Geschäftsreisen sind für Unternehmen essenziell, um Geschäftsbeziehungen aufzubauen und zu pflegen, wichtige Verhandlungen zu führen und Projekte voranzutreiben. Um diese Ziele zu erreichen, müssen Mitarbeiter häufig auf Dienstreise geschickt werden. Damit sie dabei finanziell nicht benachteiligt werden, können Sie als Arbeitgeber Übernachtungspauschalen auszahlen. In Deutschland sind Pauschalbeträge für Dienstreisen innerhalb Deutschlands und das Ausland festgelegt und werden jährlich vom Finanzministerium aktualisiert.
In diesem Blogartikel erhalten Sie umfassende Informationen zur Übernachtungspauschale 2023, aktuellen Pauschbeträgen und hilfreichen Tipps für Ihr Unternehmen, um den Prozess reibungslos und effizient zu gestalten.
Übernachtungspauschale in Deutschland
Die Übernachtungspauschale wird im Rahmen der Reisekostenabrechnung angewendet.
💡 Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands beträgt die Übernachtungspauschale im Jahr 2023 aktuell 20 € pro Tag.
Bis zu diesem Betrag können die Kosten steuerfrei erstattet werden.
Das müssen Sie bei der Übernachtungspauschale beachten
Es gibt einige wichtige Aspekte, die Sie beachten sollten, um den Prozess korrekt und effektiv zu gestalten:
- Kennzeichnen Sie die Übernachtungspauschale nicht als Betriebsausgabe.
- Sie sind Ihren Mitarbeitern gegenüber nicht verpflichtet, die Übernachtungspauschale auszuzahlen. Die Auszahlung ist freiwillig.
- Ihre Mitarbeiter sollten die Belege aufbewahren, da sie in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden können.
Übernachtungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland
Im Ausland variieren die Übernachtungspauschalen je nach Land und Stadt, um den unterschiedlichen Lebenshaltungskosten gerecht zu werden. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmer, abhängig von ihrem Reiseziel, verschiedene Pauschbeträge erhalten, die speziell an die jeweiligen lokalen Bedingungen angepasst sind. Diese Anpassung stellt sicher, dass die Übernachtungspauschale im Ausland eine realistische und angemessene Kostendeckung für Unterkunft und Verpflegung bietet und den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Dienstreisen ohne finanzielle Belastungen durchzuführen.
Im Folgenden finden Sie eine Tabelle mit den Pauschbeträgen für die beliebtesten Reiseländer und Städte:
| Land | Übernachtungspauschale pro Nacht |
| Europa | |
| Belgien | 141 € |
| Frankreich – Paris | 159 € |
| Frankreich – im Übrigen | 105 € |
| Großbritannien (UK) – London | 163 € |
| Großbritannien (UK) – im Übrigen | 99 € |
| Italien – Mailand | 158 € |
| Italien – Rom | 135 € |
| Italien – im Übrigen | 135 € |
| Niederlande | 122 € |
| Österreich | 108 € |
| Polen – Breslau | 117 € |
| Polen – Danzig | 84 € |
| Polen – Krakau | 86 € |
| Polen – Warschau | 109 € |
| Polen – im Übrigen | 60 € |
| Schweden | 140 € |
| Schweiz – Genf | 186 € |
| Schweiz – im Übrigen | 180 € |
| Spanien – Barcelona | 118 € |
| Spanien – Kanarische Inseln | 115 € |
| Spanien – Madrid | 118 € |
| Spanien – Palma de Mallorca | 121 € |
| Spanien – im Übrigen | 115 € |
| Tschechische Republik (Tschechien) | 77 € |
| Ungarn | 85 € |
| Rest der Welt | |
| China – Chengdu | 131 € |
| China – Hongkong | 145 € |
| China – Kanton | 150 € |
| China – Peking | 185 € |
| China – Shanghai | 217 € |
| China – im Übrigen | 112 € |
| Israel | 190 € |
| Japan – Tokio | 233 € |
| Japan – im Übrigen | 190 € |
| Kanada – Ottawa | 142 € |
| Kanada – Toronto | 161 € |
| Kanada – Vancouver | 140 € |
| Kanada – im Übrigen | 134 € |
| Russland – Jekaterinburg | 84 € |
| Russland – Moskau | 110 € |
| Russland – St. Petersburg | 114 € |
| Russland – im Übrigen | 58 € |
| Südkorea | 92 € |
| Türkei – Istanbul | 120 € |
| Türkei – Izmir | 55 € |
| Türkei – im Übrigen | 95 € |
| USA (Amerika) – Atlanta | 182 € |
| USA – Boston | 333 € |
| USA – Chicago | 233 € |
| USA – Houston | 204 € |
| USA – Los Angeles | 262 € |
| USA – Miami | 256 € |
| USA – New York City (NYC) | 308 € |
| USA – San Francisco | 327 € |
| USA – Washington D.C. | 182 € |
| USA – im Übrigen | 182 € |
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👉 Eine vollständige Übersicht aller Länder finden Sie hier.
