JL Bourg koos N2F voor het beheer van zijn onkostennota’s
JL Bourg is een van de meest innovatieve basketbalclubs van Frankrijk. De club biedt een kwalitatieve structuur, zowel op sportief als op administratief vlak. Veel sporters prijzen de structuur, de organisatie en de ultramoderne faciliteiten.
- Sector: Sportclub
- Opgericht in 1937
- Aanwezigheid: Europa
- Activiteiten: Sport
De uitdaging
JL Bourg is altijd op zoek naar innovatie en investeert niet alleen in sport. De club koos voor N2F om het beheer van onkostennota’s te vereenvoudigen voor zijn medewerkers.
“Het aantal onkostennota’s varieert met onze sportactiviteit. In de zomer ligt het lager, maar zodra het seizoen begint, kunnen we oplopen tot ongeveer vijftig onkostennota’s per maand.”
Caroline Lacour, afdeling Boekhouding
Vóór N2F
De boekhouding van JL Bourg wordt door één persoon gevoerd, in nauwe samenwerking met het accountantskantoor van de club. Het aantal onkostennota’s hangt rechtstreeks af van de sportactiviteit: in de zomer blijft het beperkt, maar zodra het seizoen begint, kan het oplopen tot ongeveer vijftig per maand.
“Voordat we N2F gebruikten, vulde elke medewerker zijn uitgaven in een Excel-bestand in, zodat de gegevens daarna konden worden ingevoerd. Het invullen van het bestand en het daarna invoeren van de informatie in de boekhouding kostte uiteraard veel tijd. ”
Caroline Lacour
Waarom N2F?
De oplossing moest aan een aantal behoeften voldoen:
- Gebruiksgemak
- Tijd besparen
- Eenvoudige overdracht naar de boekhouding
“Steeds meer medewerkers moesten zakelijke uitgaven doen, met een betaalmiddel van het bedrijf of met een persoonlijk betaalmiddel. Daarom zochten we een gebruiksvriendelijke tool die ons tijd kon besparen.
Wat ons van N2F overtuigde, was in de eerste plaats het gebruiksgemak, maar ook hoe eenvoudig gegevens naar de boekhouding kunnen worden overgezet. ”
Caroline Lacour
Beheer van onkostennota’s met N2F
Voor eindgebruikers
“Vandaag gebruiken we de oplossing met 14 personen. Met N2F hoeven we uitgaven niet meer een voor een in te voeren. ”
Nu beheert iedereen zijn eigen uitgaven zelfstandig via N2F. Elke gebruiker hoeft alleen een foto van het bonnetje te maken. De gegevens worden vooraf ingevuld; daarna volstaat het om te controleren of de bedragen kloppen (bijv. het totaal inclusief btw) en de nota in te dienen. ”
Caroline Lacour
Voor de boekhouding
“Aan mijn kant hoef ik, zodra de onkostennota is goedgekeurd, alleen nog de boekingen te exporteren om ze in het boekhoudpakket te importeren. ”
De tijdwinst is aanzienlijk. Ik zou zeggen dat het beheer van onkostennota’s me minder dan een uur per week kost.
Caroline Lacour
“We gebruiken de software nu al enkele jaren, dus de werkwijze is goed ingeburgerd. Vandaag verloopt ons proces voor goedkeuring en overdracht naar ons boekhoudpakket vlot. ”
De mening van JL Bourg
Voor eindgebruikers
“Mijn collega’s zijn tevreden over wat N2F heeft opgeleverd en ik heb geen negatieve feedback gekregen over het gebruik. Sommigen hoefde ik niet eens uit te leggen hoe het werkt. Ze hebben de software zelf onder de knie gekregen, omdat die vrij intuïtief is.”
Caroline Lacour
Voor de boekhouding
Wat mij betreft is de tool goed afgestemd op ons gebruik en is hij erg functioneel. Het is belangrijk om vanaf het begin de tijd te nemen om hem goed in te stellen, zodat hij aansluit op de interne processen. Daarna wordt alles nog eenvoudiger. Wat de dienstverlening betreft: het supportteam reageert snel en geeft nuttig advies.
Caroline Lacour
Andere klantverhalen
NAOS
Huidverzorging
NAOS heeft voor N2F gekozen om zijn internationale onkostenbeheer te centraliseren en te stroomlijnen
Babolat
Industrie
Babolat heeft voor N2F gekozen om zijn internationale onkostennota’s wendbaar te digitaliseren
M. Chapoutier
Voeding
M. Chapoutier heeft voor N2F gekozen om tijd te besparen en het beheer van de beroepskosten te stroomlijnen
