[Réforme de la facturation électronique] Les 10 réponses d’une DAF

Comme vous le savez, la Réforme de la Facturation Electronique (RFE) a deux ambitions principales : la lutte contre la fraude à la TVA, ainsi que la simplification et l’automatisation des processus.

Dématérialiser les factures permet ainsi de gagner en efficacité, en s’alignant sur un standard commun qui s’appuie sur des directives européennes à horizon 2030.

Les flux concernés par la RFE sont :

• E-facturation : obligation d’émission et de réception de toutes les e-factures B2B en France, sur la base d’un format standardisé. Ce sont ces formats qui s’échangent sur les PA.
• E-reporting : envoi des données de transactions à l’administration fiscale, sans transmission des e-factures. Cela concerne les factures des fournisseurs ou clients étrangers et transactions B2B.

Virginie Dupparay, DAF chez N2JSOFT, la société éditrice de N2F, a répondu à nos questions sur la facturation électronique et vous donne ses conseils pour se préparer au mieux.

1- En tant que DAF, comment se préparer à la réforme ?

Comprendre la réforme

Pour bien se préparer à la réforme de la facturation électronique, il est d’abord indispensable de la comprendre !

Les premières étapes sont donc de :

• Connaître le calendrier officiel
• Identifier les flux qui concernent l’entreprise (B2B, B2C, international)
• Comprendre la différence entre e-invoicing, e-reporting, et les cas dans lesquels ils s’appliquent.

Cartographier ses flux

Une fois que l’on comprend la réforme et que l’on a identifié ses flux, « il faut cartograhier son entreprise, savoir comment on fait aujourd’hui et ce vers quoi on va tendre », précise Virginie Duparray.

Plus précisément, il va s’agir de :

• Connaître le nombre de factures émises et réceptionnées par an
• Identifier les canaux de réception : PDF, papier, email, etc.
• Identifier les flux de traitement en émission et en réception : frais généraux, factures fournisseurs, notes de frais, etc.
• Identifier les flux spécifiques : acomptes, auto-facturation, etc.
• Identifier les cas d’usages particuliers : facture déjà payée au moment de l’émission, etc.
• Lister les outils impactés par la RFE : ERP, solution de gestion des notes de frais.

Important : ayez en tête que vos outils comptables devront être connectés à une PA pour conserver les conditions de la réforme.

Vérifier la compatibilité des outils

« Pour moi, il est important de bien connaître les outils déjà en place, de savoir qu’ils sont Plateforme Agréée ou connectables à une Plateforme Agréée », précise Virginie Duparray.

Posez-vous les questions suivantes :

• Les outils déjà en place peuvent-ils gérer différents flux de factures ?
• Lesquels de ces outils sont PA ?
• Quelles sont les conditions proposées et les flux gérés ?
• Quelles sont les intégrations nécessaires ?

Faire son choix et préparer l’organisation interne

« Une fois qu’on a cartographié ses flux, qu’on connaît bien ses outils et qu’on comprend la réforme, c’est le moment de s’organiser en interne. Il est important de choisir un chef de projet, et d’allier l’équipe comptable car, de l’assistant comptable jusqu’à la DAF, tout le monde va utiliser ces outils et devoir appliquer la réforme », explique Virginie Duparray.

Pour Virginie, il est donc important de :

• Définir les critères de choix d’une ou plusieurs PA
• Identifier un responsable projet
• Mettre à jour les fiches clients et fournisseurs
• Sensibiliser et former les équipes.

2- La réforme est-elle une contrainte ou un levier financier ?

« La première réaction à l’annonce de cette réforme, je pense que pour tout le monde ça a d’abord été pourquoi on nous impose ça ?. C’est quelque chose que l’on voit d’abord comme une contrainte, mais on sait que tout évolue très vite : nos métiers, nos process… Cette réforme entre dans tout cet environnement de changement. L’idée, c’est aussi d’avoir un meilleur pilotage de trésorerie et cash management grâce à cette réforme », assure Virginie Duparray.

Quelques exemples de bénéfices avec la RFE :

• Délais de facturation plus rapides et meilleur suivi des encaissements (suivi des statuts du cycle de vie de la facture)
• Meilleure visibilité sur le cash et sur les sorties de trésorerie, pour établir des prévisions de trésorerie plus précises
• Réduction des litiges et des retards de paiement
• Automatisation de la relance client
• Sécurisation des flux de factures.

3- La RFE va-t-elle faire perdre de l’argent ou en gagner ?

