Die Wahl der optimalen Reisekostenabrechnungs-Software ist für Arbeitgeber entscheidend, um geschäftliche Reisen viel einfacher und effizienter zu buchen, zu verwalten und abzurechnen. Moderne Lösungen bieten zahlreiche Vorteile – von der Vereinfachung der Abrechnungsprozesse bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – und optimieren die gesamte Spesenabrechnung.
Wir stellen Ihnen 10 Top Reisekosten-Softwares vor. Erfahren Sie, wie diese Tools Ihnen helfen können, viel Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu steigern.
Vorteile einer Reisekostenabrechnungs-Software
Eine Software für die Reisekostenabrechnung bietet für Arbeitgeber und Beschäftigte zahlreiche Vorteile:
- Keine unübersichtlichen Stapel an Belegen mehr
- Große Zeitersparnis, Fehlerreduzierung und bessere Übersicht durch automatisierte Prozesse
- Bequeme Erfassung und Bearbeitung per mobiler App oder am PC
- Gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung
- Schnellere Rückerstattung für mehr Mitarbeiterzufriedenheit
Hauptfunktionen einer Reisekosten-Lösung
Ohne eine digitale Lösung sind Reisekosten-Abrechnungen meist sehr aufwendig. Moderne Reisekostenabrechnungs-Software revolutionieren die herkömmliche Praxis von Excel-Listen und Beleg-Bergen. Durch automatische Ermittlung der Reisekosten und Zuordnung der Belege wird die Reisekostenabrechnung zu einem schnellen Prozess, der mit nur wenigen Klicks im Buchhaltungsprogramm und in der Lohnabrechnung verbucht wird und so dazu beiträgt, das Finanzmanagement zu optimieren.
Mit einer Reisekostenabrechnungs-Lösung können in der Regel Fahrtkosten, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie die Reisenebenkosten abgerechnet werden. Weitere Funktionen können sein:
- Einfache Beantragung und Genehmigung von Reisen
- Vorschuß-Zahlungen
- Digitale Speicherung und Übermittlung aller Belege (z. B. per mobiler App mit Scanner-Funktion)
- Verwaltung von Dienstfahrzeugen
- Import von Kreditkartenumsätzen
- Automatische Berechnung von Steuersätzen, Pauschalen usw.
- Workflows und Berichte
- Archivierung mit Beweiswert
Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand umfasst sämtliche zusätzlichen Kosten für Verpflegung während Auswärtstätigkeiten, wie etwa der Kaffee am Morgen, das Mittagessen in einer firmenexternen Kantine oder das Abendessen im Restaurant.
Vor der Software-Auswahl den Bedarf klären
Bevor sie verschiedene Anbietern für Reisekostenabrechnungs-Softwares in die engere Auswahl nehmen, sollten Sie zunächst Ihre Anforderungen genau definieren:
- Wie viele Mitarbeitende sollen die Reisekosten-Software benutzen können?
- In welche vorhandene Systeme soll die Lösung integriert werden?
- Wie werden Auslagen während der Reisen bezahlt?
- Wird für Dienstfahrzeuge ein integriertes Fahrtenbuch benötigt?
- In welche Länder führen Geschäftsreisen?
- Sollen Mitarbeitende speziell geschult werden?
Reisekosten im öffentlichen Dienst
Für Dienstreisen von Beschäftigten im öffentlichen Dienst gelten die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG), das auch von vielen kommunalen Arbeitgebern übernommen wird. Zudem verweist der Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (TVöD) meistens auf diese Regelungen. Die Erstattungshöhen können aber je nach Bundesland variieren.
Gemäß §2 BRKG muss eine Dienstreise grundsätzlich vor Antritt schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt werden.
Auswahlkriterien für Softwarelösungen
Die Auswahl an Lösungen für Reisekostenabrechnungen ist riesig und macht einen Softwarevergleich zur Herausforderung. Um den Entscheidungsprozess zu vereinfachen, können Sie eine Checklist mit wichtigen Kriterien erstellen.
Ein benutzerfreundliches System ermöglicht es den Teams, sich schnell mit der Software vertraut zu machen, was den Schulungsbedarf reduziert:
- Onboarding: Werden neue Anwender:innen systematisch durch die Software geführt?
- Benutzeroberfläche: Ist die Benutzeroberfläche intuitiv und benutzerfreundlich?
- Mobile App: Wird gegebenenfalls eine praktische mobile App angeboten, die z. B. die mühsame Eingabe von Informationen überflüssig macht?
- Kennzahlen: Bietet die Lösung Dashboards mit grafischer Darstellung von KPIs?
Daneben sind der Umfang der angebotenen Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen, Flexibilität, Datensicherheit, Support, Service, Updates und der Preis bedeutende Kriterien, wenn Sie eine Software in die engere Wahl ziehen.
Die Lösung muss auch steuerliche Regelungen, Datenschutzvorschriften und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) berücksichtigen.
Vergleich von Anbietern für Reisekostenabrechnungs-Software
In diesem Vergleich betrachten wir 10 Anbieter von Reisekostenabrechnungs-Software, die sowohl für KMUs als auch für große Unternehmen geeignet sind.
SAP Concur
SAP bietet mit SAP Concur Travel eine cloudbasierte Lösung. Mitarbeitende können ihre Reise unterwegs einsehen, aktualisieren und (um)buchen. Unternehmen haben die Möglichkeit, die vorgeschlagenen Reisekosten im Voraus zu prüfen. Integrierte Richtlinien helfen dabei, sich für günstige und konforme Reiseoptionen zu entscheiden.
