Des rendez-vous clients à proximité, aux voyages d’affaires à l’international, toutes les entreprises sont concernées par les déplacements d’une partie de leurs collaborateurs. Lorsqu’un salarié part en déplacement, il doit parfois établir une demande de déplacement, ou convenir d’un ordre de mission avec son employeur. Mais, à quoi sert cet ordre de mission ? Comment optimiser le process de remboursement qui en découle ? Voilà tout ce que vous devez savoir sur les ordres de mission.
Ordres de mission : qu’est-ce que c’est ?
Selon l’article L411-2 du code de la Sécurité Sociale, les salariés d’une entreprise en déplacement professionnel doivent avoir sur eux un ordre de mission, fourni par l’employeur, qui rassemble toutes les informations concernant la mission : dates, lieu, horaires, … Ce document sert à l’employé en vue du remboursement des frais inhérents à son déplacement. Il garantit à l’employeur que le collaborateur s’est bien absenté de l’entreprise pour un déplacement d’affaires et non pour un voyage privé ou un abandon de poste.
Avant d’engager des frais, le collaborateur remplit ce document, en précisant qu’il part de telle date à telle date, à tel endroit, et que les frais de transport et d’hébergement devraient s’élever à tant. Il demande alors au manager l’autorisation d’effectuer le déplacement, en toute connaissance des frais à engager. Le format du document est libre : il peut prendre la forme d’une lettre ou d’un formulaire dans lequel il devra y faire figurer :
- Les motifs de la mission (prospection, séminaire, formation…) :
- Les dates de voyages et/ou de déplacements aller et retour ;
- Les horaires de voyage aller et retour ;
- L’adresse complète du lieu où le déplacement va se dérouler ;
- Les moyens de déplacement que le collaborateur sera amené à utiliser (avion, train, car ainsi que le nom des aéroports ou des gares) ;
- L’identification du collaborateur dont son adresse personnelle ;
- Le mode de remboursement des frais de voyage : cela dépendra de la politique interne et pourra être au réel ou au forfait (montant estimé global) ;
- La signature de l’employeur ;
- En option, l’obligation d’un contrôle médical et les éléments de rémunération ainsi que les modalités de règlement.
Des précisions peuvent être apportées au document si la mission le demande, comme de prévoir des mesures de protections supplémentaires si le collaborateur se déplace dans un pays à risque.
L’ordre de mission peut être occasionnel ou permanent, dépendre de l’utilisation d’un véhicule ou non, ou être encadré géographiquement (région ou pays par exemple, interdisant ainsi à un salarié d’utiliser une voiture de fonction pour rouler à l’étranger).
Ce mode de fonctionnement permet la validation du déplacement et le remboursement des dépenses : s’il coûte trop cher, le manager peut décider que cela ne vaut pas le coup, ou préférer envoyer deux collaborateurs plutôt que trois par exemple. Les ordres de missions permettent ainsi de contrôler les frais en amont, dans le cadre de demandes de déplacement et de réservations.
Généralement, le process se fait sous forme papier ou par mail. Mais le papier, ça se perd ; et les échanges mails, ça prend du temps…
Ordre de mission : quels avantages pour l’employé et l’employeur ?
La gestion des frais professionnels peut vite s’avérer être un casse-tête pour les employeurs. Les politiques en matière de note de frais sont souvent loin d’être maîtrisées par tous les collaborateurs et les dérives autour de leur remboursement peuvent rapidement faire perdre de l’argent à l’entreprise.
Avec un ordre de mission, le collaborateur sait exactement ce qu’il a le droit de consommer ou d’utiliser comme service. Par ailleurs, il lui assure d’être couvert en cas d’accident survenant dans l’exercice de ses fonctions. L’ordre de mission lui permet également de lui faire bénéficier des avantages de sa fonction dès lors qu’il se trouve en dehors de l’entreprise, au même titre que s’il y était resté.
Côté manager, le remboursement devient plus simple puisque le service comptable n’a qu’à s’appuyer sur le document. Les déplacements sont explicitement précisés et signés par l’employé ce qui atteste de la bonne réalisation de la mission.
Ordre de mission : comment obtenir une avance de frais à engager pendant le déplacement professionnel ?
L’avantage de réaliser un ordre de mission réside dans le fait que l’employeur peut avancer une somme d’argent à son employé en se basant sur des dépenses prévisionnelles, qu’il aura anticipées, tout en tenant compte de la politique de l’entreprise concernant les frais professionnels. Le collaborateur n’a donc plus besoin d’attendre plusieurs semaines le remboursement des dépenses qu’il a engagées puis qu’il se déplace en ayant déjà une certaine somme sur lui. Evidemment si ce montant s’avère un peu plus bas que ce qu’il a réellement dépensé sur place, il devra demander le remboursement de la différence, note de frais à l’appui. Dans le cas contraire, l’excédentaire sera imputé sur son salaire du mois prochain.