« La réforme doit être vue comme un investissement : cela demandera évidemment un temps humain, financier et technique. Mais à terme, non seulement vous serez en conformité, mais vous pourrez en plus mieux gérer votre cash »

Virginie Duparray, DAF chez N2F

Pour cela, vous allez d’abord devoir :

• Estimer les volumes de factures annuels
• Identifier les outils déjà en place
• Décrypter les modèles de tarification et les coûts de fonctionnement
• Chiffrer les coûts d’intégration et de la Plateforme Agréée
• Estimer les gains attendus (fin des impressions, des envois postaux, des coûts d’archivage physique notamment).

RFE : des gains multiples

En plus du gain économique que permettra la mise en conformité à la réforme, vous allez également gagner du temps et de la visibilité sur la vie de la facture (traitée, approuvée, payée…).

« Et ça marche aussi côté client », précise Virginie Duparray : « quand on va émettre ces factures, on va pouvoir suivre leur cycle de vie et gérer les encaissements ».

De plus, les logiciels sont de précieuses aides pour votre conformité, avec des fonctions essentielles, telles que la détection de la fraude et des erreurs de saisie, ou encore la détection des doublons entre notes de frais et factures.  

4- Comment choisir ma ou mes Plateforme(s) Agréée(s) en tant que DAF ?

« Dans le cadre de la réforme, il est tout à fait possible de choisir plusieurs plateformes agréées : je dirais que c’est même recommandé dans un certain nombre de cas », précise Virginie Duparray.

En effet, chaque entreprise traite différents flux de factures, potentiellement via différents outils et avec différentes manières de les gérer.

Il est ainsi très probable que vous ayez des fonctionnements différents pour le traitement de :

• Vos notes de frais
• Vos factures entrantes
• Vos frais généraux
• Vos frais généraux tiers.

Une fois vos flux de factures cartographiés, il peut être intéressant d’avoir une PA correspondant à chaque flux : cela vous évitera de changer des processus déjà éprouvés.

« Nous voyons parfois, chez nos clients, l’envie de prendre une PA unique, vers laquelle tout convergerait. Or, il se peut qu’ils aient déjà plusieurs outils depuis lesquels ils gèrent les différents flux : passer par un seul outil signifierait tout réorganiser. Cela suppose aussi un coût d’intégration et une complexification du flux. C’est dans ce sens qu’avoir plusieurs PA peut faire sens et faire gagner du temps et de l’argent »

Fleur-Amélie Fayard, Product Marketing Manager chez N2F.

5- Quelles sont les données transmises à l’administration fiscale ?

Qu’il s’agisse de l’e-invoicing ou du e-reporting, les données transmises à l’administration fiscale sont :

• Informations fiscales de la facture
• Données du cycle de vie de la facture
• Données de transaction et de paiement.

Données de e-invoicing

En ce qui concerne l’e-invoicing, les e-factures vont transiter de PA à PA, mais aussi via l’administration fiscale. Les formats dématérialisés étant standardisés, toutes les informations de la facture sont lisibles.

Données de e-reporting

Pour le e-reporting, qui est plus spécifique, plusieurs informations seront transmises de la PA à l’Etat, selon une cadence déterminée par le régime spécifique de TVA de l’entreprise.

6- Quel va être l’impact de la réforme sur les notes de frais ?

« Les notes de frais étant un flux de factures à part entière, il est évident qu’elles sont impactées par la Réforme de la Facturation Electronique », précise Virginie Duparray.

Les règles sur les notes de frais en vigueur actuellement ne changeront pas avec la réforme : ainsi, pour la majorité des dépenses de moins de 150€, seul un justificatif est nécessaire (qui vaut facture pour l’Etat). Au-delà, vous avez besoin d’une facture au nom de l’entreprise.

Progressivement, cette facture pour les dépenses supérieures à 150€ évoluera en e-facture, envoyée par le commerçant. Vous aurez donc les deux pièces à rapprocher :

• Le reçu, que votre collaborateur utilise toujours pour se faire rembourser
• La e-facture, nécessaire pour certains types de dépenses.

Toutefois, ce changement pose de nombreuses questions en termes de traçabilité, contrôle et visibilité.

Exemple 1 : cas d’une facture de restaurant

Si l’un de vos salariés réalise une note de restaurant à plus de 150€, il va devoir demander une e-facture, s’assurer qu’elle est bien transmise, et donc avoir l’adresse électronique de facturation pour la faire transmettre. Les équipes finances, de leur côté, vont devoir rapprocher la dépense du salarié et la e-facture en une seule dépense fiable afin de pouvoir déduire la TVA.

Exemple 2 : cas de location d’un utilitaire

Pour déduire la TVA, vous devez obligatoirement avoir une facture (et donc, demain, une e-facture).

Quels sont les risques ?

