Ihre Mitarbeiter gehen häufig auf Geschäftsreisen? Dann kennen Sie sicher die damit einhergehenden Herausforderungen für die Buchhaltung. Die Reisekostenabrechnung gehört in vielen Unternehmen zu den Problembereichen.

Die Abrechnung erscheint kompliziert, mit viel Papierkram und einem hohen Fehlerpotential behaftet. Besonders bei internationalen Geschäftsreisen wird die Reisekostenabrechnung noch komplizierter, denn hier kommen unterschiedliche Währungen ins Spiel.

Das dies jedoch kein Problem darstellen muss, möchten wir Ihnen im folgenden Artikel beweisen. Mit unseren 5 Tipps zum Währungsmanagement auf Geschäftsreisen wird Ihnen die Reisekostenabrechnung deutlich leichter fallen.

Tipp 1: Informationen im Vorfeld einholen

Niemand möchte gerne ohne Geld in einem fremden Land stranden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Reisen ins Ausland akribisch planen und sich genau über aktuelle Wechselkurse, Beschaffung von Bargeld und landestypische Zahlungsweisen informieren. Häufig läuft das Zahlen im Ausland völlig anders ab als in Deutschland.

Als Mitarbeiter in der Buchhaltung sollte es Ihnen ein Anliegen sein, den Reisenden diese zusätzliche Belastung auf Geschäftsreisen möglichst zu erleichtern. Geben Sie Ihren Mitarbeitern genaue Informationen mit auf die Reise. Informieren Sie sich zum Beispiel, ob Sie Geld noch in Deutschland umtauschen sollten oder ob der Umtausch im Ausland mehr Sinn macht. So sparen Sie im Übrigen nicht nur Nerven, sondern auch Geld: Geld abheben im Ausland kann je nach Bank einige Zusatzkosten verursachen.

Wir empfehlen Ihnen, interne Leitfäden für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen zu erstellen. Diese können Sie Ihren Mitarbeitern im Vorfeld von Reisen aushändigen und so viele Nachfragen vermeiden.

Tipp 2: Budget anpassen

Keine Reisekostenabrechnung ohne genaues Wissen über das Reisebudget. Die Geschäftsreisenden müssen genau wissen, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht. Dafür müssen jedoch auch die aktuellen Wechselkurse bekannt sein. Bedenken Sie, dass sich diese täglich ändern können. Sicher möchten weder Sie noch der Mitarbeitende ständig am Rechnen sein. Hier sollten Sie auf die richtigen digitalen Helfer in Form von Reisekostensoftware setzen (mehr in Punkt 5).

Bedenken Sie ebenfalls die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze und die landestypischen Trinkgelder – beide Faktoren dürfen in der Budgetplanung nicht vergessen werden.

💡 Falls Sie mehr über das Thema Mehrwertsteuer und deren Rückerstattung erfahren möchten, finden Sie hier mehr Informationen.

Tipp 3: Bargeldlos zahlen

Die Deutschen lieben ihr Bargeld – selbst die Corona-Pandemie konnte diese Liebe nicht vollständig brechen. Das bargeldlose Zahlen verbreitet sich mehr und mehr, aber noch immer überwiegt bei einigen die Furcht vor Kontrollverlust und Auslesung von Daten. In vielen Ländern ist es jedoch absolut üblich, selbst winzige Beträge mit Karte zu zahlen. Auch für Ihre Reisekostenabrechnung ist es hilfreich, wenn Mitarbeiter mit Karte zahlen. Zahlungen per Karte lassen sich leichter digital erfassen und nachweisen und Sie hantieren mit weniger Papierkram.

Je nach Konditionen der Kreditkarten können Sie zudem Geld sparen: Viele Anbieter ermöglichen attraktive Umrechnungssätze und geringe Abhebegebühren. Hier ist es jedoch wichtig, dass Sie verschiedene Angebote einholen, um das für Ihr Unternehmen beste Angebot zu wählen. Ein bisschen Bargeld sollte für den Notfall allerdings immer im Gepäck sein!

