Remboursement des frais kilométriques : règles, URSSAF, justificatif et gestion

Le remboursement des frais kilométriques est un sujet central pour les collaborateurs et la comptabilité.

En effet, l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels ouvre droit au salarié, sous conditions, au remboursement des frais kilométriques par l’employeur, sous forme d’indemnité kilométrique forfaitaire ou au réel. Le calcul des frais kilométriques et de l’indemnité kilométrique répond à des normes strictes.

Mais entre obligations URSSAF, justificatifs, politiques internes et validation comptable, les règles peuvent être difficiles à suivre pour les collaborateurs.

Les services comptables et administratifs, eux, doivent structurer un processus de gestion solide en tenant compte de ces critères et des obligations fiscales et légales.

Le remboursement des frais kilométriques est un sujet central dans les entreprises et pour les collaborateurs.

Rappel des règles et conseils pour faciliter la tâche aux collaborateurs et au service comptable.

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Remboursement des frais kilométriques par l’employeur

Frais kilométrique : qu’est-ce que c’est ?

Les frais professionnels correspondent aux dépenses que les salariés engagent dans le cadre de leur activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise. Le remboursement de ces frais est encadré et peut prendre différentes formes.

Les indemnités kilométriques appartiennent à cette catégorie dès lors que les déplacements sont dûment justifiés et entrent dans le cadre législatif. 

Les frais kilométriques, ou indemnité kilométrique, désignent les dépenses engagées par les salariés et dirigeants à l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre de l’exercice d’une mission professionnelle.

En application du barème de calcul des frais kilométriques établi par l’administration fiscale, le salarié ou le dirigeant peut déduire ses dépenses (carburant, usure, assurance…) du montant de son impôt sur le revenu.

Cet avantage fiscal bénéficie sous conditions aux collaborateurs utilisant leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle, peu importe leur statut ou leur niveau de rémunération. Ainsi, le cadre dirigeant est concerné au même titre que le salarié au SMIC ou encore l’ETAM.

Remboursement des trajets professionnels : les conditions pour en bénéficier

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur ne peut se faire que sous certaines conditions :

• Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société (véhicule de fonction). En effet, dans ce cas, les frais engagés sont déjà pris en charge par l’entreprise, le salarié ne peut donc prétendre à une indemnisation.
• Le salarié doit pouvoir justifier ses frais de déplacements en informant l’entreprise de la date, du lieu de déplacement, du nombre de kilomètres parcourus et du nom du client concerné par ce déplacement.
• Il est important de rappeler que le remboursement des indemnités kilométriques ne peut correspondre qu’à des déplacements dans le cadre professionnel, lorsque le salarié utilise son véhicule personnel.

👉 Si ces conditions sont réunies, le salarié pourra être indemnisé selon le barème des frais kilométriques publié chaque année.

Justificatifs d’indemnités kilométriques : quelles sont les mentions obligatoires ?

Afin d’être valides, les justificatifs d’indemnités kilométriques doivent comprendre les mentions suivantes :

• Date
• Motif et ordre de mission
• Nom du client
• Adresse de départ et d’arrivée
• Kilométrage
• Documents associés : carte grise, assurance.

Combien de temps conserver les justificatifs ?

La loi vous oblige à conserver les justificatifs pour une durée de 10 ans. A noter que si vous optez pour les indemnités kilométriques, vous n’avez pas besoin de justifier vos frais réels : il n’est donc pas nécessaire de conserver les justificatif d’essence ou les factures d’entretien du véhicule.

💡 Notre conseil d’expert : choisissez une solution de gestion des notes de frais, qui conserve les justificatifs de manière probante pendant 10 ans, sur des serveurs sécurisés.

Remboursement des trajets domicile/travail : tout comprendre

De manière générale, il est considéré que le trajet domicile/travail n’est pas remboursé en tant que frais professionnel.

Certains employeurs décident de prendre en charge tout ou partie des frais de déplacement de leurs salariés, mais ce n’est pas obligatoire.

Toutefois, selon l’URSSAF, le remboursement du trajet domicile/travail peut se faire s’il est avéré que le salarié doit prendre son véhicule personnel pour se rendre au travail en raison :

• D’horaires ne lui permettant pas de prendre les transports en commun
• Ou si ces transports ne lui permettent pas de se rendre à proximité de son lieu de travail (article L3261-3 du Code du Travail).

⚠️ Attention : pour être remboursé des trajets professionnels par l’employeur, le salarié doit prouver que l’éloignement l’obligeant à prendre son véhicule n’est pas lié à des convenances personnelles. Il doit aussi attester qu’il ne transporte pas un collègue qui bénéficie lui-même de ces indemnités kilométriques.

Remboursement des abonnements sur les transports en commun par l’employeur

Tous les salariés du secteur privé, y compris à temps partiel, stagiaires et apprentis, bénéficient d’un remboursement total ou partiel des frais d’un abonnement s’ils prennent les transports en commun ou des services de location de vélo pour se rendre sur leur lieu de travail (source : travail-emploi.gouv.fr).

