Des rendez-vous clients à proximité, aux voyages d’affaires à l’international, toutes les entreprises sont concernées par les déplacements d’une partie de leurs collaborateurs. Lorsqu’un salarié part en déplacement, il doit parfois établir une demande de déplacement, ou convenir d’un ordre de mission avec son employeur. Mais, à quoi sert cet ordre de mission ? Comment optimiser le process de remboursement qui en découle ? Voilà tout ce que vous devez savoir sur les ordres de mission.

Ordres de mission : qu’est-ce que c’est ?

L’ordre de mission rassemble toutes les informations concernant la mission : dates, lieu, horaires, … ce document sert à l’employé en vue du remboursement des frais inhérents à son déplacement.

Avant d’engager des frais, le collaborateur remplit un formulaire, en précisant qu’il part de telle date à telle date, à tel endroit, et que les frais de transport et d’hébergement devraient s’élever à tant. Il demande alors au manager l’autorisation d’effectuer le déplacement, en toute connaissance des frais à engager.

Ce mode de fonctionnement permet la validation du déplacement : s’il coûte trop cher, le manager peut décider que cela ne vaut pas le coup, ou préférer envoyer deux collaborateurs plutôt que trois par exemple. Les ordres de missions permettent ainsi de contrôler les frais en amont, dans le cadre de demandes de déplacement et de réservations.

Généralement, le process se fait sous forme papier ou par mail. Mais le papier, ça se perd ; et les échanges mails, ça prend du temps…

modèle note de frais

Ordres de mission : une nouvelle fonctionnalité proposée par le logiciel de gestion des notes de frais N2F

La gestion des ordres de mission fait désormais partie des fonctionnalités proposées par N2F. Ainsi, les utilisateurs ont la possibilité de gérer leurs ordres de mission ou ceux de leurs collaborateurs de façon dématérialisée, en toute cohérence avec leurs notes de frais.

Quels sont les principaux cas d’utilisation ?

Cette fonctionnalité « ordres de missions » peut être mise en place dans plusieurs cas d’utilisation :

  • La demande d’autorisation de déplacement : un employé doit faire un déplacement professionnel et demande l’autorisation à son manager de se déplacer, en renseignant plus ou moins de détails. Par exemple : « Je pars au salon de Milan, du 22 au 25 février, j’aurais besoin de prendre l’avion, 4 nuits d’hôtels, location de voiture, X frais de repas, etc ». Le manager a la possibilité d’accepter, de refuser ou de modifier cette demande.
  • La demande de réservation de voyage : un employé doit faire un voyage professionnel et, en plus de la demande de validation adressée à son manger, il doit réaliser une demande auprès du service de réservations. Dans ce cas-là, l’employé précise simplement les informations principales de son déplacement : « Je pars du 22 au 25 février, à Milan, merci d’organiser mon voyage ». L’employé fait la demande et le service réservations s’occupe de tout de A à Z. Le service organise alors le voyage en fonction de la politique de frais de la société, des tarifs et des disponibilités des moyens de transports et d’hébergement. 
  • Demande d’accord pour l’achat de matériel :  un employé doit acheter du matériel professionnel, par exemple du matériel de bureau. Ce cas de figure se présente plus rarement mais il peut s’avérer très utile. Le collaborateur peut alors faire une demande d’accord pour l’achat dudit matériel. Dans ce cas-là, le salarié a déjà mené ses propres recherches et renseigne un devis en tant que justificatif, accompagné de la raison qui motive l’achat de ce matériel. Cette démarche lui permet d’obtenir la validation de son responsable, avant de pouvoir acheter le matériel en question.

En plus de toutes ces possibilités, N2F permet de joindre des demandes d’avances sur frais. Le collaborateur peut ainsi demander au manager et au service comptable de lui faire une avance avant un déplacement onéreux. Il demande alors un certain montant, établi en fonction des frais qu’il pense devoir payer sur place, et il soumet sa demande. Son manager et le service comptable peuvent accepter ou refuser la demande d’avance, ou également baisser le montant s’ils estiment que les frais engagés seront moins importants. Le collaborateur est ensuite informé que sa demande d’avance a été acceptée / rejetée ou que son montant a été modifié. Tous ces changements et accords sont ainsi tracés depuis l’application !

Une fonctionnalité qui s’adapte à vos besoins

Vous pouvez paramétrer la demande de déplacement dématérialisée en fonction de vos propres critères et de votre politique d’entreprise. La fonctionnalité « Ordre de mission » permet de mettre en place un système de blocages : en fonction du paramétrage, il sera par exemple impossible de soumettre une demande de déplacement si certaines informations n’ont pas été renseignées.

Il vous est également possible de mettre en place des plafonds. Il s’agit d’une solution très pratique car elle vous permet de rappeler votre politique de frais avant même d’engager ces frais. Vous limitez ainsi toute velléité dépensière et évitez de devoir recadrer vos collaborateurs.

Les paramètres des champs du formulaire s’adaptent aussi à votre politique de notes de frais et à votre culture d’entreprise. La soumission des notes de frais peut ainsi se faire dans le cadre des ordres de mission déjà approuvés. Lorsqu’ils engagent une dépense de note de frais, les collaborateurs renseignent un certain nombre de champs, exhaustifs ou non : date, montant, … Ils ont alors la possibilité de lier la dépense à un ordre de mission. Cela assure au service comptable une excellente visibilité sur les dépenses engagées. Il est en effet possible de connaître les raisons qui ont motivé les dépenses et de vérifier la cohérence de l’ensemble.

Pour aller encore plus loin, vous pouvez paramétrer qu’une dépense de notes de frais ne puisse être soumise que si elle est liée à ordre de mission validé. Par exemple, le collaborateur ne pourra saisir une dépense d’hôtel que si elle est rattachée dans la note de frais à une demande de dépense d’hôtel validée par le manager.

En somme, cette fonctionnalité vous permet de :

  • Mieux contrôler votre politique de remboursement des notes de frais.
  • Ne pas perdre de temps en étapes d’approbation et de vérification.
  • Gagner en efficacité en récoltant toutes les informations dont vous avez besoin sur un seul formulaire.

Grandes entreprises et petites sociétés, évitez les allers-retours chronophages et prenez le contrôle de vos frais en amont ! La solution N2F vous accompagne tout au long de vos process de remboursement des notes de frais. Alors, si vous souhaitez bénéficier d’un outil à la fois simple pour vous et vos collaborateurs, contactez-nous !