Viele haben ihre Buchhaltung eigentlich digitalisiert, doch es gibt noch viel Potenzial auszuschöpfen. Diese 5 Tools helfen dabei, effizienter zu arbeiten.
Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung
Mit Finanzbuchhaltungs-Software (kurz „FiBu-Software“) kann vom Einkauf über Lagerverwaltung bis hin zu Rechnungstellung, Überwachung des Zahlungseingangs und Schnittstelle zum Steuerberater alles digital bearbeitet werden. Belege können gescannt, automatisch eingelesen und rechtssicher abgelegt werden – ohne Papierordner im Schrank. Besonders für komplexe Abrechnungen, wie Reisekosten, gibt es Tools, die Spesenabrechnungen enorm vereinfachen und eine fehlerfreie Bearbeitung ermöglichen.
Lohnt sich der Zeitaufwand, aus einer Vielzahl von Tools das Passende zu finden?
Gute Gründe für die Digitalisierung der Buchhaltung
Die Umstellung auf digitale Buchhaltung lohnt sich für alle Betriebe unabhängig von ihrer Größe. Der wichtigste zu nennende Vorteil ist die Zeit- und Kostenersparnis. Betriebe und Freiberufler reduzieren mit digitaler Buchhaltung Arbeitszeiten, die sie mit „Papier wälzen“ oder Excel-Tabellen verbringen und nicht in Rechnung stellen können. Der langfristige Gewinn übersteigt mit Leichtigkeit die anfängliche Zeitinvestition für die Umstellung auf komplett digital.
Es ist jedenfalls eine einfache Kalkulation, dass Betriebe, die ihre Buchhaltung mit den richtigen digitalen Tools verwalten, effektiver arbeiten und deshalb mehr erreichen können. ,Digitale Prozesse haben es Unternehmen wesentlich erleichtert, Geschäftsabläufe aus dem Homeoffice heraus aufrechtzuerhalten“, fasst der Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021 das letzte Jahr zusammen.
Nachfolgend stellen wir 5 Cloud-Lösungen vor, die das Konzept „digitale Transformation“ zu Ende gedacht haben und einige tolle Funktionen bieten.
5 Tools für die digitale Buchhaltung
Bei der Auswahl der richtigen Software steht an erster Stelle, welche Funktionen für den Nutzer essenziell und welche nice-to-have sind. Die 5 Tools in diesem Beitrag erfüllen einen Mindeststandard, insofern, dass sie alle:
- Cloud-basiert sind. Web-Software ist unabhängig von Gerät oder Betriebssystem, mobil verfügbar und erhält automatische Updates.
- GoBD-konform sind. Das bedeutet, dass Belege und Dokumente revisionssicher digital archiviert werden können.
- das mobile Erfassen von Belegen ermöglichen.
- eine DATEV- und/oder ELSTER-Schnittstelle haben: Ein Freiberufler muss eine EÜR vorlegen und kann mittels Schnittstelle Daten aus seinem Buchhaltungssystem in ELSTER Online übernehmen. Auch der Steuerberater kann jederzeit online auf die Belege zugreifen und diese über eine DATEV-Schnittstelle in seinem System weiterbearbeiten.
- die Möglichkeit bieten, Geschäftskonten einzubinden und somit Zahlungseingänge zu überwachen und Rechnungen zu begleichen.
Debitoor
Zusätzlich zu den eben genannten Features, nimmt einem die Texterkennung beim Scannen der Belege das Eintippen ab: Wichtige Angaben wie Datum, Firma, Betrag, Steuer usw. werden automatisch eingelesen. Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung wird aus den Einnahmen und Ausgaben erstellt und kann per Schnittstelle an ELSTER Online übertragen werden. Auch Anlagen können mit Debitoor verwaltet und die Bilanz vorbereitet werden. Besonderes Augenmerk hat Debitoor auf die Anbindung an Bankkonten, PayPal, sumup, Kreditkarten u.a. gelegt.
Die verschiedenen Leistungspakete unterscheiden sich in Funktionen wie vereinfachte EÜR, Anlagen, vereinfachte Bilanz, automatischer Zahlungsabgleich und Anzahl der Benutzer.
lexoffice
Diese Software punktet mit über 30 Schnittstellen zu anderen Apps, Softwarelösungen und Shopsystemen. Das erleichtert die Einbindung von lexoffice, wenn man bereits einige digitale Tools verwendet, die man nun zusammenführen oder verknüpfen möchte. Der Funktionsumfang ist mit Debitoor vergleichbar und je nach Paket kann auch die Lohnabrechnung integriert werden.
Die Pakete unterscheiden sich in Funktionen wie Kassenbuch, EÜR, Lohn- und Gehaltsabrechnung, integriertes Bezahlen der Mitarbeiter.
