[Associations sportives] Comment faciliter la gestion de vos notes de frais

Président, salarié ou bénévole d’une association sportive, vous vous retrouvez vite noyé dans la charge administrative liée à votre activité ?

En effet, l’association sportive se différencie d’une association loi 1901 par les obligations légales relatives à sa création, son agrément et son affiliation auxquelles elle doit se conformer.

Si elle a besoin de l’implication de ses bénévoles pour fonctionner, elle est souvent contrainte d’en salarier certains, comme les entraîneurs par exemple. Plus l’association sportive grossit, plus son intendance ressemble à celle d’une entreprise et plus elle voit cohabiter des salariés, des bénévoles formés, des bénévoles gestionnaires, des bénévoles traditionnels et des volontaires non adhérents. Alors comment gère-t-elle son administratif et en particulier le traitement des notes de frais ? Explications.

Rappel des obligations légales d’une association sportive

Les dispositions relatives au dédommagement des frais professionnels des visiteurs médicaux sont p

Comme toute organisation, une association sportive doit répondre à un certain nombre d’obligations légales et donc réaliser des démarches administratives qui peuvent s’avérer chronophages.

Pour sa création, elle doit se déclarer auprès de la Direction départementale de la Jeunesse et des Sports (DDJS). L’association sportive doit également s’adresser à ce service pour obtenir son agrément. Il n’est pas obligatoire mais assure la reconnaissance de l’organisation au niveau ministériel. En outre, l’agrément permet à l’association sportive de bénéficier, entre autres, d’aides et de subventions ainsi que de règles particulières en matière de cotisations de sécurité sociale ou encore de tarifs préférentiels auprès de la SACEM. L’obtention de l’agrément est conditionnée par plusieurs éléments :

• L’association sportive doit être à but non lucratif et répondre à un objet d’intérêt général ;
• Elle doit avoir un fonctionnement démocratique avec la tenue d’assemblées générales régulières et la participation des membres aux différentes décisions ;
• La tenue d’une comptabilité transparente ainsi que la soumission du budget annuel et des contrats à l’assemblée générale.

Enfin, l’association peut également s’affilier à une fédération sportive nationale.

Les Salariés et bénévoles d’une association sportive : quelles réglementations ?

Les organisations sportives peuvent être composées de deux types de collaborateurs : les bénévoles et les salariés. Comme pour une entreprise, elles doivent répondre à un certain nombre de contraintes réglementaires relatives à ces derniers..

Les bénévoles

Ils ne perçoivent pas de rémunération et ne signent pas de contrat de subordination avec l’association sportive. Néanmoins, ils bénéficient du remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs missions, sur présentation des justificatifs.

Les salariés

Leur statut doit être formalisé par un contrat de travail et ils sont rémunérés pour leur activité. Comme les bénévoles, ils bénéficient du remboursement des dépenses engagés sur présentation des factures.

Notes de frais des bénévoles et des salariés d’une association sportive : comment faciliter leur gestion ?

La gestion des notes de frais fait partie des tâches les plus fastidieuses en matière de comptabilité. Néanmoins, il existe des solutions pour réduire considérablement la durée de traitement.

Quel remboursement des notes de frais ?

La restitution des dépenses liés à une activité peut se faire de deux manières :

• Le remboursement en frais réels : l’employeur – l’association sportive en l’occurrence – acquitte les sommes véritablement déboursées par le salarié ou le bénévole.
• Le remboursement forfaitaire : ce type de paiement consiste en une somme prédéfinie pour couvrir les dépenses de l’employé.

Pour justifier la restitution des frais réalisés par les bénévoles et les salariés auprès de l’administration, l’association sportive a pour obligation de :

• Conserver sous forme physique ou numérique les justificatifs tels que les tickets de caisse ou les factures. 
• Apporter la preuve que les frais remboursés sont en lien avec l’activité de l’organisation. 
• Démontrer que ces frais ne dépassent pas le plafond fixé chaque année par l’administration fiscale.

Afin de faciliter le remboursement des frais et assurer la traçabilité, l’association sportive doit également pouvoir fournir un modèle de document de demande de remboursement, comprenant les informations suivantes :

• Nom et prénom du bénévole ou du salarié
• Nature de la dépense engagée
• Montant des frais
• Date de la dépense
• Moyen de paiement employé
• Lien avec l’activité de l’association

N2F, l’allié des associations sportives pour faciliter la gestion des notes de frais

L’activité des associations sportives est souvent prenante. Celles-ci ne disposent que rarement de salariés, et ces derniers ont souvent de très nombreuses missions à mener. Afin de réduire le temps passé sur des tâches peu qualitatives et d’automatiser certains process administratifs, le recours à une solution dédiée aux notes de frais peut être une solution.

Parmi les solutions du marché, N2F, solution SaaS de digitalisation des notes de frais, accompagne les associations sportives dans la gestion administrative et propose notamment :

• La possibilité pour les salariés et les bénévoles de créer et déclarer directement une note de frais au service comptable via l’envoi d’une photo du justificatif de paiement.
• L’utilisation d’une interface simple et rapide permettant aux salariés et bénévoles de suivre le traitement et le remboursement de leurs notes de frais.
• Le calcul automatique des frais kilométriques grâce au lien avec l’application Google Maps.

En automatisant une partie du traitement des notes de frais, les associations sportives s’assurent d’être en règle en cas de contrôle fiscal. En outre, les solutions comme N2F constituent un réel gain de temps et leurs coûts sont vite amortis.

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