Vous le savez, dématérialiser vos processus administratifs est indispensable pour assurer la compétitivité de votre entreprise. Pourquoi ? Car la digitalisation va de pair avec une optimisation des projets, l’automatisation de certaines actions, et donc une réduction du risque d’erreur.
Mais surtout, passer à la dématérialisation permet de gagner du temps. Pour les collaborateurs de votre entreprise, c’est l’assurance de passer moins de temps dans les doubles saisies, et plus de temps sur leur vrai cœur de métier ou sur des projets structurants.
D’ailleurs, peut-être possédez-vous déjà un logiciel de finance et de comptabilité au sein de votre entreprise. Vous avez raison, c’est le premier pas vers la digitalisation, et un moyen efficace de gagner du temps tout en sécurisant vos process !
Cependant, vous pouvez aller encore plus loin pour vous faciliter la vie en toute sécurité. En effet, en comptabilité, pas question de laisser les choses au hasard ! Vous le savez, l’encadrement légal autour de la comptabilité est particulièrement strict.
C’est d’ailleurs pour cette raison que l’administration requiert une conservation des documents pendant 10 ans ! En cas de contrôle fiscal, vous devez pouvoir justifier de l’ensemble des dépenses et entrées d’argent de votre entreprise sur une période donnée.
Pour répondre à cela, nombreuses sont les entreprises qui fonctionnent encore au tout papier, et conservent ainsi l’ensemble des documents relatifs à la comptabilité : devis, bons de commande, factures, etc.
Quel est le problème de l’archivage papier ?
L’archivage papier a plusieurs problèmes, et pas des moindres : d’abord, il coûte cher ! Si vous réalisez des envois postaux, vous devez ajouter à chaque échange le prix en vigueur du timbre.
Mais en plus, vous devez avoir un espace de stockage pour conserver l’ensemble de vos documents. Si vous louez vos bureaux, c’est une surface non négligeable que vous allez payer uniquement pour du stockage !
Enfin, disons ce qui est : le papier n’est pas pratique. Vraiment pas. Vous avez beau tout classer, mettre dans des archives, des classeurs, il y a toujours des feuilles volantes ou des documents au mauvais endroit. Résultat, vous devez passer beaucoup trop de temps à chercher un document spécifique, avec un risque d’erreur accru.
En ce qui concerne les notes de frais, la Loi oblige les entreprises à conserver les justificatifs pendant 10 ans. Or, vous le savez comme nous, les justificatifs et tickets de caisse sont édités sur un papier spécial, et ont tendant à s’effacer avec le temps et les frottement… D’ailleurs, saviez-vous que conserver ces justificatifs coûtait en moyenne 3% du montant total des notes de frais ?
Qu’est-ce qu’un archivage à valeur probante ?
L’archivage numérique est possible depuis l’arrêté du 22 mars 2017. Cependant, les entreprises ont encore dû attendre le 1er juillet 2019 pour s’affranchir totalement du papier, lorsque la Loi a levé l’obligation de conserver les justificatifs papier des notes de frais.
L’archivage numérique permet de numériser et stocker tous types de documents comptables (factures, justificatifs, devis, etc.). On parle alors d’archivage à valeur probante car il a la même valeur légale que les documents papier.
Conserver ses documents sous format électronique permet de garantir la pérennité de l’information, à condition de respecter trois grands principes :
- Authenticité du document : s’il s’agit d’une copie d’un document papier, ces deux documents doivent être identiques et doivent permettre d’identifier le créateur du document, la date, ainsi que le contenu.
- Intégrité des documents : le document doit être identique à l’original et ne peut être ni modifié, ni altéré, ni dénaturé, de sa création à la mise en place dans le système.
- Intelligibilité des documents : la lisibilité des documents dans le temps doit être garantie, dans le respect des formats imposés par l’administration fiscale (PDF ou PDF A/3 ISO 190005-3 selon l’arrêté du 22 mars 2017).
Quels sont les avantages de l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante a de nombreux avantages pour séduire les entreprises ! Moins onéreux et plus sécurisé, il permet de :
- Centraliser l’ensemble des documents comptables importants pour la gestion de votre entreprise
- Faciliter l’accès à ces documents en temps réel
- Bénéficier d’une traçabilité complète de toutes les opérations
- Garantir l’intégrité et la pérennité du document
- Assurer la conservation et la lisibilité du document.
En vous dotant d’une solution d’archivage à valeur probante, vous vous assurez d’être totalement en règle avec la Loi. En cas de contrôle, plus besoin d’aller dans votre salle des archives pour trouver un document spécifique : il vous suffit de donner accès à votre centre de stockage dans votre Cloud sécurisé !
L’archivage à valeur probante vous assure également :
- Une simplification de la réception des informations : l’envoi de documents papiers suppose des frais d’affranchissement, un délai d’envoi, mais aussi un certain délai entre la réception et le traitement. Avec l’archivage numérique, l’accès au document est facilité.
- La fin de la perte et de la détérioration des documents : dans le cadre de la gestion des notes de frais, on estime que 15% des justificatifs sont abîmés, perdus, ou reçus au-delà du délai d’acceptation requis.
Archivage et dématérialisation : pourquoi passer à la digitalisation ?
Nous savons très bien qu’il peut être difficile d’impulser un changement, quand bien même celui-ci serait tout à fait bénéfique à l’entreprise et aux équipes.
C’est un petit peu ce qu’il peut se passer avec l’archivage numérique ! Vous pouvez avoir envie de faire le virage pour fluidifier vos process, mais être freiné par l’ampleur du chantier, la formation nécessaires des équipes, ainsi que le temps nécessaire pour adopter le changement.
Pourtant, vous doter de solutions favorisant la dématérialisation et dotées d’une fonctionnalité d’archivage à valeur probante est désormais indispensable. Pourquoi ?
Tout d’abord parce qu’en 2024, les entreprises auront l’obligation d’émettre et de recevoir des factures dématérialisées. Autant impulser le changement le plus tôt possible pour vous y préparer !
Le suivi des documents comptables est également simplifié. Par exemple, en cas de contrôle fiscal, il devient très simple de ressortir un type de dépenses sur une période donnée. Utiliser des solutions de dématérialisation proposant un archivage à valeur probante a également un avantage certain : en cas de départ du DAF ou d’un comptable, il est très simple pour la personne qui prendra sa suite de s’y retrouver !
Enfin, des solutions basées sur la dématérialisation, telles que N2F et sa solution de gestion de note de frais, facilitent grandement le travail des services comptables en assurant une gestion optimale et sécurisée des documents. N2F vous propose ainsi de centraliser l’ensemble des justificatifs au format numérique grâce à son archivage à valeur probante. Les documents sont accessibles plus facilement, avec la certitude d’une lisibilité optimale !