Papierkram
Die Online-Software „Papierkram“ ist besonders interessant für Freelancer und Selbstständige, die primär über Stundensätze und Projekte abrechnen. Neben Waren können auch Dienstleistungen im System hinterlegt werden. Angenommene Angebote können in Projekte umgewandelt und Projektteams erstellt werden. Wer den integrierten Time-Tracker verwenden möchte, kann auch seine Zeiten gleich im System erfassen.
Im Gegensatz zu den anderen Tools gibt es für Papierkram eine kostenlose Basisversion, mit der Angebote und Rechnungen, Belegmanagement und Zeiterfassung abgedeckt sind. Allerdings muss man dann auch das Papierkram-Logo auf den damit erstellten Dokumenten hinnehmen.
Unterschiede zwischen den Paketen sind u.a. Laufzeit des Supports, Mahnungswesen, Individualisierung von Rechnungen und Dokumenten, DATEV-Export, Steuerberaterzugang, EÜR, Anzahl Benutzer, Speicherplatz.
Sage 50 Cloud
Der Leistungsumfang von Sage 50 Cloud erweitert übliche Buchhaltungsfunktionen um Features wie Wareneinkauf und Lagerhaltung. Sage 50 punktet mit Bestell- und Warenverwaltung, Melde- und Mindestbestände, Chargenverwaltung, Inventurfunktion sowie Vertragsverwaltung.
Mit dieser Lösung können das Einkaufsmanagement von der Preisanfrage bis zum Rechnungseingang digital abgebildet und organisiert werden. Drei Pakete werden angeboten: ein Auftrags- oder Buchhaltungspaket oder eine Kombi aus beidem.
N2F
Reisekostenabrechnungen sind mit den bisher genannten Buchhaltungssystemen nicht abgedeckt, doch besonders hier macht Digitalisierung Sinn. Die Web-Software N2F kommt mit komplexen Aufgabenstellungen klar: Sie verarbeitet gesetzliche Regelungen und Reisekostenrichtlinien des jeweiligen Unternehmens automatisch. Belege werden mittels App nicht nur fotografiert, sondern auch eingelesen, Steuersätze extrahiert und alles wird gleich richtig verbucht und digital abgelegt. N2F berücksichtig automatisch verschiedene Fahrzeug- und Kraftstofftypen und warnt, wenn ein voreingestelltes Limit überschritten wird. Sie ist standardmäßig mehrsprachig und arbeitet fehlerfrei mit verschiedenen Währungen.
Mit dem Advanced-Paket kann N2F mit über 200 gängigen digitalen Buchhaltungssystemen verknüpft, das Reisebüro eingebunden und Reiseanträge verwaltet werden. Mehrbenutzerverwaltung und Generierung von Überweisungsdaten gibt es schon ab dem Enterprise-Paket.
Vorteile einer digitalen Lösung am Beispiel Reisekostenabrechnung
Die Vorteile einer digitalisierten Buchhaltung, im Kontrast zu Papier-/Excelformularen und Belegchaos, werden anhand der Reisekostenabrechnung besonders deutlich: Spesenabrechnungen sind für viele ein leidiges Thema. Auf Dienstreise sollte man sich auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren können und nicht darauf, den Überblick für geltende Regelungen und Reisekostenrichtlinien zu behalten.
Eine Software wie N2F löst das Problem, indem es den Nutzer sicher und fehlerfrei durch das Prozedere führt. Die Belege können gescannt werden, sobald sie anfallen und haben keine Gelegenheit, irgendwo im Gepäck zu verschwinden. Kilometerpauschalen können mittels Google Maps-Modul nachvollziehbar und genau erfasst werden und auch die Handhabung steuerlicher Besonderheiten bei Reisen ins Ausland sind automatisiert. Auch hier punktet eine Cloud-Lösung, da gesetzliche Bestimmungen und Änderungen mittels Updates immer aktuell sind.
Auf diese Weise können bis zu 75 % der Zeit an Verwaltungsaufwand gespart werden und bis zu eine Stunde je Angestellter und Reisekostenabrechnung ist für wichtigere Aufgaben gewonnen. Das Tool berechnet die Reisekosten und die zu erstattenden Beträge, was die Arbeit der Buchhaltungsabteilung um ein Vielfaches vereinfacht. Die Rückerstattungen werden dann automatisch an die Lohn- oder Banküberweisungssoftware übertragen.
Fazit
Digitalisierte Arbeitsläufe – vor allem, wenn sie zu Ende gedacht sind – machen Freiberufler und Betriebe agiler und effizienter. Viele verwenden bereits ein FiBu-System und möchten die Digitalisierung ihrer internen Prozesse weiter vorantreiben. Warum nicht mit der digitalen Reisekostenabrechnung starten!
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