Concur Travel kann an Concur Expense angebunden werden, um alle Ausgaben an einem Ort einsehen und zu analysieren.
Circula
Circula ermöglicht eine mobile Erfassung von Reisekosten und ergänzt diese automatisch um Fahrtkosten durch den Abgleich mit Google Maps. Obwohl keine Schulungen für Mitarbeiter angeboten werden, bietet die Website einen FAQ-Bereich zur Beantwortung auftretender Fragen. Circula ist als Webanwendung sowie für iOS und Android verfügbar.
Das Rechenzentrum von Circula befindet sich in Deutschland und der Support ist deutschsprachig.
N2F
N2F ist eine umfassende und benutzerfreundliche Lösung, die 11 Sprachen und mehrere Währungen unterstützt. Belege für Spesenabrechnungen können unterwegs mit dem Smart Scan fotografiert und ausgelesen werden. Zur zusätzlichen Sicherheit synchronisiert N2F alle fotografierten Belege mit dem Nutzerkonto.
N2F analysiert alle Ausgaben und kann Fehler erkennen, um ungerechtfertigte Ausgaben zu vermeiden. Außerdem können unternehmensspezifische Pauschalen und Reisekostenrichtlinien integriert werden. Die Lösung interagiert nahtlos mit FiBu-Software, Banken und Reiseportalen.
Darüber hinaus bietet N2F einen deutschsprachigen Support.
HRworks
Die Reisekostenabrechnungs-Software von HRworks ist eine webbasierte SaaS-Lösung, die von jedem mobilen Endgerät aus problemlos genutzt werden kann. Sie ist skalierbar und lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Lösungen integrieren. Mit Preisen ab 6 Euro pro Monat gehört sie – je nach Anforderungen – zu den kostengünstigsten Lösungen.
Lexware
Lexware bietet mit ‘Lexware reisekosten pro‘ eine leistungsstarke Software für die Verwaltung von In- und Auslandsreisen sowie die Bewirtungskosten für bis zu 500 Reisende und 50 Firmen. Die Lösung integriert ein GoBD-konformes Fahrtenbuch, wodurch der Bedarf an zusätzlicher Software entfällt. Die Software ist jedoch nur für die Nutzung auf Windows-Plattformen verfügbar.
Mit ‘Lexware reisekosten plus‘ können In- und Auslandsreisen von bis zu 100 Reisenden und 5 Firmen abgerechnet werden.
Rydoo
Rydoo wirbt mit der hohen Akzeptanzrate seiner Reisekostensoftware. Die Mehrsprachigkeit der Funktionen macht sie besonders interessant für internationale Unternehmen. Der Support bietet Einarbeitungshilfe in verschiedenen Sprachen, darunter auch Deutsch. Rydoo ist bereits ab einem monatlichen Preis von 6 Euro verfügbar.
TravelPerk
Die Lösung bietet eine breite Palette an Funktionen und Dienstleistungen für Geschäftsreisen. Über eine benutzerfreundliche Plattform können Flüge, Hotels, Züge und mehr gebucht werden. Die Plattform ermöglicht individuell anpassbare Reiserichtlinien, automatisierte Genehmigungsprozesse, Echtzeit-Berichte und Integrationen von Reisekostenabrechnungen. TravelPerk ist Geschäftsreise-Software, Buchungsplattform und Reisekosten-Tool in einem.
Onexpense
Onexpense bietet eine benutzerfreundliche App zur Verwaltung von Spesenabrechnungen. Durch Fotografieren von Belegen oder Rechnungen liest die App automatisch die Kosten aus. Zusätzlich ermöglicht Onexpense die Kilometergeldabrechnung direkt über die App. Die Anwendung stellt außerdem Spesenvorlagen für Mitarbeiter bereit.
Jeder erstellte Spesenbericht wird automatisch im gewählten Dateiformat zusammengestellt und zur schnellen Rückerstattung an die Buchhaltungsabteilung gesendet.
MobileXpense
MobileXpense ermöglicht es Mitarbeitern, Reiseanträge auszufüllen, die dann über einen Workflow von Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden können. Die Lösung kann auch mit einem Online-Buchungstool für Geschäftsreisen integriert werden.
Belege können unterwegs fotografiert und ausgelesen werden. Die Software bietet auch eine Integration mit Google Maps für eine einfachere Erstattung der Kilometerpauschale bei Dienstreisen. Mit ‘Declaree’ und ‘Expense’ bietet Mobile Xpense spezielle Lösungen für den Mittelstand an.
Spendesk
Mit Spendesk können Spesenabrechnungen zusammen mit anderen Firmenausgaben papierlos bearbeitet werden. Digitale Spesenabrechnungen können über die App durch das Hochladen eines Belegfotos erstellt werden und das Finanzteam löst Rückerstattungen direkt in der Spendesk-Plattform aus. Die Software bietet eine Komplettlösung zur Ausgabenverwaltung, ermöglicht die Erstellung virtueller Debitkarten für Online-Zahlungen und bietet die Option für physische Debitkarten bei Geschäftsessen oder -reisen.
Damit Sie leichter die optimale Lösung für Ihre Teams finden, bieten die meisten Anbieter kostenlose Testversionen.
