En 2022, environ 70% des chefs d’entreprise ont déclaré avoir constaté une hausse de la satisfaction client grâce à leurs efforts de restructuration numérique. Si l’introduction d’un nouveau logiciel dans l’entreprise peut augmenter la productivité, stimuler les ventes et favoriser la rapidité des prises de décisions, elle se heurte néanmoins à certaines difficultés qu’il est impératif de surmonter. Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser des logiciels pour administrer certaines tâches comme la gestion des stocks, de la comptabilité ou encore celle des notes de frais. Il est donc essentiel pour elles de sélectionner un outil qui réponde au mieux à leurs besoins et, parfois, de reconnaitre quand il faut en changer.
Vous souhaitez changer de logiciel de notes de frais mais vous craignez que cette nouveauté soit néfaste pour votre entreprise ? Pas de panique, voici le guide complet pour assurer sereinement ce changement.
Quelles sont les raisons qui poussent les entreprises à changer de logiciel de notes de frais ?
Avant toute chose, il est nécessaire d’identifier les motivations qui vous incitent à changer de logiciel de notes de frais. Ce travail vous permettra notamment d’expliquer précisément à vos collaborateurs pourquoi vous allez passer sur un nouvel outil.
Votre logiciel actuel n’est plus assez innovant
L’une des premières raisons d’un changement de logiciel de notes de frais est la nécessité pour l’entreprise de recourir à un outil plus innovant. En effet, comme toute technologie, un logiciel de notes de frais doit savoir s’adapter rapidement aux nouveaux besoins des entreprises. Pour ne pas vous retrouver piégé avec une solution devenue presque obsolète, vérifiez notamment que votre logiciel actuel est bien compatible avec votre système informatisé et les volumes de données que souhaitez traiter. Si ce n’est pas le cas, il est recommandé d’opter pour une solution qui s’adapte aux nouvelles technologies avec des mises à jour récentes.
Votre logiciel actuel est trop cher
Vos budgets ont évolué, votre exigence coût/qualité a augmenté ou bien vos besoins ne sont plus les mêmes ? Sachez qu’il peut vous être profitable de changer de logiciel de notes de frais pour réduire vos dépenses. Ainsi, pour être certain d’opter pour la solution la plus rentable, n’hésitez pas à interroger les éditeurs sur les coûts exacts de mise en œuvre et de maintenance de votre potentielle nouvelle solution de gestion de notes de frais.
Votre logiciel actuel n’est plus adapté au développement international de votre entreprise
Votre entreprise se développe à l’international ? Il est nécessaire que votre solution de gestion de notes de frais prenne en compte cette nouvelle opportunité. Assurez-vous notamment que votre logiciel reconnaisse les devises locales, intègre les taux de change et les taux de TVA, ainsi que la langue parlée dans le pays.
L’interface utilisateur et mobile est-elle disponible dans toutes les langues utilisées par votre groupe ? L’absence de cette fonctionnalité peut fortement inciter l’entreprise à changer de logiciel de gestion de notes de frais.
Changer de logiciel de notes de frais : 3 étapes à respecter
Une fois que vous êtes certains de vouloir changer de logiciel, vous devrez procéder par étapes pour que cette modification se fasse aussi sereinement que possible auprès de vos collaborateurs.
1. Identifier vos besoins 🎯
Premièrement, il est important de définir précisément les besoins que ce nouveau logiciel doit combler. Pour cela, dressez la liste des fonctionnalités que vous souhaitez y trouver et que votre logiciel actuel ne comporte pas. Vous pouvez aussi recueillez l’avis de certains de vos collaborateurs qui pourraient être moteurs de ce changement. Si vous négligez cette étape, vous prenez le risque d’investir dans un outil qui ne répond pas forcément mieux aux besoins métiers que le précédent et dont le déploiement peut paraître inutile aux yeux de vos collaborateurs.
Pour être certain de ne rien oublier, vous pouvez consulter notre modèle de cahier des charges qui recense les points essentiels à connaître lors du choix d’un nouvel outil de gestion de notes de frais.
2. Accompagner le changement de logiciel auprès de vos collaborateurs 🤝
Qui dit changement dit nécessité de bien accompagner vos collaborateurs avant, pendant et après celui-ci. Dans le cadre de l’instauration d’une nouvelle solution, il est essentiel de partager à vos collaborateurs les raisons, la nature et l’impact de ce changement afin qu’ils se sentent impliqués dès le début du processus. Pendant le déploiement du nouveau logiciel, il est également impératif d’inclure des temps de formation pour vos collaborateurs afin qu’ils expérimentent les nouvelles fonctionnalités que vous proposez. Dans l’idéal, cette formation doit être pensée sur-mesure et encadrée par des experts de la solution pour obtenir les meilleurs résultats possibles.
3. Evaluer les retombées du changement de logiciel 🎙
Le meilleur moyen de convaincre vos collaborateurs, c’est de leur donner des preuves concrètes que cette nouvelle solution est bénéfique pour votre entreprise. Dès le début du déploiement du nouveau logiciel de notes de frais, récoltez, analysez et comparez les données avec votre ancienne méthode pour persuader vos employés.
N2F vous accompagne dans votre changement de logiciel de notes de frais
Editeur de logiciel spécialisé dans la dématérialisation des notes de frais, N2F vous accompagne du début jusqu’à la fin dans ce processus de transition. En effet, une fois le partenariat établi entre N2F et vous, notre équipe de consulting affine vos exigences et configure les outils de comptabilité nécessaires à vos besoins. Par la suite, vous serez également accompagné dans la phase de formation et de production afin que le déploiement de votre nouveau logiciel soit optimal. Une fois la solution instaurée, des équipes supports sont disponibles pour répondre à vos interrogations et résoudre d’éventuels problèmes techniques.
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