💡 La prise en charge des frais de transport en commun est cumulable avec le forfait mobilité durable, dans la limite de 900€ par an et par salarié.

Peut-on cumuler prise en charge de l’abonnement de transport en commun et remboursement du trajet domicile/travail ?

L’employeur peut refuser la prise en charge totale ou partielle de l’abonnement de transports publics si le salarié perçoit déjà des indemnités pour le déplacement domicile/travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50% de l’abonnement de transport public.

Remboursement aux frais réels ou indemnité kilométrique forfaitaire, que choisir ?

Calcul des frais de déplacement réels en application du barème ou indemnité kilométrique forfaitaire pour la gestion de son véhicule personnel ?

La question revient régulièrement pour calculer la déduction fiscale applicable au moment de la déclaration de revenus.

Deux possibilités existent en effet :

• La déduction forfaitaire de 10%, appliquée automatiquement par l’administration fiscale pour les frais professionnels.
• La déduction des frais kilométriques pour leur montant réel, sur justificatifs, lorsqu’ils dépassent le montant de la déduction forfaitaire.

#1 – Déduction forfaitaire sur les indemnités kilométriques

L’indemnité kilométrique vise à couvrir toutes les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Sont considérés comme des déplacements professionnels :

• Une visite client
• Un déplacement sur un salon ou évènement
• Les trajets liés à la prospection
• Une livraison
• Une visite sur un chantier
• Etc.

Que rembourse l’indemnité kilométrique ?

Les indemnités kilométriques remboursent :

• Les frais kilométriques liés à l’usure du véhicule : nettoyage et entretien, changement des pneus, frais de réparation et dépréciation du véhicule
• Le coût de l’assurance auto
• Le carburant.

Remboursement des frais de parking

Si un salarié se rend à un rendez-vous professionnel et se gare sur un parking payant, il peut se faire rembourser du parking sur présentation de la facture.

En revanche, s’il est contraint de se garer sur un parking payant pour se rendre au travail, les frais ne sont pas pris en charge par l’entreprise. Il existe toutefois des exceptions (contraintes horaires, implantation géographique).

#2 – Le remboursement aux frais réels

Le salarié qui opte pour les frais réels peut déduire l’ensemble des dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle, sur justificatif : déplacement, repas, hébergement, etc.

Lorsque le montant des dépenses engagées à but professionnel sont supérieures à la déduction forfaitaire de 10%, l’administration fiscale autorise le remboursement des frais kilométriques sur la base des frais réels.

Le collaborateur bénéficie ainsi d’un avantage fiscal en déduisant ses frais réellement engagés, en application du barème kilométrique.

⚠️ Attention : les frais kilométriques doivent pouvoir être dûment justifiés, et vous devrez conserver tous les justificatifs d’essence et d’entretien du véhicule (pneus, équipement, etc.).

Peut-on cumuler la déduction forfaitaire et le calcul des frais réels ?

Il n’est pas possible de cumuler la déduction forfaitaire de 10% et la déduction des frais réels.

Si vous choisissez le régime des frais réels, vous pouvez évaluer vos frais de déplacement en appliquant le barème kilométrique officiel, publié chaque année par l’administration fiscale.

Toutefois, certains frais non inclus dans le barème peuvent être déduits en complément, notamment :

• Frais de péage.
• Frais de parking et de garage.
• Frais de réparation en cas d’accident survenu au cours d’un déplacement professionnel, s’ils ne sont pas pris en charge par l’assurance.

👉 Le barème complet des indemnités kilométriques est disponible dans notre guide dédié.

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Remboursement des frais kilométriques hors voitures

Remboursement des trajets à vélo et forfait mobilité douce

Entre 2016 et 2020, l’administration fiscale autorisait à rembourser les frais kilométriques, par le biais d’une indemnité vélo (versement non obligatoire pour l’employeur).

La Loi d’Orientation des Mobilités de mai 2020 avait pour objectif de promouvoir les moyens de transports plus écologiques et moins coûteux. Le forfait mobilité douce (FMD) remplace donc l’indemnité kilométrique vélo, mais l’employeur peut continuer de verser cette dernière.

Remboursement des trajets en covoiturage, vélo, trotinette…

L’employeur peut rembourser les frais des trajets domicile/travail des collaborateurs utilisant un moyen de transport plus écologique :

• Vélo classique
• Vélo électrique
• Covoiturage
• Trotinette, etc.

⚠️ Le forfait mobilité douce n’inclut pas les vélos ou véhicules de fonction, mais uniquement personnels.

Comment fonctionne le forfait mobilité douce ?

Il peut prendre la forme d’un montant forfaitaire conditionné à la pratique du vélo ou à un montant forfaitaire par kilomètre parcouru.

Le forfait mobilité douce n’a pas de montant minimum ou maximum : il est mis en place par accord entreprise ou inter-entreprise et peut prendre la forme de titres-mobilité (source : service-public.gouv.fr).

Comptables, DAF : comment mettre en place une politique de remboursement des frais kilométriques ?

