Quelle que soit la taille de votre entreprise, TPE, ETI, PME ou grand groupe, il est possible que vous cherchiez une solution pour contrôler la gestion des frais professionnels de votre entreprise.
Les cartes Business, ou cartes Corporate, permettent aux collaborateurs d’une entreprise d’effectuer des paiements au nom de l’entreprise, sans avoir à avancer les frais liés à ces dépenses professionnelles.
Ces dépenses peuvent concerner par exemple :
- Des dépenses liées à des déplacements professionnels (carburant, péage, etc.)
- Des repas d’affaires
- Des fournitures ou du matériel nécessaire à la réalisation d’une mission
- Le paiement de fournisseurs ou prestataires.
🔎 A noter : il existe deux types de cartes bancaires professionnelles :
- Les cartes à débit société (Business) : ce sont des cartes dont les montants sont prélevés directement sur le compte de l’entreprise. Celles-ci sont peu souvent données aux salariés, car elles sont plus compliquées à gérer en comptabilité.
- Les cartes à débit salarié (Affaires) : ces cartes sont adossées au compte personnel de l’employé. A débit différé, elles permettent de laisser le temps au salarié de faire sa note de frais. C’est aussi plus simple si celui-ci a fait des dépassements de plafonds ou a réalisé des dépenses non remboursables.
Quels sont les différents types de cartes bancaires professionnelles ?
Il existe plusieurs types de cartes Business, chacune avec ses points forts et ses points faibles. Selon les besoins et le fonctionnement spécifique de votre entreprise, vous pourrez en choisir un type plutôt qu’un autre.
Vous pouvez aussi choisir d’en utiliser plusieurs, selon par exemple la fonction des collaborateurs qui utiliseront ces cartes.
💸 Carte de débit
Elle fonctionne comme une carte bancaire classique, avec prélèvement des fonds sur le compte bancaire. Selon les établissements bancaires, il est possible de paramétrer un plafond de paiement.
- Les avantages : il n’y a pas de risque de découvert, puisqu’il est impossible de dépenser davantage que le solde du compte courant. Cette carte permet de consulter facilement les dépenses professionnelles ainsi que les mouvements sur le compte courant.
- Les inconvénients : la gestion est complexe lorsque la carte arrive à expiration, est perdue ou doit être bloquée. On vous laisse imaginer la situation si les licences des outils et logiciels que vous utilisez sont prélevées mensuellement sur cette carte, et que celle-ci est bloquée !
👛 Cartes de crédit
Elles fonctionnent par débit différé, et sont souvent plébiscitées par les entreprises, qui ont ainsi une vision en avance des dépenses qui seront réalisées.
- Les avantages : peu ou pas commissionnées, selon les établissements bancaires, elles offrent souvent de nombreux services complémentaires et des assurances pouvant intéresser et sécuriser les entreprises.
- Les inconvénients : le suivi des dépenses, différé, est plus laborieux pour l’entreprise.
💰 Cartes prépayées
Ce sont des cartes qui ne sont pas liées directement au compte courant de l’entreprise, mais doivent être rechargées par un référent désigné au sein de l’entreprise (comptable, DAF).
- Les avantages : il n’y a pas de risque de découvert, puisqu’il s’agit d’un plafond, et il est plus simple d’en délivrer à différents collaborateurs. Selon la solution choisie, la gestion des notes des frais est simplifiée, avec une récolte des justificatifs, des paiements en temps réel et une extraction en comptabilité.
- Les inconvénients : le paiement de dépenses imprévues peut être complexe si celles-ci dépassent le plafond. De même, le suivi constant et efficace des dépenses est plus difficile si la solution choisie n’est pas totalement adaptée à l’entreprise.
Gestion des dépenses professionnelles : pourquoi faire le choix des cartes pros ?
#1 – La facilité d’utilisation
L’une des raisons les plus mises en avant par les services administratifs pour l’utilisation des cartes bancaires professionnelles, c’est bien le gain de temps ! Les collaborateurs sont autonomes sur les paiements qu’ils doivent réaliser, dégageant du temps aux services support, qui n’ont plus besoin de venir à tout instant pour réserver un billet de train ou une nuit d’hôtel.
