Savez-vous que les entreprises possèdent en moyenne 242 solutions logicielles* ? Un chiffre qui donne un peu le tournis, aussi bien quand on pense au volume de données qui peut transiter sur chaque application que quand on imagine le coût qu’elles représentent !
Un chiffre, surtout, qui peut faire grincer des dents lorsqu’on sait que la majorité de ces solutions ne sont pas maintenues ou ne communiquent pas entre elles. Or, des solutions obsolètes représentent un coût et un risque pour l’entreprise. Quel impact sur les finances de l’entreprise ? Comment maintenir ses solutions à jour et les faire communiquer ? On vous dit tout dans notre article ! 👇
La dette technologique, qu’est-ce que c’est ?
Aujourd’hui, on estime que 85% des entreprises utilisent un ou plusieurs logiciels obsolètes : on parle de dette technologique, ou dette technique. La plupart du temps, il s’agit de solutions qui n’ont jamais évolué, n’ont pas été mises à jour, ou encore pour lesquelles l’entreprise n’a pas trouvé de remplacement.
Et pourtant, certaines sont des pierres angulaires dans l’activité ou les finances de l’entreprise ! Logiciel de gestion des stocks, système de caisse, outils marketing… ou encore logiciels comptables.
Quel risque à utiliser un logiciel obsolète ?
Utiliser un logiciel obsolète n’est pas sans risque ! Le premier, évidemment, est celui de ne plus s’adapter aux besoins de l’entreprise. Les salariés risquent alors d’utiliser des solutions qui ne sont pas approuvées par l’entreprise (ex : version gratuites, licences crackées, outils en ligne), et qui ne permettent pas une utilisation en équipe.
Mais surtout, utiliser un logiciel obsolète expose l’entreprise à un risque de perte de données ! Soit à cause des bugs, qui peuvent faire perdre plusieurs jours de travail mal enregistré, soit en cas de départ d’un salarié, ou encore à cause des cyberattaques facilitées par un logiciel rendu plus vulnérable.
Le risque est réel pour les logiciels comptables ou de gestion de notes de frais obsolètes. S’il y a bien un domaine dans lequel vous ne pouvez pas faire d’erreur, c’est bien celui-ci ! Un système bancal vous expose à davantage d’erreurs, ce qui peut réellement vous coûter cher en cas de contrôle fiscal.
Combien coûte la dette technologique aux entreprises ?
On peut facilement penser que, si les entreprises conservent des logiciels obsolètes, c’est que cela coûte moins cher que d’en implanter de nouveaux.
Mais est-ce vraiment le cas ?
Selon une étude, 55% du budget informatique des grandes entreprises concerne la maintenance, et 28% est alloué au MCO (Maintien en Condition Opérationnelle). Oui, vous avez bien lu, 28% du budget des services informatiques consiste à maintenir des solutions à flot.
Le coût humain est lui aussi non négligeable ! Pour les membres du service informatique, c’est une activité chronophage qui les empêche de se focaliser sur leurs missions principales. Pour ceux qui utilisent la solution, c’est le risque de perdre plusieurs heures ou jours de travail et de devoir recommencer ! Imaginez la problématique pour vos comptables, lorsque leur logiciel de comptabilité crashe alors qu’ils finalisaient leur exercice de l’année…
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Utiliser des solutions obsolètes augmente aussi le risque d’erreur, ou de double manipulation. Enfin, c’est une source de stress et de frustration pour les collaborateurs.
Auditer ses solutions technologiques
Vous souhaitez investir dans de nouvelles solutions technologiques, qui correspondent davantage à votre entreprise ? Pas question de foncer tête baissée ! Nous vous recommandons de réaliser un audit de votre écosystème :
- Quelles sont les solutions logicielles utilisées actuellement ?
- Quels en sont les coûts ?
- Sont-elles à jour, peuvent-elles être maintenues ?
- Quels sont les flux d’échanges de données ?
- Comment sont traitées les données issues de ces solutions ?
Choix d’un nouveau logiciel : quels sont les points à prendre en compte ?
On attend des solutions utilisées en entreprise qu’elles nous facilitent la vie, nous fassent gagner du temps, voire nous permettent d’éviter des erreurs.
Pourtant, quand on fait le point, on se rend compte que certains logiciels existent en doublon, que les salariés doivent parfois rentrer les mêmes informations à plusieurs emplacements, ou encore que les solutions communiquent mal entre elles. Des données parfois cruciales pour la prise de décision stratégique de l’entreprise sont éclatées sur plusieurs supports, mal organisées ou peu accessibles.
Qu’il s’agisse d’un logiciel de notes de frais, d’un logiciel comptable ou de n’importe quel autre, ne le choisissez pas uniquement par son prix ! Vous devez aussi prendre en compte les points suivants :
- Nombre d’utilisateurs
- Système de mise à jour (payant, gratuit)
- Sécurité des données
- Présence d’un support réactif et d’une équipe de formation
- Système d’abonnement (jetons, mensuel / annuel, licences…)
- Connexion avec le reste de votre écosystème.
Interconnecter ses logiciels pour unifier les données de l’entreprise
La Business Intelligence, c’est le fait de prendre des décisions stratégiques en prenant en compte les données issues de sources internes et externes à l’entreprise :
- CRM (outil de gestion de la relation client)
- Tableaux de suivi des performances (commerciales, marketing, etc.)
- Indicateurs comptables
- Etc.
Mais pour pouvoir tirer des enseignements de vos données, encore faut-il que celles-ci soient fiables et accessibles ! En effet, d’après une étude menée par Veritas, les entreprises perdraient 1,1 million d’euros chaque année en moyenne à cause d’une mauvaise gestion de leurs données.
Chez N2F, nous vous recommandons surtout de choisir des solutions qui peuvent s’interconnecter. C’est la clé pour vous assurer que vous allez bénéficier de données intègres et de manière immédiate ! Par exemple, notre solution de gestion de notes de frais s’interconnecte avec l’ensemble des solutions comptables du marché, pour vous permettre de gérer au mieux votre plan stratégique et de prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.
Vous pourrez en un clic déverser sur vos axes comptables les dépenses de vos collaborateurs. De plus, grâce à l’archivage à valeur probante, vous pouvez sélectionner uniquement certains types de dépenses, afin d’avoir un aperçu des coûts sur une période donnée. Enfin, vous pouvez avoir une vision globale des encours, pour faciliter votre projection sur les semaines à venir.
Vous le comprenez, s’assurer que vos collaborateurs utilisent des logiciels performants, à jour et connectés les uns aux autres n’a que des bénéfices ! Réduction du temps passé sur les tâches annexes (maintien, vérification), diminution du risque d’erreur, apport de données granulaires et utiles à l’entreprise… L’investissement en vaut la peine !
Convaincu.e par le fait que vos données comptables méritent le meilleur ? Et si vous lisiez notre guide pour choisir la solution de notes de frais qui vous convient ? 👇