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Logiciel de notes de frais : les 8 critères pour bien le choisir

De nombreuses solutions de notes de frais existent, et elles ne se valent pas. Ce livre blanc vous aide à cerner vos besoins, à comparer les familles d’outils, puis à évaluer chaque offre sur 8 critères concrets.

Les questions à vous poser avant de comparer les offres
Les 4 familles de solutions, de la carte de paiement à l’application mobile
8 critères de choix, du scan des justificatifs à l’accompagnement de l’éditeur

8 critères de choix · 4 familles de solutions comparées · 8 questions pour cadrer votre besoin

Couverture du livre blanc Comment bien choisir une solution de gestion de notes de frais dématérialisée ?

Le contenu

Ce que vous trouverez dans ce guide

Quatre parties, de l’intérêt de la dématérialisation jusqu’à la grille de choix, avec un exemple de solution en fin de guide.

Pourquoi dématérialiser vos notes de frais. Ce que recouvre la dématérialisation, et pourquoi l’archivage à valeur probante conditionne la conformité fiscale.
Les avantages pour chaque acteur. Du temps gagné pour les salariés, les managers et la comptabilité, moins d’erreurs et de doublons, des justificatifs centralisés et faciles à retrouver en cas de contrôle URSSAF.
Les solutions du marché. Cartes de paiement, logiciels installés, applications en ligne, applications mobiles couplées à un logiciel : les forces et les limites de chaque famille.
Les critères 1 à 4. Un logiciel couplé à une application mobile, un scan qui extrait les données et reconnaît plusieurs taux de TVA, un outil paramétrable, la conformité à la législation.
Les critères 5 à 8. Le reporting, l’aide à la vérification administrative, l’intégration au logiciel comptable, et l’accompagnement de l’éditeur, du conseil au support.
L’exemple de N2F. Comment une solution répond à ces critères, de la photo du reçu à l’export comptable.

Ce que ce guide vous apporte

Un guide pour les DAF, RAF, comptables et dirigeants qui préparent le choix d’un outil de gestion des notes de frais.

Partir de vos besoins réels

Plafonds, circuits de validation, rapprochement bancaire, avances, ordres de mission, indemnités kilométriques : 8 questions pour écarter d’emblée les outils qui ne conviennent pas.

Vérifier la conformité

L’archivage à valeur probante est le prérequis pour se passer du papier. Le guide explique ce qu’il recouvre et ce qu’il faut demander à l’éditeur.

Regarder au-delà des fonctionnalités

Paramétrage des workflows, plafonds par pays ou par entité, disponibilité de l’équipe support : des critères qui pèsent autant que la liste des fonctions.

Alléger la vérification

Doublons, dépassements de plafond, dépenses déclarées un jour férié : les anomalies qu’un bon outil signale automatiquement à la comptabilité.

8 questions pour cadrer votre besoin avant la première démonstration
4 avantages de la dématérialisation : temps gagné, moins d’erreurs, données centralisées, traitement simplifié
3 profils dont le quotidien change : salariés, managers et comptabilité

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15 pages en 4 parties
Une grille de 8 critères pour comparer les offres
Une méthode à utiliser avant vos premières démonstrations

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Pourquoi télécharger le guide pour choisir un logiciel de notes de frais

Passé un certain volume, le tableur ne suffit plus pour gérer les notes de frais : saisies en double, justificatifs égarés, contrôles faits à la main. Un logiciel dédié règle ces problèmes à condition de s’adapter à votre organisation et de respecter les règles fiscales. Le guide sert de grille pour comparer les offres sur des critères vérifiables, et pas seulement sur une liste de fonctions.

Archivage et conservation des justificatifs

Pour remplacer le papier, un justificatif numérisé doit être conservé dans des conditions qui garantissent son intégrité. Les durées de conservation des pièces comptables et des documents fiscaux sont rappelées par Service Public Entreprendre dans sa fiche sur les délais de conservation des documents.

Les critères du guide appliqués à N2F

N2F Notes de frais permet de personnaliser les circuits de validation selon les règles de l’entreprise, par exemple par service, par projet ou par axe analytique. Les équipes sont alertées automatiquement en cas de dépense suspecte, de doublon ou d’anomalie fiscale grâce aux contrôles automatisés. Les justificatifs bénéficient d’un archivage à valeur probante conforme à la norme NF Z42-013.

Les autres ressources pour préparer votre projet

Pour formaliser vos besoins, partez du modèle de cahier des charges. Une fois l’outil en place, le guide 10 conseils pour réduire le temps de traitement de vos notes de frais vous aide à alléger chaque étape. Toutes nos ressources sont gratuites.

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