Unternehmen, die ihre Finanzen mit effizienten digitalen Tools verwalten, können schneller und kostensparender arbeiten und wettbewerbsfähiger bleiben. Buchhaltungsteams und andere Abteilungen werden entlastet und haben wieder mehr Zeit für Aufgaben mit erhöhtem Mehrwert.
Die Wahl von geeigneten Software-Lösungen ist eine wichtige Etappe auf dem Weg zu einem besseren Finanz-Management.
Nutzen Sie die Gelegenheit, bestehende Organisationsstrukturen und Arbeitsprozesse genau unter die Lupe zu nehmen, bevor Sie Anforderungen an neue Software-Lösungen formulieren.
Bei der Wahl eines neuen Tools sollten Sie besonders auf die Benutzerfreundlichkeit, den Funktionsumfang, die enthaltenen Schnittstellen, den Support und den Preis achten.
1. Buchhaltungssoftware
Die optimale Buchhaltungssoftware bildet das Herzstück der Finanzabteilung. Dieses Tool gewährleisten eine nahtlose Buchführung. Die Buchhaltungsdaten können wiederum als Grundlage für die strategische Planung dienen.
Bei der Wahl der richtigen Software für die digitale Buchhaltung ist es entscheidend, den Bedarf des Unternehmens zu klären. Die Vielzahl an angebotenen Lösungen kann je nach Branche und Unternehmensgröße angepasst werden.
Ein gutes Buchhaltungsprogramm zeichnet sich durch die Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen aus. Es hilft bei der zeitnahen Buchung von Belegen, erleichtert die Einhaltung steuerlicher Verpflichtungen und erlaubt jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Situation.
Finanzteams sollten klären, welche Funktionen unbedingt erforderlich und welche optional sind, zu Beispiel:
- Angebote und Rechnungen
- Buchung von Belegen
- Einbindung des Geschäftskontos
- Bankdatenabgleich
- Finanzbuchführung
- Controlling und Liquiditätssteuerung
- Lohnbuchhaltung
- Dokumentenmanagement
Darüber hinaus müssen Teams bei der Auswahl eines Buchhaltungstools die
Integrationen zu anderen Systemen, die Zielgruppe der Software (z. B. ausgebildete Buchhaltungs-Fachkräfte), den Schulungsbedarf beim Onboarding und die IT-Sicherheit berücksichtigen.
Einige Anbieter bieten auch Lösungen für ein digitales und automatisiertes Spesenmanagement an, was die Erfassung und Einreichung von Ausgaben erleichtert und Manager und deren Teams entlastet.
Nachdem eine Buchhaltungssoftware in die engere Wahl gezogen wurde, ist es empfehlenswert, eine Demo anzufordern, um die Lösung zu testen.
2. Gehaltsabrechnungssoftware
Diese Softwarelösungen bieten automatisierte Prozesse für die gesetzeskonforme Berechnung von Gehältern, Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen an. Bei der Auswahl einer Software sind Zeitersparnis, Effizienz und Datensicherheit entscheidende Faktoren.
Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie folgende Funktionen prüfen:
- Gehaltsabrechnung inklusive Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und anderen lohnrelevanten Aspekten.
- Lohnsteuerberechnung entsprechend geltender steuerlicher Bestimmungen.
- Management der Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer.
- Erstellen und Übermitteln von erforderlichen Meldungen an die zuständigen Behörden.
- Automatisierungsfunktionen, die repetitive Prozesse vereinfachen und beschleunigen.
- Integration in interne und Systeme, um einen flüssigen Datenaustausch zu ermöglichen.
- Gültiges GKV-Zertifikat, das sicherstellt, dass das Meldeverfahren und die Datenübermittlung gemäß der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) korrekt erfolgen.
Einige Anbieter von Buchhaltungssoftware integrieren Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Integration sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch und eine optimale Verwaltung der Unternehmensfinanzen.
3. Rechnungssoftware
Eine Software für das Rechnungsmanagement erleichtert und optimiert Büroprozesse, was mehr Zeit für Akquise und Umsatzsteigerung bringt. Sie gewährleistet auch Rechtssicherheit, indem alle erforderlichen Angaben stets aktuell sind.
Die wichtigsten Softwarefunktionen sind:
- Prozess Angebot – Auftragsbestätigung – Rechnungsstellung
- Verschiedene Rechnungsarten müssen generiert werden können:
Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen, Rechnungen für Abonnements, Abrechnungsgutschriften, Korrektur-Rechnungen usw.
- Übersichten über offene Kundenrechnungen sowie automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
- Die Option, Fremdwährungen zu berücksichtigen.
- Bezahllinks (z.B. von PayPal) auf dem Rechnungsdokument.