Pour mettre en place une politique de remboursement des frais kilométriques, vous devez d’abord répondre à quelques questions propres à votre entreprise :

• Quelles sont les personnes qui peuvent bénéficier des IK ?
• Quels sont les véhicules autorisés ?
• Utilisez-vous le barème kilométrique gouvernemental, ou un barème interne (qui ne peut pas être moins intéressant que le barème public) ?
• A quelle fréquence se font les remboursements ?
• Quels sont les délais de déclaration pour les collaborateurs ?
• Quelles sont les règles domicile / travail ?
• Quelles sont les règles pour les salariés en télétravail ?

Nous vous conseillons d’ajouter certains points indispensables dans votre politique de frais, notamment l’obligation d’ajouter des justificatifs, ainsi que des règles anti-fraude.

Comment valider les frais kilométriques en entreprise ?

Chaque entreprise ayant un fonctionnement spécifique, vous pourrez mettre en place le workflow de validation qui vous convient le mieux.

Nous vous conseillons pour cela de vous doter d’une application de notes de frais qui permet de notifier les valideurs dès qu’une note est en attente. Le remboursement des salariés est ainsi accéléré.

Exemple de workflow de validation

Étape	Responsable
Déclaration du trajet	Salarié
Vérification justificatifs	Manager
Contrôle conformité URSSAF	Comptabilité / application de gestion des notes de frais
Validation finale	Finance/RH
Archivage	Comptabilité / application de gestion des notes de frais

Remboursement kilométrique : les points contrôlés par l’URSSAF

En cas de contrôle fiscal, l’URSSAF peut contrôler de nombreux points relatifs aux indemnités kilométriques, et notamment :

• La cohérence entre le kilométrage et les adresses de départ et d’arrivée
• L’obligation d’utiliser un véhicule personnel pour être remboursé des indemnités kilométriques (non applicables à un véhicule de fonction)
• Les justificatifs attendus
• Les trajets domicile/travail abusifs
• Les remboursements forfaitaires excessifs
• L’absence de preuve de mission.

Quels sont les risques en cas de contrôle URSSAF ?

En cas de contrôle fiscal sur les notes de frais, les risques peuvent être élevés :

• Redressement fiscal
• Réintégration des charges sociales
• Sanctions
• Requalification en avantages en nature.

Pourquoi les entreprises automatisent la gestion des indemnités kilométriques ?

La gestion des frais kilométriques peut s’avérer fastidieuse et représente souvent un important travail administratif, ainsi que de nombreux risques :

• Erreurs manuelles
• Temps perdu
• Risques en cas de contrôle URSSAF
• Besoin de conserver les justificatifs, parfois éparpillés
• Validation et remboursement lents.

En tant qu’expert, nous vous conseillons d’utiliser une application de notes de frais dotée d’un module de gestion des indemnités kilométriques. De nombreuses applications sont présentes sur le marché, comme N2F, et vous permettent d’automatiser la gestion des IK en réduisant drastiquement le risque d’erreur.

Comment choisir une application de gestion des indemnités kilométriques ?

Pour bien gérer le remboursement kilométrique, optez pour une application complète, pensée pour répondre aux attentes de votre structure et facile à utiliser par les collaborateurs.

Les fonctions indispensables d’une app de gestion des IK

#1 – Calcul automatique de la distance parcourue et des indemnités associées

Pour faciliter la vie de vos collaborateurs qui se déplacent régulièrement, choisissez un logiciel de notes de frais incluant les trois fonctions suivantes :

• Module Google Maps intégré : grâce à la saisie des lieux de départ et d’arrivée, le calcul de la distance parcourue est automatique. Certaines applications, telles que N2F, proposent également l’intégration des étapes, et le montant des frais kilométriques remboursables.
• A jour du barème en vigueur, avec possibilité de paramétrer votre propre barème kilométrique. Le barème doit s’appliquer automatiquement, eu égard à la puissance fiscale du véhicule.
• Justificatif de déplacement généré automatiquement et associé au déplacement.

#2 – Saisie rapide d’une entreprise et calcul automatique du trajet

Une application de notes de frais permettant de gérer les indemnités kilométriques doit faciliter la vie des collaborateurs, notamment avec un calcul automatique depuis la simple saisie du nom de l’entreprise, mais aussi avec l’enregistrement des trajets favoris (clients récurrents, fournisseurs, etc.).

#3 – Déduction de la distance domicile/travail

Afin de simplifier le travail comptable dans le remboursement des indemnités kilométriques, vous devez vérifier que l’application de notes de frais que vous allez choisir comporte les deux fonctions suivantes :

• Fonction « départ de mon domicile » permettant la déduction domicile/travail.
• Paramétrage des véhicules : puissance fiscale, énergie et ajout des documents (carte grise, assurance).

La gestion des déplacements professionnels au sein des entreprises est soumise à de nombreuses réglementations. Êtes-vous dans les clous en cas de contrôle URSSAF ou le redoutez-vous ?

Pour vous préparer au mieux, nous avons préparé pour vous une checklist en cas de contrôle URSSAF : anticipez sereinement votre contrôle fiscal !

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