Centrogest sceglie N2F per note spese e carte Business
Centrogest è una delle realtà italiane più strutturate nel facility management: pulizie, portierato, traslochi, manutenzione tecnica degli edifici, sistemi di sicurezza, antincendio e controllo accessi, con oltre 2.300 collaboratori su tutto il territorio nazionale. L’azienda ha scelto N2F per digitalizzare le note spese e dotare i propri collaboratori di carte Business, in un’unica piattaforma.
- Settore: Facility management
- Collaboratori: oltre 2.300
- Presenza: tutta Italia
- Soluzioni N2F: N2F Note spese e N2F Carte di pagamento
La sfida
Quando Tarcisio Pagnozzi entra in Centrogest come CFO nel luglio 2025, la gestione delle note spese è interamente manuale. Il progetto che presenta alla Direzione si riassume in tre parole: digitalizzazione, compliance e controllo.
“Quando sono arrivato, la gestione delle note spese era completamente manuale. L’obiettivo era automatizzare tutto il processo e trovare una soluzione che integrasse sia le carte di credito sia la rendicontazione delle spese.”
— Tarcisio Pagnozzi, CFO di Centrogest
Prima di N2F
Carta e posta ordinaria
Ogni mese l’amministrazione riceveva decine di buste con ricevute, scontrini e giustificativi da tutta Italia, da verificare e registrare a mano.
“I colleghi dovevano inviare via posta ordinaria tutta una serie di scontrini e documenti. Spesso i riepiloghi non quadravano e questo ci occupava anche tre o quattro giornate di lavoro al mese.”
— Tarcisio Pagnozzi
Un rischio fiscale
Gli scontrini su carta termica si deteriorano con il tempo: in caso di controllo fiscale, un documento illeggibile diventa un problema.
“Molti documenti arrivavano deteriorati o rischiavano di non essere più leggibili nel tempo. Questo comportava un rischio concreto dal punto di vista fiscale.”
— Tarcisio Pagnozzi
Le spese da rifatturare ai clienti
Nel facility management molte spese vengono rifatturate ai clienti. Senza i giustificativi a portata di mano, la rifatturazione richiedeva tempo.
Perché N2F?
Il CFO incontra diversi fornitori durante un evento dedicato ai direttori amministrativi e finanziari. Dopo una prima selezione restano due soluzioni. I criteri di scelta:
- Note spese e carte Business nella stessa piattaforma
- Un processo senza carta, dallo scontrino alla contabilità
- La qualità della relazione con il team N2F
“L’opportunità era evitare di acquistare il software da un fornitore e le carte da un altro. N2F ci permetteva di avere tutto integrato.”
— Tarcisio Pagnozzi
“L’approccio umano e il modo in cui è stata gestita la trattativa hanno sicuramente fatto la differenza.”
— Tarcisio Pagnozzi
Un’implementazione più rapida del previsto
Centrogest parte con un progetto pilota su una decina di collaboratori. Il periodo di test previsto era lungo: non è servito.
“Il test è andato liscio come l’olio. Pensavo ci sarebbe voluto molto più tempo, ma non ce n’è stato bisogno.”
— Tarcisio Pagnozzi
Anche la consegna delle carte Business procede rapidamente.
“Mi aspettavo qualche rallentamento nella consegna delle carte. In realtà tutto è andato molto rapidamente.”
— Tarcisio Pagnozzi
Note spese e carte Business con N2F
Rimborsi quasi azzerati
Prima, i collaboratori anticipavano le spese e venivano rimborsati con bonifico o in busta paga. Con le carte Business N2F, questi rimborsi sono quasi spariti.
“Abbiamo praticamente eliminato i rimborsi tradizionali. È un beneficio che inizialmente non avevamo nemmeno considerato e che oggi vediamo chiaramente.”
— Tarcisio Pagnozzi
Carte attivate solo quando servono
“Posso abilitare l’utilizzo della carta solo quando serve. Questo ci permette di estenderne l’utilizzo anche a figure che in passato non avrebbero avuto accesso a una carta aziendale.”
— Tarcisio Pagnozzi
Un processo di approvazione
“Oggi i responsabili possono verificare e approvare le spese dei propri collaboratori. Prima, con un processo cartaceo, sarebbe stato impossibile.”
— Tarcisio Pagnozzi
Le spese dei clienti in tempo reale
“Ora abbiamo in tempo reale il documento e il riepilogo delle spese sostenute per conto del cliente. Prima questa visibilità semplicemente non esisteva.”
— Tarcisio Pagnozzi
I risultati
- Da 4 giornate a mezza giornata al mese per gestire e controllare le note spese
- 100 carte Business in uso, con l’estensione ad altri collaboratori in valutazione
- Approvazione da parte dei responsabili, impossibile prima con il processo cartaceo
“N2F supera brillantemente il problema dell’archiviazione fiscale. La scansione assume valore legale e il rischio di perdere documenti è praticamente eliminato.”
— Tarcisio Pagnozzi
L’opinione di Centrogest
Dal punto di vista degli utenti
“L’applicazione è talmente user friendly che anche colleghi meno avvezzi alla tecnologia sono riusciti a utilizzarla velocemente.”
— Tarcisio Pagnozzi
In sintesi
“N2F ci ha permesso di trasformare un processo amministrativo complesso in un flusso digitale, rapido e conforme alle normative.”
— Tarcisio Pagnozzi, CFO di Centrogest
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