Verpflegungsmehraufwand 2023 – Die Sätze in Deutschland und im Ausland

Wer beruflich oft unterwegs ist, dem ist der Begriff des Verpflegungsmehraufwands schon wohlbekannt. Doch sind manche Einzelheiten nicht immer klar. Wie werden die Reisekosten eigentlich gedeckt? Zu welchem Satz? Ob die Dienstreise nach Berlin, München, Paris oder New York geht – für ein paar Stunden oder über mehrere Tage, gelten unterschiedliche Bedingungen. Entdecken Sie die gültigen Sätze für den Verpflegungsmehraufwand 2023 in Deutschland und im Ausland und wie das Pauschalsystem funktioniert.

Ab dem 1. Januar 2023 ändern sich die Verpflegungsmehraufwände, die 2021 pandemiebedingt angepasst worden waren. Dies wurde durch das Bundesfinanzministerium bereits im November 2022 in einem Schreiben bekannt gegeben (siehe BMF-Schreiben).

Verpflegungsmehraufwand: Was ist darunter zu verstehen?

Wenn man den üblichen Arbeitsplatz wegen einer Dienstreise verlassen muss, ist es nicht nur eine Frage der Entfernung vom eigenen Heim. Es geht auch um Mehraufwand. Frühstück und Kaffee zum Mitnehmen, Mittagessen im Restaurant, Getränke am Abend – die mit einer Auswärtstätigkeit entstehenden Kosten sind natürlich höher als im Alltag. Genau dafür sorgt der Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird durch Paragraph § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes geregelt.

In Deutschland funktioniert das Vergütungssystem als Pauschale. Je nach Dauer der Reise gilt ein gewisser Betrag. Egal ob der Arbeitnehmer tatsächlich mehr oder weniger – oder sogar gar nichts – ausgegeben hat, es wird die gleiche Summe automatisch bezahlt. Kein Beleg wird daher benötigt. Lediglich die Genehmigung der Dienstreise reicht zur Erstattung. Es muss aber klar sein, dass der sogenannte Verpflegungsmehraufwand nichts mit der Deckung der Reisekosten zu tun hat. Solche Kosten werden vom Unternehmen getrennt und in vollem Umfang (100 Prozent) übernommen. Hier ist die Rede nur vom Mehraufwand, da der Mitarbeiter nicht zuhause ist.

Die Dauer und das Reiseziel sind die zwei Kriterien zur Bestimmung des Spesensatzes. Davon ausgehend gibt es verschiedene Fälle:

• Dauert die Reise mehr als 8 Stunden bzw. mehr als 24 Stunden? Sollte die Abwesenheit während eines einzelnen Arbeitstages und für weniger als acht Stunden dauern, wird der Arbeitnehmer für die Geschäftsreise nicht erstattet.
• Wohin wird beruflich gereist? Bei Reisezielen wird zwischen Deutschland und Ausland unterschieden.

Verpflegungsmehraufwand 2023 – Die Sätze in Deutschland

Ein einzelner Pauschalbetrag gilt für ganz Deutschland. Die Pauschalbeträge 2023 bleiben die gleichen wie im Vorjahr. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Mitarbeiter 14 Euro. Das ist die sogenannte kleine Spesenpauschale. Wenn die übliche Tätigkeitsstelle für mehr als 24 Stunden verlassen wird, werden 28 Euro pauschal vergütet. Das ist die sogenannte große Pauschale. Mit anderen Worten gilt die kleine Spesenpauschale am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen. An den anderen Tagen wird die große Pauschale gelten. Zum Vergleich betrugen die kleine und große Spesenpauschale jeweils 12 Euro und 24 Euro noch vor ein paar Jahren. Die Beträge sind inzwischen gestiegen. Das Verhältnis 1:2 zwischen beiden Pauschalen wurde aber beibehalten.

Außerdem gibt es zusätzlich die sogenannte Übernachtungspauschale. Nach dem Verpflegungsmehraufwand 2023 liegt diese bei 20 Euro pro Nacht. Die Hotelrechnung wird aber am häufigsten 100 Prozent vom Unternehmen übernommen.

Dazu sind noch Sonderregelungen zur Abrechnung zu beachten, besonders wenn die Verpflegung schon im Preis der Übernachtung enthalten ist. In diesem Fall sind Kürzungen von 20 bzw. 40 Prozent für Frühstück bzw. Mittag- und Abendessen vorgesehen. Genauer gesagt wird der Betrag von 28 Euro auf 22,40 Euro einschl. Frühstück und auf 16,80 Euro einschl. Abendessen reduziert.

Verpflegungsmehraufwand 2023 – Die Sätze im Ausland

Bei einer Dienstreise ins Ausland unterscheiden sich die Sätze nicht nur nach Ländern, sondern auch manchmal nach Städten oder sogar nach Regionen. Die Sätze wurden nämlich speziell implementiert, um die wirtschaftlichen Ungleichheiten möglichst gerecht zu decken. Von daher sind Spesensätze in Paris, Warschau und Madrid sehr unterschiedlich. In der Regel sind die Sätze bei Auslandsaufenthalten höher als die bundesweit geltenden Beträge.

In der nachstehenden Tabelle sind die Verpflegungspauschalen (in Euro) für die häufigsten Reiseziele im Ausland zu finden. Änderungen zu den geltenden Beträgen aus 2021 sind fettgedruckt. Eine vollständige Übersicht aller Länder finden Sie hier.

*bzw. am An- oder Abreisetag

Auch bei Dienstreisen ins Ausland können die Beträge wegen schon bezahlter Mahlzeiten gekürzt werden. Dafür gelten die gleichen oben erwähnten abzuziehenden Prozentsätze wie in Deutschland.

Nehmen wir ein Beispiel zum besseren und konkreten Verständnis. Herr Müller arbeitet in Köln. Er muss beruflich für vier Tage (inkl. An- und Abreise) nach Paris reisen, wobei er das Frühstück mit der Hotelrechnung von der Firma erstattet bekommt.

• Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 39 Euro;
• Tag 2 und 3: Verpflegungsmehraufwand von 58 Euro pro Tag wegen ganztägiger Abwesenheit, abzüglich 11,60 Euro für Frühstück; dies ergibt 46,40 Euro pro Tag;
• Abreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 39 Euro, abzüglich 11,60 Euro für Frühstück: dies ergibt 27,40 Euro.

Die Beträge des Verpflegungsmehraufwandes können auf den ersten Blick verwirrend wirken. Abrechnung nach Reiseziel und Dauer, Verkürzung nach Mahlzeiten, jährliche Aktualisierung der Sätze etc. Um Firmen durch diesen komplexen Prozess zu begleiten und die Reisekostenabrechnung generell so automatisch wie möglich zu verwalten, wurden professionelle Tools speziell dafür entwickelt. Mit N2F können Sie auf eine komplette Lösung bauen!