Les associations peuvent recruter des salariés, mais elles font bien souvent appel à des bénévoles qui ne bénéficient donc pas du statut de salarié. Néanmoins, ces bénévoles — tout comme les salariés — peuvent avoir des frais dans l’accomplissement de leur mission auprès d’une association. Or, même si un bénévole accepte de ne pas être rémunéré pour son travail en association, ce dernier n’est pas non plus contraint de supporter les frais occasionnés pour cette mission de bénévolat.

Associations comme bénévoles peuvent donc légitimement se demander s’il est possible de produire des notes de frais, afin de rembourser ces frais aux bénévoles d’une association. La réponse est oui et nous vous expliquons comment procéder…

Rappel : qu’est-ce qu’une association ?

Avant de détailler les règles applicables en matière de notes de frais en milieu associatif, il convient tout d’abord de rappeler ce qu’est une association.

Pour rappel, une association représente une organisation regroupant un ensemble de personnes dans l’objectif de mener à bien une mission ou de partager une activité commune sans vouloir générer de bénéfice. Ce type d’organisation à but non lucratif s’est vu reconnaître une existence juridique grâce à la loi Waldeck-Rousseau du 1er juillet 1901. C’est notamment pour cette raison qu’il est également fait référence aux associations loi 1901.

En outre, on recense 2 types d’association :

  1. l’association simple qui n’est pas déclarée en préfecture et qui ne possède donc pas de personnalité juridique ;
  2. l’association déclarée en préfecture qui possède donc une personnalité juridique.

Dans le cadre du remboursement d’une note de frais par une association reconnue par la loi de 1901, seule une association possédant une personnalité juridique est à même de traiter des notes de frais. Par conséquent, une association non déclarée à l’administration française ne pourra pas légalement rembourser des frais occasionnés par des bénévoles dans le cadre des notes de frais pour une raison simple : ce type d’association ne peut pas disposer de patrimoine qui lui est propre.

Les conditions du remboursement des notes de frais en association

Le droit du travail permet notamment de protéger les salariés contre d’éventuels abus de leur employeur. Un bénévole n’est pas un salarié, par conséquent les dispositions du Code du travail ne peuvent s’appliquer à ce dernier. Les contrôles sont donc renforcés en ce qui concerne les missions déléguées à des bénévoles par des associations. En d’autres termes, si une association traite un bénévole comme un salarié, cette dernière pourra être contrainte par les juges d’établir un contrat de travail à ce bénévole pour qu’il devienne un salarié effectif de l’association avec les droits qui y sont attachés.

Ainsi, concernant les notes de frais, celles-ci ne doivent pas être exagérées, sinon elles peuvent être perçues comme un salaire déguisé versé à un bénévole.

Par conséquent, une association devra apporter un contrôle renforcé aux remboursements des notes de frais de ses bénévoles.

Comme pour toutes les notes de frais en général, une association peut procéder à un remboursement des frais occasionnés par ses bénévoles en optant pour :

  • un remboursement en frais réels, ce qui veut dire en remboursant à l’euro près le montant des frais que chaque bénévole a déclaré dans une note de frais ;
  • un remboursement forfaitaire, auquel cas l’association devra se référer aux forfaits applicables selon la nature de la dépense (ex. : une note de frais kilométrique remboursée par l’association).

Comment rembourser les frais kilométriques ?

Une association peut rembourser les frais kilométriques engendrés par ses bénévoles dans l’exercice de leur fonction de bénévolat. Si le bénévole ne peut pas évaluer ses frais au réel concernant l’utilisation de son véhicule personnel, l’association peut appliquer un remboursement forfaitaire.

Concernant le forfait kilométrique, celui-ci diffère selon s’il s’agit d’un véhicule ou d’un cyclomoteur.

Pour un véhicule, l’association pourra appliquer un remboursement forfaitaire de 0,321 € par kilomètre parcouru en 2020. Pour un scooter, une moto ou un vélomoteur, le forfait est de 0,125 € par kilomètre.

Point important : ces chiffres sont susceptibles d’évoluer. Par conséquent, référez-vous toujours à la brochure pratique de déclaration des revenus une fois celle-ci publiée par le service des impôts.

Les impératifs de la note de frais en association

Afin que l’association puisse justifier le remboursement de notes de frais en cas de contrôle par l’administration, cette dernière doit pouvoir :

  • apporter un justificatif de la dépense générée par un bénévole dans le cadre de ses fonctions de bénévolat (ex. : un ticket de caisse, une facture…) ;
  • prouver que les dépenses remboursées ont bien un lien direct avec les missions de l’association ;
  • prouver que le remboursement des notes de frais ne dépasse pas le plafond qui est fixé chaque année par l’URSSAF.

Concernant la note de frais, l’association doit pouvoir proposer un modèle à ses bénévoles qui doit au minimum contenir :

  • le nom et le prénom du bénévole à l’origine de la note de frais ;
  • la nature de la dépense réalisée (ex. : un trajet en voiture) ;
  • le montant de la dépense ;
  • la date de la dépense ;
  • le moyen de paiement utilisé par le bénévole (ex. : carte bancaire, espèces…) ;
  • le lien entre la dépense et la mission du bénévole.

Pour aider les associations et leurs bénévoles à générer et à gérer les notes de frais, l’application de gestion de notes de frais N2F représente une solution adaptée au milieu associatif.

Pourquoi utiliser N2F pour les notes de frais en association ?

L’application de gestion de notes de frais N2F présente plusieurs fonctionnalités telles que :

  • la création et l’envoi des notes de frais directement au service comptable de l’association après une simple photo du justificatif de paiement réalisé par le bénévole via son smartphone ;
  • l’accès à une interface permettant aux bénévoles de suivre en temps réel le traitement et le paiement de leurs notes de frais ;
  • le calcul automatisé des frais kilométriques en partenariat avec Google Map ;
  • etc.

Ainsi, en utilisant l’application N2F les associations peuvent se concentrer sur leurs missions de bénévolat sans se soucier de régler d’éventuelles erreurs de traitement des notes de frais. Cette application permet ainsi d’automatiser une bonne partie de la procédure de traitement des notes de frais, pour gagner en efficacité et alerter en cas de dépenses excessives d’un bénévole.

cahier des charges notes de frais