L’entreprise a également un meilleur contrôle sur les flux de trésorerie car les dépenses sont centralisées sur un compte unique, donc plus facilement traçables.
#2 – Eviter les avances de frais des salariés
Pour les salariés qui ont besoin de réaliser des dépenses liées à leurs missions, les cartes professionnelles évitent les avances de frais. En cas de contrôle fiscal, il est facile de retrouver l’ensemble des dépenses réalisées par les salariés en mission, et encore plus si la solution que vous choisissez permet de conserver les justificatifs avec une valeur légale.
#3 – Bénéficier des avantages bancaires
Les banques proposent souvent des avantages aux entreprises qui choisissent de se doter de cartes professionnelles. Parmi ceux-ci, on peut trouver notamment :
- Le débit différé à un ou deux mois sans intérêts
- Les paiements échelonnés
- Des assurances complémentaires (voyage, assistance 24h/24, assurance sur le matériel, etc.)
- Des services annexes (programmes de fidélité, accès aux salons Business dans les aéroports, etc.)
Cartes bancaires professionnelles, quels sont les inconvénients ?
Usage frauduleux des cartes professionnelles
Il peut arriver que les cartes bancaires d’entreprise soient utilisées de manière frauduleuse par les salariés, pour réaliser des dépenses personnelles notamment. Pour l’entreprise, c’est le risque d’enregistrer plus de dépenses que nécessaire pour l’activité professionnelle, de perdre de l’argent et d’avoir des problèmes en cas de contrôle.
En outre, si les cartes professionnelles ne sont pas nominatives, il sera difficile de détecter lequel parmi vos collaborateurs a fait ses courses avec la CB d’entreprise !
Limites annuelles de dépenses et coût des cartes
Les cartes bancaires professionnelles ont un coût ! Avant de vous engager, vérifiez bien s’il est avantageux pour votre entreprise de supporter les coûts de ces cartes ou les frais qui y sont associés.
Par exemple, pour les cartes de crédit permettant des remboursements échelonnés, le TAEG (taux annuel effectif global) peut être assez élevé.
Prenez également en compte la limite annuelle de dépenses qui peut être imposée par la banque.
Cartes bancaires professionnelles ou notes de frais ?
Dans de nombreuses entreprises, les seuls détenteurs d’une carte professionnelle à débit société sont le CEO et/ou le service administratif, vers qui les salariés se tournent lorsqu’ils ont besoin d’effectuer un achat dans le cadre de leurs missions.
En réalité, le choix d’une carte pro pour une entreprise dépendra beaucoup de son activité, mais aussi de ses demandes et besoins. Sont-elles adaptées à votre entreprise, aux habitudes de vos collaborateurs, le coût (en termes d’argent et de temps) est-il intéressant ?
Sachez qu’une solution de notes de frais telle que N2F utilise le rapprochement bancaire pour faciliter la comptabilisation des dépenses faites sur les cartes professionnelles.
Le rapprochement bancaire, qu’est-ce que c’est ?
Le rapprochement bancaire concerne aussi bien les cartes professionnelles à débit société que les cartes professionnelles à débit salarié.
- Cartes bancaires à débit société : il permet d’éviter le pointage manuel des dépenses en comptabilité, et d’attendre le relevé bancaire pour vérifier la correspondance entre le justificatif du salarié et le montant bancaire.
- Cartes bancaires à débit salarié : le collaborateur peut voir directement l’intégralité de ses dépenses professionnelles sur son application de notes de frais, ainsi que les justificatifs associés à ces dépenses.
Le connecteur bancaire associé à une application de gestion de note de frais permet d’avoir toutes les informations centralisées au même endroit ! Sur N2F, toutes les transactions réalisées avec la carte professionnelle sont actualisées quotidiennement. L’utilisateur n’a plus qu’à prendre son justificatif en photo pour la dépense soit complète !
Vous l’avez compris, le temps gagné en comptabilité est conséquent, et les erreurs limitées. De plus, en vous dotant d’une solution de notes de frais telle que N2F, vous vous assurez que les justificatifs sont conservés avec une valeur probante, conformément à la loi.
