. Mais, à un taux moyen de 13 %, les entreprises n’en récupèrent en moyenne que 7,6 %.
- L’automatisation du décompte du nombre de titres restaurant à distribuer,
- La réduction du circuit de validation des notes de frais,
- L’archivage dématérialisé qui permet la centralisation, la lisibilité, la traçabilité et la sécurité du stockage.
Cet investissement peut être payant sur le moyen terme en faisant gagner beaucoup de temps, d’argent et de rentabilité à l’entreprise.
Grâce à ces quatre actions, vous serez en mesure de réduire de manière durable vos dépenses et de vous adapter plus facilement aux contraintes liées à la crise.
