Prévue par l’article L, 3261-3-1 du Code du travail dans le cadre de la loi de transition énergétique, l’indemnité kilométrique vélo (IKV) permet la prise en charge des frais de trajet de ses salariés, sous réserve qu’un moyen de transport alternatif soit employé. Remplacée depuis par le forfait mobilité durable, cette indemnité n’est, de fait, pas obligatoire, mais reste exonérée d’impôts et de cotisations. En quoi consiste ce dispositif et quelles en sont les modalités ? Réponses.
Indemnité kilométrique vélo : comment ça marche ?
Cette indemnité se présente sous la forme d’un forfait mobilité durable, on l’a vu, en cas d’utilisation de moyens de transport durables. L’idée est donc d’encourager, contre remboursement, les salariés qui en ont la possibilité d’utiliser un moyen de locomotion durable. On pense bien évidement aux vélos, mais, la liste est plus longue !
En effet, sont aussi éligibles à ce dispositif :
- Le covoiturage. La prise en charge s’appliquera de la même façon, que l’employé soit conducteur ou passager.
- Les services de mobilité partagée. Cette clause concerne l’usage de tous les moyens de transports en libre-service, comme les trottinettes ou les vélos, mais aussi la location de véhicules hybrides ou électriques.
- Les transports publics. A noter que l’indemnité kilométrique ne s’applique pas dans le cadre d’un abonnement.
Notez que le choix d’un de ces moyens de transport n’est pas exclusif. L’idée directrice étant de rembourser les frais de transports écologico-compatibles des salariés, le vélo peut, par exemple, bien évidemment être combiné avec l’usage des transports publics.
Indemnité kilométrique vélo : quel montant ?
Le montant maximal du forfait mobilité durable s’élève à 700€ sur une période d’un an et par salarié. En pratique, cela correspond à 25 centimes d’euros versés par kilomètre et s’élève, le plus souvent à quelques dizaines d’euros par mois et par salarié.
Cette somme sera exonérée de cotisations sociales ainsi que d’impôts sur le revenu, si elle n’excède pas 200 euros par an.
IKV : l’indemnité kilométrique vélo est-elle obligatoire ?
L’indemnité kilométrique vélo ayant été remplacée dans la loi cadre, elle n’est donc que facultative. Autrement dit, sa mise en place ne peut se faire que sur le consentement de l’employeur.
Ainsi, son application se fera au cas par cas, comme avantage accordé aux salariés, par accord d’entreprise ou après consultation des représentants du personnel.
- Lire aussi : Tout savoir sur le forfait mobilité durable
Indemnité kilométrique vélo : qui est concerné par le forfait mobilités durables ?
Comme abordé précédemment, l’introduction de ce forfait dans l’entreprise n’est pas obligatoire. De fait, elle dépendra, pour sa mise en place et son contenu, de deux modalités.
Si son instauration se fait en dehors d’un accord collectif de branche ou d’entreprise, tout dépend de la seule initiative de l’employeur. Par conséquent, c’est lui qui fixe le cadre de son application.
Les montants, paliers et les modes de prises en charge seront donc institués par l’employeur, après consultation toutefois du comité social et économique (CSE).
Dans le second cas de figure, lorsque c’est un accord collectif qui prévoit l’instauration du forfait, l’ensemble du dispositif et de son contenu sont fixés par les dirigeants du secteur dont l’accord de branche dépend et sont applicables en l’état dans toutes les entreprises concernées, impliquant de fait tous les salariés.
Néanmoins, dans le cas de salariés à temps partiel, la prise en charge varie en fonction de la durée du travail effectué :
- Pour une durée travaillée supérieure à 50% de la durée légale du travail, le forfait s’applique comme à un salarié à temps complet.
- A l’inverse, si cette durée est inférieure à 50%, la prise en charge devient proportionnelle au temps de travail ouvré et se verra chiffrée en conséquence.
Indemnité kilométrique vélo : formalités à connaître
Maintenant que les barèmes et obligations sont connus, quel est l’aspect pratique de ce forfait et comment s’applique-t-il ?
Le forfait fonctionnant comme un remboursement des frais engagés, le salarié doit fournir une attestation d’utilisation des moyens de transport susmentionnés.
Cela peut prendre la forme d’une attestation sur l’honneur, dans le cas d’un vélo, ou d’un justificatif d’utilisation chiffrée, dans le cas d’une location de trottinette ou d’utilisation du bus.
Suite à sa prise en compte et à son versement, le montant de la prise en charge forfaitaire mensuelle sera obligatoirement présenté sur la fiche de paie du salarié pour consultation.
Par ailleurs, s’il a été mentionné précédemment que la prise en charge allait jusqu’à 700€ par an, cette dernière peut représenter davantage dans les faits. En effet, dans le cas d’un cumul avec d’autres dispositifs, elle peut monter jusqu’à 800€ par an et par salarié.
Le calcul de ce cumul comprend :
- La prise en charge des abonnements de transports publics
- La prise en charge des frais de carburants ou de l’alimentation des véhicules électriques
Dernier point, si l’employeur venait à changer les caractéristiques réglementaires du forfait, il convient de le notifier au moins un mois à l’avance aux salariés.
Si ces nouveaux dispositifs sont positifs pour l’environnement, ils entraînent également plus de gestion administrative pour l’employeur. Devant ce constat, il peut être avantageux d’avoir recours à une solution de gestion des frais professionnels. Une solution de gestion des notes de frais telle que N2F, permet en effet de gérer plus facilement les différentes dépenses extérieures des collaborateurs de l’entreprise, y compris celles liées aux déplacements. Il devient ainsi possible de chiffrer et de prendre en compte le forfait kilométrique vélo des salariés et, – grâce à la connexion avec le logiciel comptable de l’entreprise -, d’en régler aisément le pan financier ! Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !
