Logiciel de gestion
de notes de frais
pour votre association

N2F est une application de notes de frais spécialement conçue pour répondre aux besoins des associations. Gagnez du temps en évitant les calculs fastidieux les tâches répétitives, organisez plus facilement vos finances, et concentrez-vous sur les projets et activités qui importent vraiment.  

Comment ça marche ?  

Nous avons créé notre application pour qu’elle soit utilisable par tous les publics, y compris ceux qui se sentent peu à l’aise avec les nouvelles technologies. Pour faire une note de frais, rien de plus simple : scannez le reçu avec votre smartphone, notre application s’occupe du reste ! Automatisation des calculs (taux de TVA, taux de change, etc.), catégorisation des dépenses et génération instantanée de rapports détaillés : obtenez une vision précise de vos transactions, en toute simplicité.  

Chez N2F, nous savons que chaque association est unique, c’est pourquoi nous avons conçu une application qui s’adapte à vos besoins spécifiques. Grâce à N2F, vous bénéficiez de la flexibilité nécessaire pour suivre vos finances de manière efficace.  

Une gestion simple des frais de votre association

• Module d’abandon de frais 
• Indemnités kilométriques spécifiques aux associations (selon le barème kilométrique des associations en vigueur chaque année)
• Facturation au nombre d’utilisateurs ou à la note de frais 
• Politique de frais 100% paramétrable : plafonds bloquants ou avertissants, modulables selon la typologie de déclarant 
• Possibilité de personnaliser les catégories, par exemple en créant des fiches projet ou fiches identitaires 
• Suivi des dépenses par projet, évènement ou département 
• Flux de validation personnalisable 
• Connexion à l’ensemble des logiciels comptables du marché.

Les dépenses engagées par les salariés et bénévoles font partie intégrante de la vie d’une association. Comme en entreprise, les membres de l’association peuvent se faire rembourser les dépenses engagées au nom de l’association sous la forme de notes de frais.  

Il peut s’agir par exemple de :  

• Achat de fournitures 
• Achat de nourriture, de médicaments 
• Déplacement et frais de transport 
• Dépenses de carburant, péages, parking 
• Réalisation d’évènements culturels ou sportifs.  

Bien qu’il n’y ait pas de subordination juridique dans une association, il existe entre les bénévoles et la structure une “convention tacite d’assistance”. L’association est ainsi tenue d’indemniser le bénévole en cas de dommages subis dans le cadre de la participation à une mission ou à une activité associative.  

A – Que sont les notes de frais ?  

Dès lors que les salariés et bénévoles d’une association engagent des frais pour son compte, ils peuvent se faire rembourser les dépenses sur présentation d’un justificatif. Une association peut rembourser les frais engagés en son nom de 3 façons :  

• Pour les salariés et bénévoles : remboursement des frais sur présentation d’un justificatif. Pour les bénévoles, les frais doivent être relatifs à leur mission, et ne sont pas imposables car non considérés comme des revenus.  
• Pour les salariés et bénévoles : remboursement au forfait des frais engagés, avec par exemple la mise en place d’allocations forfaitaires en fonction des barèmes administratifs fixés chaque année pour les frais kilométriques ou les frais de repas. 
• Uniquement pour les bénévoles : possibilité de faire un abandon de frais au profit de l’association. La réduction d’impôts liée est calculée en fonction du montant total des frais, de la même façon que les dons.  

B – Spécificités des notes de frais en association

La législation encadrant les dépenses réalisées dans le cadre d’une association et leur remboursement est très stricte.  

#1 – Nature des dépenses

Les associations peuvent avoir des frais spécifiques, liés à leur domaine d’activité, par exemple l’achat de matériel médical ou de médicaments pour une associations médico-sociale, ou des dépenses pour l’organisation d’évènements sportifs dans le cadre d’une association sportive.   

#2 – Bénévoles

La majorité des associations repose en grande partie sur le travail des bénévoles. Il est donc fréquent de devoir les rembourser des dépenses liées à l’activité de l’association : frais de déplacement, achat de matériel, d’aliments, etc. La gestion de ces dépenses doit être transparente et inscrite dans la politique de remboursement des notes de frais de l’association. 

#3- Sécurisation des flux financiers 

Chez N2F, toutes les données financières liées aux frais des associations sont stockées sur des serveurs sécurisés et basés en France. Dites adieu au papier : plus besoin de conserver les justificatifs, et donc plus de risque de les perdre.

Avez l’archivage à valeur probante, vous êtes aussi assuré que vos justificatifs numérisés ont une conformité légale en cas de contrôle fiscal.

Enfin, l’accès aux données financières de votre association est contrôlé, assurant une meilleure protection des informations sensibles.

#4 – Simplification des clôtures comptables 

Dans l’univers associatif, nous savons que chaque euro compte. Une solution de notes de frais comme N2F facilite le travail comptable des trésoriers en centralisant les informations et optimisant la gestion financière de l’entreprise : 

• Toutes les informations sont extraites automatiquement depuis la photographie du justificatif ou ticket de caisse : date, montant, marchand, taux de TVA (même multiple), volume de carburant, etc.
• La catégorisation est intelligente : frais de repas, de carburant, indemnité kilométrique (selon le barème des associations), etc.
• La connexion bancaire est automatisée, pour une réconciliation simplifiée des dépenses et un remboursement plus rapide de vos salariés ou de vos bénévoles.

De plus, une fois la note validée par le trésorier, elle est automatiquement injectée en comptabilité. En oprtant pour une solution de notes de frais, vous bénéficiez d’un suivi en temps réel du budget de l’association, et d’un accès à l’historique des dépenses.  

La génération de rapports financiers détaillés permet de faciliter les clôtures comptables, mais aussi de donner des informations à vos organismes de subvention et financeurs. Pour une association, ce sont des façons d’accroître sa transparence et sa crédibilité.  

#5 – Respect de l’environnement  

Chez N2F, nous savons qu’il est urgent de réduire notre empreinte environnementale, et nous souhaitons aider les associations et entreprises à y parvenir. Avec N2F, il devient possible de se passer totalement du papier : les salariés et bénévoles peuvent photographier leur ticket de caisse, ou l’importer sur l’application si reçu par email.

L’ensemble de la chaîne de traitement de la note de frais est dématérialisé, vous évitant le recours au papier. Vous économisez également les frais postaux, et notre module d’archivage à valeur probante permet de se passer de surface de stockage physique.