A partir du 1er août 2023, les tickets de caisse ne seront plus imprimés automatiquement, mais uniquement à la demande du client. Cette décision, prise pour lutter contre le gaspillage, va impacter vos collaborateurs qui se déplacent et réalisent des notes de frais.
[MAJ juillet 2023] Initialement annoncée pour janvier 2023, la fin de l’impression automatique du ticket de caisse avait déjà été reportée deux fois. En cause : l’inflation à 15% en ce début d’année 2023, et l’importance du ticket de caisse comme moyen de repérage pour les consommateurs.
Le cabinet de la Ministre Déléguée au Commerce, Olivia Grégoire, a annoncé “la ministre avait souhaité un report au moment où l’inflation des prix en grande surface était au maximum. [Or], depuis quelques semaines, on observe un reflux de l’inflation”. Malgré une inflation toujours haute (13,6% en juin), le moment est venu de lutter contre le gaspillage de papier, en laissant la possibilité au consommateur de refuser le ticket de caisse.
Fin des tickets de caisse : quels sont les justificatifs impactés ?
Dès le 1er août 2023, le Code de l’environnement prévoit que les justificatifs suivants ne soient plus imprimés automatiquement :
- Tickets de caisse
- Justificatifs de carte bancaire
- Bons d’achat.
🔎 Cette loi ne concerne pas tous les tickets, et certains seront toujours imprimés automatiquement :
- Note de restaurant ou d’hôtel
- Tickets faisant office de garantie (pour du matériel, par exemple)
- Prestations de service supérieures à 25€ (garagiste, etc.).
La Loi anti-gaspillage pour une économie circulaire, promulguée en février 2020, interdisait d’ailleurs déjà l’impression systématique d’un ticket de caisse pour les achats de moins de 20€ en 2021, et 30€ en 2022. Cependant, certaines enseignes ont déjà pris ce virage depuis longtemps, laissant le choix à leur client de l’impression ou de l’envoi électronique.
💡 Attention : en tant que consommateur, vous avez tout à fait le droit de refuser un justificatif papier, ou de choisir entre papier et électronique. Dans ce cas, vous devrez délivrer des informations personnelles (mail, numéro de téléphone). Le vendeur, lui, est dans l’obligation de vous fournir un ticket, quelle que soit sa forme (Arrêté 83-50/A 2). Il ne peut pas vous refuser l’impression du ticket de caisse.
Pourquoi cette suppression des tickets de caisse ?
En France, ce sont plus de 1,5 milliards de tickets de caisse qui sont imprimés chaque année, soit 2,5 millions d’arbres abattus pour ces papiers qui finissent souvent à la poubelle.
En plus du gâchis occasionné, les justificatifs et tickets de caisse sont imprimés sur un papier thermique contenant des produits polluants et des perturbateurs endocriniens (bisphénol A et produits calori-sensibles).
Le justificatif de carte bancaire est-il touché ?
Oui, cette suppression concerne les tickets de caisse comme les tickets de carte bancaire, aussi bien les exemplaires pour le vendeur que pour le client.
Côté commerçant, le reçu bancaire doit être conservé pour une durée minimale de deux ans, qu’il soit en version papier ou dématérialisée.
Fin du ticket de caisse : comment gérer les notes de frais ?
Pour être considérée comme frais professionnel et être remboursée, toute dépense doit être accompagnée d’un ticket de caisse ou, à défaut, du reçu bancaire. Les justificatifs doivent être conservés 10 ans en comptabilité, et pouvoir être conservés en cas de contrôle.
Depuis 2017, les entreprises ont heureusement la possibilité de conserver une copie numérique des justificatifs ! D’ailleurs, des solutions de note de frais telles que N2F ont permis de faciliter la gestion des frais professionnels. Le scan intelligent, par exemple, extrait instantanément toutes les informations importantes à partir d’une simple photo du justificatif : date, lieu / marchand, montant, TVA, etc.
Note de frais : faudra-t-il demander son ticket de caisse ?
Tout dépend de la politique de votre entreprise ! Si vous gérez encore les notes de frais en version papier, et qu’il faut impérativement fournir l’original du ticket de caisse, alors vous devrez rappeler à vos collaborateurs de bien penser à le demander à chaque passage en caisse (ainsi que le reçu bancaire).
En revanche, si votre entreprise utilise une application de notes de frais, vous pourrez choisir :
- Soit de le demander en version papier, afin de le scanner ensuite depuis l’application
- Soit de le recevoir en version numérique par mail ou SMS, puis de le charger dans l’app de notes de frais.
En effet, sur N2F comme sur de nombreuses autres solutions de notes de frais, il est très simple d’éditer une dépense à partir d’un relevé PDF.
Dans tous les cas, une note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif original qui prouve la dépense. C’est la seule manière pour les collaborateurs de se faire rembourser, et pour l’entreprise d’être dans la légalité en cas de contrôle.
Ticket de caisse et coordonnées professionnelles : comment faire ?
Afin de recevoir un justificatif en version numérique, il faudra laisser ses coordonnées, qu’il s’agisse d’un mail ou d’un numéro de téléphone. Il est aussi possible que le marchand demande davantage d’informations, dans le but de créer une fiche client.
En tant qu’employeur, vous devez éclaircir la politique de frais sur ce point : les collaborateurs peuvent-ils laisser leurs coordonnées professionnelles dans le but de recevoir les tickets de caisse ? Ou doivent-ils favoriser les tickets physiques ?
Si vous êtes un collaborateur qui réalise des notes de frais, pensez à en parler avec votre entreprise afin de connaître ses préconisations.
Comment se récolte le consentement avec le ticket de caisse numérique ?
Selon l’article 7.1 du RGPD, « le responsable du traitement est en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement au traitement de données à caractère personnel la concernant ». Dans les faits, on peut donc vous demander votre consentement de plusieurs façons :
- Lors de la création d’un compte sur un site web
- En caisse, sous forme d’une case à cocher sur un formulaire
- A l’oral : dans ce cas, il n’y a pas de preuve formelle du consentement.
A noter que le consentement est révocable : vous avez le droit de finalement refuser l’utilisation de vos coordonnées lors d’un prochain passage en caisse.
Que faire si je n’ai pas demandé le ticket de caisse ?
Si vous n’avez pas demandé le ticket de caisse, pas de panique, trois solutions sont possibles :
- Contactez le fournisseur pour qu’il vous établisse un nouveau justificatif
- Fournissez un relevé bancaire (date et heure) de la transaction
- Réalisez une attestation sur l’honneur.
Attention, ces deux dernières solutions sont réservées aux faibles montants.
Quel impact de la fin du ticket de caisse en comptabilité ?
Si vous utilisez déjà une solution de note de frais, votre travail ne changera pas. En effet, les collaborateurs devront toujours ajouter le justificatif à leur note de frais afin de pouvoir la soumettre : tranquillisez-vous, vous n’aurez donc pas besoin de réaliser davantage de contrôle !
En revanche, si vous n’avez pas de solution de notes de frais, vous devez d’abord communiquer en amont auprès des collaborateurs concernant les bonnes pratiques : faudra-t-il demander un ticket de caisse physique ? Le ticket numérique sera-t-il suffisant ?
Que vous utilisiez un logiciel de notes de frais ou non, vous devrez toujours vous assurer que les justificatifs correspondent aux dépenses, et les stocker pendant 10 ans. A ce titre, une solution de notes de frais vous facilitera le travail, car l’ensemble des documents seront conservés avec une valeur probante. En cas de contrôle fiscal, vous pourrez donc facilement ressortir les justificatifs d’une période donnée.
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