Les entreprises sont toujours à la recherche d’économies à faire. Alors quand on sait qu’une mauvaise gestion des notes de frais peut vite coûter jusqu’à 300 € par mois et par salarié, il est évident que les entreprises ont tout intérêt à les auditer si elles veulent limiter les dépenses inutiles ! Si la fraude et les abus sont souvent mis en avant (47 % des employés grossiraient leurs notes de frais d’après une étude HRS et fondation GBTA), il ne faut pas en oublier les doublons ou la non-conformité aux politiques d’engagement des dépenses. Par ailleurs, les entreprises ne négligent pas le coût opérationnel lié au traitement des notes de frais. Entre les vérifications, les relances, la recherche d’erreur, les services comptables peuvent vite être monopolisés. Alors pourquoi est-il important d’auditer les notes de frais ? Explications.
Procédure d’audit des notes de frais : comment se passe-t-elle ?
L’audit des notes de frais peut être diligenté à tout moment : soit avant ou après validation par le supérieur, soit après le paiement. En réalité, plus l’audit est réalisé en amont, plus les risques de rejet de la note sont limités et plus les corrections à apporter sont évitées. Le personnel en charge de la comptabilité doit alors vérifier si les justificatifs ont bien été joints à la note de frais, qu’ils correspondent à la dépense, qu’ils sont faits dans l’intérêt de l’entreprise, qu’ils ne dépassent pas les budgets prévus.
En cas de trop grand nombre de notes de frais à auditer, les services comptables peuvent axer leur contrôle sur des salariés en particulier comme les commerciaux, souvent en déplacement professionnel, les nouveaux arrivants qui ne maîtrisent pas encore les règles, ou les cadres dirigeants ayant l’habitude de faire des déjeuners d’affaires ou de voyager souvent pour les besoins de l’entreprise.
L’audit peut se baser au préalable sur des rapports afin de mettre en lumière les doublons ou erreur en comparant les prix sur les sites de réservation avec les prix payés. Les reçus électroniques sont souvent plus simples à traiter car ils ne se perdent pas et peuvent être rapidement transmis aux services comptables. Vous pouvez aussi externaliser auprès d’un cabinet d’extérieur lorsque la charge de vérification est trop importante. Pour les services comptables, le recours à des auditeurs externes est également un moyen de leur éviter la gêne de questionner des supérieurs hiérarchiques sur le bien-fondé de certaines dépenses…
Les différentes raisons justifiant un audit des notes de frais
Limiter les risques de fraude
La fraude aux notes de frais concernerait près de deux tiers d’employés en entreprise. De l’acte isolé à la fraude récurrente, les salariés relèvent différentes raisons pour justifier leurs actes comme une compensation pour le travail exécuté, le temps perdu en déplacement et la gêne que cela a pu causer, le fait d’avoir utilisé son argent personnel… Si ces raisons sont propres à chacun, elles n’en demeurent pas moins injustifiées au regard des juges qui n’hésitent pas à qualifier la fraude de faute grave entraînant un licenciement (Cour d’appel de Versailles, 10 avril 2019).
Pour l’entreprise, la fraude aux notes de frais peut vite lui coûter cher (autour de 14 000 euros pour les entreprises de 250 salariés en France), sans compter la mobilisation qu’il en coûte aux services comptables pour lutter contre.
S’assurer du respect de la politique de note de frais par les collaborateurs
Des contrôles ponctuels sur note de frais peuvent mettre en lumière un manque de connaissance de la politique de l’entreprise en matière de notes de frais. Par exemple, si les règles relatives au remboursement des frais d’hébergement – différentes de celles de droit commun – sont souvent mal appliquées, cela peut être synonyme d’un manque de communication auprès des employés. L’audit met également en lumière toute action non conforme à la politique de l’entreprise. Les employés visés sont ainsi prévenus de leur erreur. Il est donc recommandé, au début, d’appliquer un audit sur l’entièreté des notes de frais pour vérifier la bonne compréhension des règles de la politique d’entreprise sur les frais professionnels, puis, au fur et à mesure, d’être plus sélectif.
Maîtriser les dépenses
Auditer les notes de frais donne une vision précise des dépenses engagées par les collaborateurs dans le cadre de leur mission dans l’entreprise. Les services comptables sont en mesure de voir si leur politique interne en matière de notes de frais est toujours pertinente, si des dépenses sont encore justifiées. Bref c’est l’occasion pour l’entreprise de voir comment elle maîtrise ses coûts ! Plus l’entreprise sera grande, plus elle aura besoin d’avoir une vision d’ensemble des dépenses détaillée, afin de rediriger les ressources, le temps et l’attention vers des tâches plus stratégiques.
Faciliter l’audit des notes de frais grâce à N2F
Un logiciel comme N2F, spécialiste du traitement dématérialisé des notes de frais, simplifie grandement les audits en entreprise. Comment ? Il donne accès à un tableau de bord qui peut mettre en évidence les dépenses réalisées et la gestion de la trésorerie de l’entreprise. La solution facilite la centralisation des justificatifs – et évite aux comptables de partir à la chasse auprès des collaborateurs – qui peuvent être pris en photo et scannés directement depuis l’application mobile. Par ailleurs, la fonctionnalité permettant de catégoriser les dépenses selon leur nature donne une idée aux services chargés de la comptabilité sur les frais les plus souvent réalisés (hébergement, restaurant, frais kilométriques). Son utilisation permet également de rationaliser et d’uniformiser les processus par entité légale et par service, ce qui améliore la qualité du suivi des notes de frais par les directions respectives des différents départements. La digitalisation des traitements de notes de frais facilite la transmission des informations de TVA et accélère sa récupération.
N2F est utilisé pour maîtriser la politique de frais de l’entreprise. L’analyse des usages et des différentes dépenses entraînent le déploiement d’une politique de notes de frais plus appropriée avec des plafonds d’avertissement cohérents pour éviter tout abus ou dépenses.
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