Centrogest a choisi N2F pour ses notes de frais et ses cartes Business
Centrogest est l’un des acteurs italiens les plus structurés du facility management : nettoyage, conciergerie, déménagements, maintenance technique des bâtiments, systèmes de sécurité, de protection incendie et de contrôle d’accès, avec plus de 2 300 collaborateurs sur tout le territoire italien. L’entreprise a choisi N2F pour digitaliser ses notes de frais et équiper ses collaborateurs de cartes Business, sur une seule plateforme.
- Industrie : Facility management
- Collaborateurs : plus de 2 300
- Présence : toute l’Italie
- Solutions N2F : N2F Notes de frais, N2F Cartes de paiement
Le défi
Lorsque Tarcisio Pagnozzi rejoint Centrogest comme directeur financier (CFO) en juillet 2025, la gestion des notes de frais est entièrement manuelle. Le projet qu’il présente à la Direction tient en trois mots : digitalisation, conformité et contrôle.
« Lorsque je suis arrivé, la gestion des notes de frais était entièrement manuelle. L’objectif était d’automatiser l’ensemble du processus et de trouver une solution permettant d’intégrer à la fois les cartes de crédit et la gestion des dépenses. »
— Tarcisio Pagnozzi, CFO de Centrogest
Avant N2F
Du papier et du courrier
Chaque mois, l’équipe administrative recevait des dizaines d’enveloppes de reçus, tickets et justificatifs venus de toute l’Italie, à vérifier et saisir à la main.
« Les collaborateurs devaient envoyer par courrier toute une série de tickets et de documents. Les récapitulatifs ne correspondaient souvent pas, et cela nous mobilisait jusqu’à trois ou quatre journées de travail par mois. »
— Tarcisio Pagnozzi
Un risque fiscal
Les tickets imprimés sur papier thermique s’effacent avec le temps. En cas de contrôle fiscal, un justificatif illisible devient un problème.
« De nombreux documents arrivaient détériorés ou risquaient de devenir illisibles avec le temps. Cela représentait un risque réel d’un point de vue fiscal. »
— Tarcisio Pagnozzi
Les dépenses à refacturer aux clients
Dans le facility management, de nombreuses dépenses sont refacturées aux clients. Sans accès rapide aux justificatifs, la refacturation prenait du temps.
Pourquoi N2F ?
Le CFO rencontre plusieurs éditeurs lors d’un événement dédié aux directeurs administratifs et financiers. Après une première sélection, il reste deux solutions. Les critères recherchés :
- Notes de frais et cartes Business sur la même plateforme
- Un processus zéro papier, du ticket à la comptabilité
- La qualité de la relation avec l’équipe N2F
« L’intérêt était d’éviter d’acheter le logiciel auprès d’un fournisseur et les cartes auprès d’un autre. N2F nous permettait d’avoir tout intégré. »
— Tarcisio Pagnozzi
« L’approche humaine et la manière dont les échanges ont été menés ont certainement fait la différence. »
— Tarcisio Pagnozzi
Une mise en œuvre plus rapide que prévu
Centrogest lance un projet pilote avec une dizaine de collaborateurs. La période de test prévue était longue : elle n’a pas été nécessaire.
« Le test s’est déroulé comme sur des roulettes. Je pensais que cela prendrait beaucoup plus de temps, mais cela n’a finalement pas été nécessaire. »
— Tarcisio Pagnozzi
La livraison des cartes Business suit le même rythme.
« Je m’attendais à quelques ralentissements dans la livraison des cartes. En réalité, tout s’est fait très rapidement. »
— Tarcisio Pagnozzi
Notes de frais et cartes Business avec N2F
Presque plus de remboursements
Avant, les collaborateurs avançaient les dépenses, remboursées ensuite par virement ou sur la paie. Avec les cartes Business N2F, ces remboursements ont quasiment disparu.
« Nous avons pratiquement supprimé les remboursements traditionnels. C’est un bénéfice que nous n’avions même pas envisagé au départ et dont nous mesurons aujourd’hui clairement l’intérêt. »
— Tarcisio Pagnozzi
Des cartes activées seulement quand il le faut
« Je peux autoriser l’utilisation de la carte uniquement lorsque cela est nécessaire. Cela nous permet également d’étendre leur utilisation à des profils qui, auparavant, n’auraient pas eu accès à une carte professionnelle. »
— Tarcisio Pagnozzi
Un circuit de validation
« Aujourd’hui, les responsables peuvent vérifier et approuver les dépenses de leurs collaborateurs. Avant, avec un processus papier, cela aurait été impossible. »
— Tarcisio Pagnozzi
Les dépenses clients en temps réel
« Nous avons désormais en temps réel le justificatif et le récapitulatif des dépenses engagées pour le compte du client. Avant, cette visibilité n’existait tout simplement pas. La satisfaction est totale. »
— Tarcisio Pagnozzi
Les résultats
- De 4 journées à une demi-journée par mois pour gérer et contrôler les notes de frais
- 100 cartes Business en service, et l’extension à d’autres collaborateurs à l’étude
- Validation par les responsables, impossible avant avec le processus papier
« N2F résout parfaitement le problème de l’archivage fiscal. La numérisation a une valeur légale et le risque de perdre des documents est pratiquement éliminé. »
— Tarcisio Pagnozzi
L’avis de Centrogest
Côté utilisateurs
« L’application est tellement intuitive que même les collaborateurs les moins à l’aise avec la technologie ont réussi à l’utiliser rapidement. »
— Tarcisio Pagnozzi
En résumé
« N2F nous a permis de transformer un processus administratif complexe en un flux numérique, rapide et conforme aux réglementations. »
— Tarcisio Pagnozzi, CFO de Centrogest
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