Si vous avez fait le choix d’avoir une PA unique, vous recevrez l’e-facture d’un côté, éventuellement le justificatif du salarié dans un autre outil, et vous devrez rattacher les deux éléments. Le cas échéant, vous risquez d’avoir un doublon de comptabilisation, ce qui est un vrai risque financier.

7- Quels vont être les différents cas de déductibilité de la TVA ?

Les différents cas de déductibilité de la TVA sont :

• Tous les cas qui vont nécessiter une e-facture, comme toutes les dépenses supérieures à 150€
• Toutes les dépenses de frais généraux : téléphonie et internet, location d’utilitaire, prestations de services et abonnements, prestataires étrangers, achat de matériel…

Pour le reste des cas, un ticket de caisse sera suffisant pour la récupération de TVA, tant qu’il mentionne, de la même manière qu’aujourd’hui :

• Date d’opération
• Identité du vendeur (raison sociale, SIREN / SIRET)
• Nature des biens et services
• Montant TTC
• Montant de TVA ou taux de TVA appliqué.

• Quels sont les risques en cas de non-conformité ?

8 – Quels sont les risques en cas de non-conformité ?

La Loi Finance prévoit des sanctions pour le cas où il y aurait un défait de choix de PA ou un défaut d’envoi de factures ou de e-reporting à partir de septembre.

• 50€ d’amende par facture, avec un total annuel ne pouvant pas excéder 100K€ pour les assujettis et plateformes qui ne respecteraient pas leurs obligations en matière d’émission de facture pour le premier et en matière de transmission de données pour le second
• 500€ par absence de transmission des données de transaction et de paiement par l’assujetti
• 500€ par défaut de choix de PA, après mise en demeure de s’y conformer dans les trois mois. En l’absence de régularisation, une nouvelle amende de 1000€ est répétable tous les trois mois.

Important : pas de panique ! Une période de tolérance sera effective dès septembre afin de laisser aux entreprises le temps de se mettre en conformité.

9 – Comment transformer cette obligation en opportunité ?

« La réforme entre dans un contexte plus général de dématérialisation des factures et des flux. En tant que concernée et utilisatrice d’outils digitaux, je peux voir une réelle optimisation de la Direction Administrative et Financière »

Virginie Duparray, DAF chez N2F

Utiliser des outils pour la dématérialisation des factures permet notamment de :

• Centraliser les factures, devis, factures de fournisseurs étranfers
• Saisir automatiquement les données grâce à la lecture intelligente
• Générer automatiquement les écritures correspondant au grand livre comptable et réaliser l’export en comptabilité
• Mettre en place des workflows pour suivre le cycle de vie de la facture (approbation, comptabilisation, mise en litige, etc.)
• Payer la facture avec la génération des données de virement bancaire SEPA.

La lutte contre la fraude et la correction des erreurs sont aussi de véritables opportunités offertes par les logiciels de dématérialisation des factures. En ayant moins de fausses factures ou de factures erronées, vous renforcez la sécurité de votre entreprise ainsi que votre cahsflow.

10 – Comment s’y prendre pour commencer le projet ?

Pour être prêt pour septembre 2026, plusieurs étapes sont à prendre en compte :

Mai 2026 – Lancement de la phase projet

• Nommer un.e chef.fe de projet
• Réunir les équipes concernées (finance, IT, achats, etc.)
• Définir le périmètre du projet
• Planifier les grandes étapes

Juin 2026 – Etude des besoins et cartographie

• Cartographier les flux de factures entrants et sortants
• Identifier les volumes et les types de factures
• Analyser les outils existants
• Identifier tous les cas particuliers

Juillet 2026 – Choix de la solution et préparation technique

• Choisir sa ou ses Plateforme(s) Agréée(s)
• Définir les intégrations avec les outils existants
• Nettoyer les bases de données clients et fournisseurs
• Préparer un environnement de test

Juillet / Août 2026 – Phase de test et pilote

• Réaliser des tests d’émission et de réception des e-factures
• Vérifier la transmission des données
• Corriger les problèmes rencontrés
• Former les équipes

Aoüt / Septembre 2026 – Test en conditions réelles

• Déployer la ou les PA sur un périmètre limité
• Suivre les flux de facturation
• Ajuster les processus
• Préparer le déploiement complet.

« A mon sens, l’accompagnement est essentiel : il vous faut un partenaire qui va comprendre vos flux, mais aussi vos façons de fonctionner pour s’adapter à vous », précise Virgnie Duparray.

Êtes-vous prêt.e pour septembre 2026 ? Avez-vous encore des doutes ? Nous avons réalisé pour vous ce guide complet pour vous aider à bien choisir votre Plateforme Agréée.