Im Detail: Wann werden welche Pauschalen angesetzt?
Die Ermittlung der richtigen Übernachtungspauschale kann auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, insbesondere wenn es um Dienstreisen ins Ausland oder die Rückkehr ins Inland geht. Um den Prozess zu vereinfachen, sollten Sie die folgenden Regeln beachten:
- Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland: In Fällen, in denen Ihre Mitarbeiter direkt anreisen, ohne am selben Tag noch tätig zu werden, wird der entsprechende Pauschbetrag des Ortes angewendet, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Das bedeutet, dass der Pauschbetrag des Ziellandes bzw. des Heimatlandes herangezogen wird, je nachdem, wohin die Reise geht. Diese Regelung soll sicherstellen, dass die Pauschale an die jeweiligen Lebenshaltungskosten angepasst ist, auch wenn der Arbeitnehmer noch nicht direkt tätig geworden ist.
- Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland: Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Dienstreise beenden und zurück in ihr Heimatland reisen oder aus dem Heimatland ins Ausland aufbrechen, ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend. Diese Regelung berücksichtigt die tatsächlichen Kosten, die am letzten Tag der Dienstreise anfallen, bevor der Arbeitnehmer in das andere Land zurückkehrt oder aufbricht.
- Für die Zwischentage: In der Regel ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Das bedeutet, dass für jeden Tag der Dienstreise, an dem der Arbeitnehmer an einem bestimmten Ort tätig ist, der Pauschbetrag des jeweiligen Landes oder der jeweiligen Stadt zur Anwendung kommt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Pauschale den tatsächlichen Lebenshaltungskosten am jeweiligen Ort entspricht und eine angemessene Kostendeckung für den Arbeitnehmer gewährleistet ist.
Tipps für Arbeitgeber
Wenn Sie den Prozess der Übernachrungspauschale möglichst effizient und stressfrei gestalten möchten, gibt es 3 Tipps, die Sie grundlegend beachten sollten.
Steuerfreie Erstattung
Achten Sie darauf, die Auszahlung nicht als Betriebsausgabe zu kennzeichnen. Dies gewährleistet, dass Ihre Mitarbeiter keine steuerlichen Nachteile erleiden und die Pauschale ihren eigentlichen Zweck erfüllt.
Belege aufbewahren
Es ist für Arbeitnehmer wichtig, alle Belege für Übernachtungen und Verpflegung aufzubewahren. Diese können bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Als Arbeitgeber sollten Sie ihre Mitarbeiter daher darauf hinweisen, stets alle Belege sorgfältig abgelegt werden.
Transparente Regelungen
Schaffen Sie transparente Regelungen für die Übernachtungspauschale, um Missverständnisse und Unzufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern zu vermeiden. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über die geltenden Pauschbeträge und stellen Sie sicher, dass sie die Abrechnungsprozesse verstehen. Klare Regelungen und Kommunikation tragen zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei und fördern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Digitales Reisekostenmanagement mit N2F
Das Reisekostenmanagement kann zeitaufwendig sein, sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter. Mit einem digitalen Reisekostenmanagement wie N2F gehören diese Probleme der Vergangenheit an.
Automatisierung der Reisekostenabrechnung
Mit N2F, der flexibelsten und umfassendsten Lösung für das Reisekostenmanagement, können Sie die Bearbeitungszeit von Spesen um das Vierfache reduzieren. Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Ausgaben können ganz einfach per Smartphone eingereicht werden. Dadurch entfällt der zeitraubende Papierkram und die Abrechnung wird für alle Beteiligten einfacher und übersichtlicher.
Automatische Ermittlung der Übernachtungspauschale
N2F ermittelt automatisch die jeweilige Übernachtungspauschale für In- und Auslandsreisen und senkt damit den administrativen Aufwand in der Buchhaltung. Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit der manuellen Berechnung der Pauschalen auseinandersetzen, und Fehlerquellen werden minimiert.
Integration in bestehende Systeme
N2F lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integrieren, sodass Sie den vollen Nutzen aus der Automatisierung ziehen können. Mit einer einfachen Implementierung und einer benutzerfreundlichen Oberfläche stellt N2F eine ideale Lösung für Unternehmen jeder Größe dar.
Zusammenfassung
Die Übernachtungspauschale 2023 bringt einige Änderungen mit sich. Arbeitgeber sollten sich mit den aktuellen Pauschbeträgen vertraut machen und auf die steuerliche Behandlung achten. Durch den Einsatz von Reisekostenmanagement-Tools wie N2F lässt sich der Prozess der Abrechnung von Reisekosten erheblich vereinfachen und beschleunigen. Transparente Regelungen und eine gute Kommunikation mit den Mitarbeitern tragen zudem zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei und helfen dabei, mögliche Konflikte im Zusammenhang mit der Übernachtungspauschale zu vermeiden.
