N2F Reisekosten Software
Bis zu 75% Zeitersparnis beim Abrechnungsprozess

Intelligente Belegerfassung

Belegerfassung mit dem N2F-OCR Smart Scan

• Automatische Datenerkennung
  Beleg fotografieren, N2F extrahiert Betrag, Datum, MwSt., Händler und Währung automatisch.

• KI-basierte Präzision
  Profitieren Sie von 96 % Genauigkeit dank integrierter künstlicher Intelligenz.

• Spezialfälle automatisch erkennen
  Kraftstoffmengen, Kurtaxe und Übernachtungen werden auch identifiziert.

• Schnelle, multikanalfähige Erfassung
  Importieren Sie Belege per App, Web oder E-Mail und sammeln Sie so alle Ausgaben zentral.

Kilometergeld und Fahrtkostenpauschalen

N2F als Fahrtenbuch

• Blitzschnelle Erfassung von Fahrten
  Lieblingsstrecken speichern und Pauschalen mit drei Klicks berechnen.
• Individuelle Sätze
  Offizielle Steuertabellen nutzen oder eigene Regeln nach Unternehmensrichtlinien festlegen.
• Zentrale Fahrzeugverwaltung
  Alle Daten zu Privat- und Firmenfahrzeugen an einem Ort verwalten.
• Automatische Abzüge
  Vorschüsse und Erstattungen direkt in der Spesenabrechnung integriert.
• N2F Reisekosten erfüllt alle Anforderungen eines Fahrtenbuchs

Reiseanträge

Reisen vorab genehmigen

• Integrierter Freigabe-Workflow
  Genehmigungsprozess vor jeder Reise individuell steuern.
• Vorschüsse einfach verwalten
  Einmalige oder laufende Vorschüsse in Echtzeit bereitstellen.
• Klare Missionsübersicht
  Genehmigte Anträge einsehen und Spesenverpflichtungen verfolgen.
• Automatische Buchhaltung
  Buchungssätze zu Anträgen und Vorschüssen automatisch erzeugen.

Freigabe und Kontrolle

Vereinfachte Freigaben und Schutz vor Betrugsversuchen

• Mehrstufige Freigaben und Vertretung
  Bedingte Schritte, Weiterleitung oder Vertretung nach Benutzer-Rolle steuern.
• Automatische Belegprüfung
  MwSt., Duplikate, Anomalien oder Betrugsversuche werden ohne manuellen Aufwand geprüft.
• Intelligente Benachrichtigungen
  Benachrichtigung bei Ausgaben an arbeitsfreien Tagen oder während Abwesenheiten.
• KI-gestützte Kontrollen
  Künstliche Intelligenz markiert potentiell verdächtige oder nicht konforme Ausgaben.

Rechtskonforme Archivierung

Belege digital und gesetzeskonform archivieren

• Zertifizierte Archivierung für 10 Jahre
  Alle Belege werden digital nach deutschen GoBD-Standards archiviert.
• Erweiterte Authentifizierung
  Jedes Dokument wird mit Zeitstempel und elektronischer Signatur versehen.
• Garantierte Datensicherheit
  Ihre Daten werden in Europa in zertifizierten, rechtskonformen Rechenzentren gespeichert.
• Steuerliche Konformität
  Archivierung nach GoBD-Standard, anerkannt von den Finanz- und Steuerbehörden.

Mehrwertsteuer-Rückerstattung

Mehrwertsteuer auf Spesen ganz einfach rückerstatten

• Automatische Erkennung erstattungsfähiger MwSt.
  Belege werden präzise analysiert, abziehbare MwSt. wird klar ausgewiesen.
• Steuerliche Konformität
  Strikte Anwendung der geltenden Regeln und Bedingungen für die MwSt.-Erstattung.
• Optimierte Buchhaltungsintegration
  Erstattungsbeträge werden direkt in Ihre DATEV- oder Lexware-Exporte übernommen – für eine zuverlässige Nachverfolgung.

Buchhaltungsexport

Einfachste Datenübertragung in Ihre Buchhaltung

• Kompatibel mit über 300 Buchhaltungsprogrammen
  Export zu DATEV, Lexware und weiteren FiBu-, ERP- oder Lohnbuchhaltungssystemen
• Automatisierte Exporte in verschiedenen Formaten
  SEPA-Dateien, analytische Exporte oder REST-APIs – je nach Ihrem Bedarf
• Einfache Importe und Synchronisation
  Analysedimensionen, Nutzer und weitere externe Daten integrieren
• Sichere Anbindung
  SSO, dedizierte API und DSGVO-Konformität garantiert

Reporting und Analyse

Sämtliche Ausgaben im Blick – maximale Kontrolle

• Individuelle Reports nach Rolle
  Daten nach Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen anzeigen – je nach Berechtigung
• Flexible Exporte
  PDF, Excel oder CSV nach Ihren gewünschten Analyse-Kriterien erstellen
• BI-Konnektoren verfügbar
  Daten via API in Ihre Business-Intelligence-Tools integrieren
• Echtzeit-Budgetkontrolle
  Ausgaben-Trends überwachen und Abweichungen frühzeitig erkennen

Internationale Reisekosten

International unterwegs? Kein Problem

• Mehrwährungs- und Mehrsprachfähigkeit integriert
  Über 170 Währungen und 11 Sprachen ohne komplizierte Einrichtung verwalten
• Einheitliche Spesenrichtlinie
  Interne Regeln global standardisieren und lokale Besonderheiten berücksichtigen
• Automatische Währungsumrechnung
  Aktuelle Wechselkurse für jede Ausgabe anwenden
• Nahtloses Nutzererlebnis
  Eine klare, intuitive Oberfläche für alle Mitarbeitenden – weltweit