Weitere wichtige Anforderungen an eine Rechnungssoftware sind Erweiterungen und Schnittstellen:
- Einbindung des Geschäftskontos für einen einfachen Bankdatenabgleich und bequemes Onlinebanking.
- Buchhaltungsfunktionen
- Kundenverwaltung
- Erfassen eines Auftrags als Kundenprojekt, damit geleistete Arbeitszeiten verfolgt und abgerechnet werden können.
- Anbindung an Kassen- und Warenwirtschaftssysteme
- Schnittstellen zum Steuerberater (DATEV-Schnittstelle usw.) für einen reibungslosen Datenaustausch.
4. ERP
Das ERP-System (Enterprise Resource Planning) ermöglicht als zentrale Datenquelle die integrierte Verwaltung und Steuerung aller Unternehmensabläufe.
Moderne ERP-Systeme werden über die Cloud bereitgestellt und nutzen Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. Dies ermöglicht eine intelligente Automatisierung und eine höhere Effizienz.
Durch das System bleiben die verschiedenen Abteilungen vernetzt und können effizienter arbeiten:
- Der Vertrieb kann Kundenaufträge effizient verwalten.
- Die Logistik kann Produkte oder Dienstleistungen rechtzeitig an Kunden liefern.
- Die Banken können auf zuverlässige Daten und Analysen zurückgreifen, die das ERP-System bereitstellt.
- Das Finanzwesen kann die Buchhaltung zügig erledigen.
- Die Kreditorenbuchhaltung kann Lieferanten fristgerecht bezahlen.
- Die Geschäftsleitung erhält durch Echtzeitinformationen und Analysen eine Übersicht über die Unternehmensleistung.
Definieren Sie vorab alle Anforderungen an das neue ERP-System. Dabei handelt es sich um Soll-Funktionen, Internationalisierung, Compliance usw. Wichtig ist ebenfalls, dass das neue ERP-System flexibel ist und mit dem Unternehmen mitwächst.
5. CRM
Ein CRM (Customer Relationship Management) fokussiert auf die Interaktion mit Kunden von der Akquise bis zur Bestandsbetreuung. Es trägt dazu bei, schnell auf Kundenanfragen zu reagieren. Sämtliche Kundendaten sind dabei im System zentral abrufbar.
Besonders in der Vernetzung von Vertrieb und Marketing mit der Kundschaft entfalten CRM-Systeme ihre Stärken und können dazu beitragen, Umsatz und Gewinn zu erhöhen:
- Salesprozesse werden digital abgebildet und automatisiert. Verkaufschancen lassen sich dadurch leichter identifizieren.
- Durch die Analyse von Kundenverhalten können Marketing-Kampagnen gezielter entwickelt werden. Das Controlling wird vereinfacht.
6. Software für die Ausgabenverwaltung
Das Spend Management ist ein ganzheitlicher Prozess, der die effiziente Nutzung von Ressourcen, Kostensenkungen und eine höhere Rentabilität unterstützt. Es bildet einen wesentlichen Bestandteil der Finanz- und Buchhaltungsstrategie eines Unternehmens.
Zu den Aufgaben des Spend Management zählen die Überwachung und Verwaltung aller Ausgaben, die durch Geschäftstätigkeit anfallen: Waren und Dienstleistungen, Betriebskosten, Auslandsreisen usw. Dadurch lassen sich erhebliche Einsparpotenziale erkennen.
Das Ausgabenmanagement beinhaltet auch die Compliance und das Risikomanagement: Vorgaben und Richtlinien wie etwa Steuervorschriften und Vertragsbedingungen werden eingehalten, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Mithilfe spezieller Software erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Unternehmensausgaben. Je nach Anbieter kann der Funktionsumfang sehr unterschiedlich sein.
Eine Ausgabenmanagement-Software verfügt über eine Schnittstelle zur Bank und bietet eine automatische Rechnungs- und Belegerfassung an. Dazu zählen auch Tools zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen.
Eine Liquiditätsmanagement-Software stellt neben den Ausgaben auch die Einnahmen dar.
7. Software für die Verwaltung des Fuhrparks
Unternehmen verfügen oft über mehrere Fahrzeuge: den Fuhrpark. Für Unternehmen mit Fuhrparks ist eine effektive Verwaltung durch eine Flottenmanagement-Software unerlässlich.
Die gesamte Planung wird dadurch einfach und vollständig digital:
- Management der Kosten (Kraftstoff usw.)
- Koordination der Fahrzeuge und Fahrer
- Management von Risiken und Schäden
- Bessere Umweltbilanz
Die Auswahl nützlicher Online-Tools ist entscheidend für die Optimierung der Buchhaltung und die Steigerung der Effizienz Ihres Finanzteams. Die Integration mehrerer Tools kann darüber hinaus eine umfassende Lösung für alle Abteilungen schaffen. Dabei müssen Sie stets die besonderen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens berücksichtigen.
