A l’énoncé de son nom, les entreprises tremblent. En réalité, elles ne sont pas les seules à redouter le contrôle Urssaf ; toute personne physique ou morale qui est redevable de cotisations sociales ou dans l’obligation de remplir des déclarations sociales peut, un jour, y être confrontée. Si l’on a tendance à penser que seuls ceux qui emploient des personnes sans les déclarer ou qui font travailler des stagiaires qui n’en sont pas sont concernés, il n’en est rien. Vous pourriez tout aussi bien être en infraction alors même que vous vous pensiez en règle. Ainsi, afin de ne pas vous retrouver le bec dans l’eau, avec un redressement de vos cotisations sociales, voici tout ce qu’il faut savoir pour éviter un contrôle Urssaf.
Contrôle Urssaf : qui contrôle qui ?
Le contrôle Urssaf peut toucher tout le monde, ou plutôt tous les travailleurs indépendants ou entreprises – de toute taille et de tout secteur confondu – qui sont redevables des cotisations sociales. Pour rappel, l’Urssaf est l’organisme chargé par l’Etat de collecter les cotisations sociales des entreprises afin d’assurer le bon fonctionnement de la Sécurité sociale.
Un contrôle n’est pas anodin et intervient généralement en cas de suspicion de fraude. Néanmoins, les inspecteurs Urssaf peuvent également procéder à des contrôles aléatoires ou dans le cadre de collecte de données en prévision de statistiques. Finalement, travailleurs indépendants et entreprises ne sont en réalité jamais assurés de ne pas voir les inspecteurs de l’Urssaf sonner à leur porte un matin.
Contrôle Urssaf : comment se déroule-t-il ?
Rassurez-vous, tout contrôle est notifié au moins 30 jours avant la date de première visite. Néanmoins, en cas de suspicion de travail dissimulé, la notification « saute » pour éviter que l’entreprise ait le temps de s’organiser pour camoufler les faits.
La notification de passage d’un inspecteur s’accompagne de la liste des documents que vous devrez préparer et présenter. A noter que le contrôle portera sur toutes les cotisations exigibles depuis les années N-1, N-2 et N-3, et moins si l’entreprise ou le travailleur indépendant n’ont pas autant d’ancienneté.
Le déroulement du contrôle va dépendre de la taille de l’entreprise.
Le contrôle des pièces pour les entreprises de moins de 11 employés et les travailleurs indépendants
L’employeur ou son représentant devront transmettre les pièces demandées à l’Urssaf ou à la Caisse générale de sécurité sociale qui procèdent aux vérifications dans leurs propres locaux. En cas de besoin, l’organisme qui contrôle peut décider de procéder à des investigations sur place, sous réserve de prévenir en amont l’entreprise ou le travailleur indépendant de la date et de l’horaire du contrôle.
Le contrôle sur place
L’inspecteur de l’Urssaf se rend dans les locaux de l’entreprise et procède aux vérifications portant sur l’assiette, le taux et le calcul des cotisations et contributions de Sécurité sociale, d’assurance chômage ou de toute autre contribution dont le contrôle lui est confié.
Contrôle Urssaf : que risquez-vous ?
Lorsque l’inspecteur a procédé aux vérifications des pièces et que le contrôle lui semble terminé, il délivre à l’entreprise ou au travailleur indépendant ses conclusions sous la forme d’une lettre d’observation :
- Il a constaté que les règles législatives étaient bien appliquées ;
- Il émet des observations pour l’avenir ;
- Il estime que des régularisations de cotisations et/ou de contributions sont à faire, soit en la faveur de l’entreprise/travailleur indépendant (trop-perçu par l’Urssaf), soit en faveur de l’organisme de recouvrement.
Le contrôle Urssaf repose sur le principe du contradictoire. Ainsi, le contrôlé peut décider de répondre à l’organisme examinateur dans les 30 jours (prolongeable 30 jours de plus) suivant la lettre d’observation. Pendant cette période contradictoire, il peut corriger les déclarations portant sur la période contrôlée, en réglant ce qui lui est réclamé.
En tout état de cause, l’inspecteur devra répondre à chaque observation relevée par l’entreprise/travailleur indépendant. Il pourra décider de ne pas retenir certains montants qui faisaient l’objet de redressement, ou au contraire de les maintenir totalement ou partiellement.
La régulation des cotisations à la suite du contrôle de l’inspecteur Urssaf doit intervenir dans le mois suivant la réception de la mise en demeure constatant des sommes à payer. Dans ce cas, vous aurez à vous acquitter des cotisations redressées plus des majorations, réparties comme suit :
- 5% des cotisations redressées
- 0,1% ou 0,2% des cotisations redressées par mois ou fraction de mois de retard afin de rembourser le délai de règlement de ces cotisations non régularisées. Cette majoration intervient à partir du 1er février de l’année qui suit celle au titre de laquelle les régularisations sont effectuées
- 10 % si vous n’aviez pas déjà régularisé des cotisations redressées
- 25% à 40% en cas de travail dissimulé
Tout recours peut être intenté et motivé devant le pôle social du tribunal judiciaire dans les 15 jours suivant la délivrance d’une contrainte adressée par l’Urssaf par lettre recommandée avec accusé de réception à l’entreprise/travailleur indépendant.
N2F, une solution digitale de gestion des notes de frais pour être en conformité en cas de contrôle Urssaf
Le contrôle Urssaf peut vite devenir lourd en termes de procédure. Dès lors, pour vous en prémunir, vous pouvez mettre en place des outils digitaux vous simplifiant certaines tâches administratives. La gestion des notes de frais par exemple fait souvent l’objet de contrôles Urssaf car c’est souvent là que les inspecteurs trouvent des erreurs. Si ces dernières peuvent être de bonne foi mais résulter d’un manque de rigueur dans le traitement des notes de frais – surtout quand il faut présenter les justificatifs – elles peuvent aussi révéler une fraude. On pourra prendre l’exemple des dépenses qualifiées comme notes de frais alors qu’elles sont en réalité des avantages en nature dissimulés.
Ainsi, vous pourriez vous tourner vers une solution digitale de gestion des notes de frais comme N2F. Applicable sur mobile, N2F permettra à tous les collaborateurs de l’entreprise d’enregistrer leurs notes de frais et de prendre en photo les justificatifs sans qu’ils n’aient de risque de les perdre ensuite. Il est nécessaire d’avoir l’archivage à valeur probante pour pouvoir jeter les originaux une fois ajouter dans la solution de notes de frais.
Avec N2F, le traitement des notes de frais est facile et vous vous assurez d’agir en conformité avec les obligations Urssaf. Demandez vite une démo.