Ordres de mission : une nouvelle fonctionnalité proposée par le logiciel de gestion des notes de frais N2F
La gestion des ordres de mission fait désormais partie des fonctionnalités proposées par N2F. Ainsi, les utilisateurs ont la possibilité de gérer leurs ordres de mission ou ceux de leurs collaborateurs de façon dématérialisée, en toute cohérence avec leurs notes de frais.
Quels sont les principaux cas d’utilisation ?
Cette fonctionnalité « ordres de missions » peut être mise en place dans plusieurs cas d’utilisation :
- La demande d’autorisation de déplacement : un employé doit faire un déplacement professionnel et demande l’autorisation à son manager de se déplacer, en renseignant plus ou moins de détails. Par exemple : « Je pars au salon de Milan, du 22 au 25 février, j’aurais besoin de prendre l’avion, 4 nuits d’hôtels, location de voiture, X frais de repas, etc ». Le manager a la possibilité d’accepter, de refuser ou de modifier cette demande.
- La demande de réservation de voyage : un employé doit faire un voyage professionnel et, en plus de la demande de validation adressée à son manger, il doit réaliser une demande auprès du service de réservations. Dans ce cas-là, l’employé précise simplement les informations principales de son déplacement : « Je pars du 22 au 25 février, à Milan, merci d’organiser mon voyage ». L’employé fait la demande et le service réservations s’occupe de tout de A à Z. Le service organise alors le voyage en fonction de la politique de frais de la société, des tarifs et des disponibilités des moyens de transports et d’hébergement.
- Demande d’accord pour l’achat de matériel : un employé doit acheter du matériel professionnel, par exemple du matériel de bureau. Ce cas de figure se présente plus rarement mais il peut s’avérer très utile. Le collaborateur peut alors faire une demande d’accord pour l’achat dudit matériel. Dans ce cas-là, le salarié a déjà mené ses propres recherches et renseigne un devis en tant que justificatif, accompagné de la raison qui motive l’achat de ce matériel. Cette démarche lui permet d’obtenir la validation de son responsable, avant de pouvoir acheter le matériel en question.
En plus de toutes ces possibilités, N2F permet de joindre des demandes d’avances sur frais. Le collaborateur peut ainsi demander au manager et au service comptable de lui faire une avance avant un déplacement onéreux. Il demande alors un certain montant, établi en fonction des frais qu’il pense devoir payer sur place, et il soumet sa demande. Son manager et le service comptable peuvent accepter ou refuser la demande d’avance, ou également baisser le montant s’ils estiment que les frais engagés seront moins importants. Le collaborateur est ensuite informé que sa demande d’avance a été acceptée / rejetée ou que son montant a été modifié. Tous ces changements et accords sont ainsi tracés depuis l’application !
Ordre de mission : une fonctionnalité qui s’adapte à vos besoins
Vous pouvez paramétrer la demande de déplacement dématérialisée en fonction de vos propres critères et de votre politique d’entreprise. La fonctionnalité « Ordre de mission » permet de mettre en place un système de blocages : en fonction du paramétrage, il sera par exemple impossible de soumettre une demande de déplacement si certaines informations n’ont pas été renseignées.
Il vous est également possible de mettre en place des plafonds. Il s’agit d’une solution très pratique car elle vous permet de rappeler votre politique de frais avant même d’engager ces frais. Vous limitez ainsi toute velléité dépensière et évitez de devoir recadrer vos collaborateurs.
Les paramètres des champs du formulaire s’adaptent aussi à votre politique de notes de frais et à votre culture d’entreprise. La soumission des notes de frais peut ainsi se faire dans le cadre des ordres de mission déjà approuvés. Lorsqu’ils engagent une dépense de note de frais, les collaborateurs renseignent un certain nombre de champs, exhaustifs ou non : date, montant, … Ils ont alors la possibilité de lier la dépense à un ordre de mission. Cela assure au service comptable une excellente visibilité sur les dépenses engagées. Il est en effet possible de connaître les raisons qui ont motivé les dépenses et de vérifier la cohérence de l’ensemble.
Pour aller encore plus loin, vous pouvez paramétrer qu’une dépense de notes de frais ne puisse être soumise que si elle est liée à ordre de mission validé. Par exemple, le collaborateur ne pourra saisir une dépense d’hôtel que si elle est rattachée dans la note de frais à une demande de dépense d’hôtel validée par le manager.
En somme, cette fonctionnalité vous permet de :
- Mieux contrôler votre politique de remboursement des notes de frais.
- Ne pas perdre de temps en étapes d’approbation et de vérification.
- Gagner en efficacité en récoltant toutes les informations dont vous avez besoin sur un seul formulaire.
Grandes entreprises et petites sociétés, évitez les allers-retours chronophages et prenez le contrôle de vos frais en amont ! La solution N2F vous accompagne tout au long de vos process de remboursement des notes de frais. Alors, si vous souhaitez bénéficier d’un outil à la fois simple pour vous et vos collaborateurs, contactez-nous !