Tipp 4: Richtig archivieren

Bei häufigen Geschäftsreisen und den damit verbundenen Rechnungen müssen Sie auch die geltenden Gesetze zur Datensicherung beachten. Rechnungen egal welcher Art und Währung müssen Ihnen vorgelegt und von Ihnen gesetzeskonform archiviert werden.

Auch hierbei kann die richtige Reisekosten-Software Ihnen gute Dienste leisten. Im Idealfall sollte Ihr Buchhaltungstool ein digitaler Rechtsexperte sein und alle geltenden Regelungen kennen. Auch Funktionen zur automatischen Umrechnung von Fremdwährungen sind eine große Hilfe.

Legen Sie fest, wie und wann Ihnen Nachweise übermittelt werden sollen, welche Umrechnungen noch nötig sind und überlegen Sie sich einen internen Prozess zur Archivierung. Eine digitale Speicherung aller Daten nach den Grundsätzen der GoBD ist unerlässlich.

🔎 Für mehr Informationen zum Thema Langzeitarchivierung, lesen Sie unseren zum Thema passenden Artikel.

Tipp 5: Digitale Helfer nutzen

Es ist in den vorangegangenen Punkten schon angeklungen: Digitalisierung ist in Sachen Währungsmanagement King. Es gibt inzwischen zahlreiche digitale Lösungen, die Ihnen den Arbeitsalltag in der Buchhaltung um ein Vielfaches erleichtern können. Ihre Aufgabe besteht lediglich darin, den Prozess der Digitalisierung einzuleiten und die passende Reisekosten-Software für Ihre Bedürfnisse zu wählen.

Folgendes sollte die Reisekosten-Software dabei unbedingt leisten: Ein passendes Tool zur Reisekostenabrechnung ist als wahrer Rechenprofi in der Lage, alle Ausgaben Ihrer Mitarbeiter automatisch und unter Beachtung der tagesaktuellen Wechselkurse umzurechnen. Das Datum der Rechnungsstellung ist dabei die entscheidende Referenz.

Die geeignete Reisekostensoftware bietet zudem Möglichkeiten, Belege simpel an die Buchhaltung zu übermitteln und Sie bei der Einhaltung der Regelungen zur Langzeitarchivierung zu unterstützen.

So kann N2F Ihnen beim Währungsmanagement helfen

Sie sind immer noch nicht von der Idee eines digitalen Tools überzeugt? Gerne möchten wir Ihnen die Vorteile zum Abschluss anhand eines konkreten Beispiels aufzeigen.

N2F ist eine intelligente All-in-One-Lösung für Unternehmen jeglicher Größe und bietet für alle passende und stark individualisierbare Lösungen. Das Besondere an N2F ist seine SmartScan-Funktion, die Sie direkt über eine App auf dem Handy nutzen können. Der Mitarbeiter kann auf Geschäftsreisen ganz simpel Rechnungen abfotografieren und in der App sichern. Dabei ist N2F in der Lage, auch Fremdwährungen zu erfassen.

Die Kenntnis des aktuellen Wechselkurses ist dabei eine der großen Stärken von N2F. Die App ist mit der Europäischen Zentralbank verbunden, um so die tagesaktuellen Kurse erhalten und für die Umrechnung nutzen zu können. So weiß die Buchhaltung genau, wie viel Geld dem Geschäftsreisenden erstattet werden muss.

Tätigt der Mitarbeiter eine Ausgabe in einer Fremdwährung, zeigt die App ihm die Umrechnung in Euro an – dies stellt sicher, dass der Mitarbeiter die Kontrolle über sein Budget behält und Kosten besser einschätzen kann.

N2Fs Smart Scan-Funktion extrahiert darüber hinaus automatisch die Umsatzsteuer aus dem Foto (sogar, wenn mehrere Sätze auf dem Beleg ausgewiesen sind). Auch diese Funktion wird Ihnen einige Zeit ersparen.

Sie fragen sich, für welche Währungen sich N2F eignet? Tatsächlich müssen Sie sich diese Frage nicht stellen, denn N2F bietet Ihnen unglaubliche 170 weltweite Währungen an. Großer Bonus: Die App ist zusätzlich multilingual. Sie lässt sich in 11 Sprachen nutzen und kann Rechnungen übersetzen. N2F ist daher ideal für internationale Teams geeignet.   

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