Tracciabilità delle spese di trasferta: pagamenti tracciati, spese deducibili
Dal 1° gennaio 2025 vitto, alloggio, viaggio e taxi in trasferta sono deducibili per l’azienda e non imponibili per il dipendente solo se pagati con strumenti tracciabili.
Con le carte di pagamento N2F e le note spese digitali, ogni spesa ha il suo pagamento elettronico e il suo giustificativo, nello stesso posto.
- Pagamenti tracciabili con le carte Mastercard N2F
- Giustificativo collegato a ogni transazione
- Conservazione a norma per 10 anni
Cosa prevede la norma
Le regole in vigore dal 2025
Quali spese
Vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC sostenuti durante le trasferte in Italia (art. 51, comma 5 TUIR, come modificato dalla Legge di Bilancio 2025).
Per il dipendente
Il rimborso resta escluso dal reddito solo se la spesa è pagata con uno strumento tracciabile: carta di debito, di credito o prepagata, bonifico o altro sistema di pagamento elettronico. I pagamenti in contanti sono esclusi.
Per l’azienda
La stessa condizione vale per la deducibilità dei costi (art. 95, comma 3-bis e art. 109, comma 5-bis TUIR).
Le eccezioni
Le spese per trasferte all’estero non richiedono più la tracciabilità (DL 84/2025). Pedaggi, parcheggi e trasporto pubblico di linea restano fuori dall’obbligo, purché documentati (Circolare 15/E/2025).
Fonti: Legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025), art. 1, commi 81-84; DL n. 84/2025; Agenzia delle Entrate, Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025. Informazioni di carattere generale, aggiornate a novembre 2026, che non costituiscono consulenza fiscale.
Carte di pagamento N2F
Ogni pagamento con carta è già tracciato
Pagamento elettronico
Le carte Mastercard N2F sono emesse da Adyen N.V., istituto di credito autorizzato da De Nederlandsche Bank e abilitato a operare in Italia in regime di passaporto europeo.
Giustificativo collegato
Il dipendente fotografa lo scontrino o allega la fattura elettronica alla transazione. L’OCR compila importo, data e fornitore.
Regole automatiche
La carta si sospende dopo il numero di pagamenti senza giustificativo che Lei stabilisce.
Pronta per i controlli
Estratti conto giornalieri o mensili, riconciliazione automatica ed esportazione verso TeamSystem, Zucchetti, SAP e altri gestionali.
Rimborsi ai dipendenti
E le spese pagate dal dipendente?
Se il dipendente paga con la propria carta, la spesa resta tracciabile. Nella nota spese N2F allega il documento fiscale e la ricevuta del pagamento elettronico; l’azienda rimborsa poi con bonifico. Una spesa di trasferta in Italia pagata in contanti perde invece l’esenzione per il dipendente e la deducibilità per l’azienda.
Funzionalità pensate per la contabilità
Tutti gli altri vantaggi di N2F per la gestione delle spese
FAQ
Domande frequenti
Le spese di trasferta all’estero devono essere pagate con strumenti tracciabili?
No. Dal DL 84/2025 l’obbligo di tracciabilità riguarda solo le spese sostenute in Italia. Le spese all’estero vanno comunque documentate.
Il dipendente può pagare con la propria carta?
Sì, la spesa resta tracciabile. Nella nota spese N2F il dipendente allega il documento fiscale e la ricevuta del pagamento elettronico, poi l’azienda rimborsa con bonifico.
Cosa succede se una spesa di trasferta in Italia è pagata in contanti?
Il rimborso diventa reddito imponibile per il dipendente e il costo non è deducibile per l’azienda.
Prenoti la Sua demo personalizzata
Scopra come N2F rende tracciabili le spese di trasferta dei Suoi team, dalla carta alla contabilità.
